Assinatura Digital Qualificada

A Assinatura Digital Qualificada é obrigatória?

A partir de 1 de janeiro de 2026, todas as faturas em PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a conter uma Assinatura Digital Qualificada para serem consideradas legais. Ou seja, os documentos que atualmente são enviados em PDF deixarão de ser válidos, se não forem assinados digitalmente com um certificado eletrónico emitido por uma entidade acreditada para tal. Na Cegid, temos a solução certa para si.

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Faturação Eletrónica
Artigo
Assinatura digital qualificada: a resposta à Obrigatoriedade

Posso continuar a enviar faturas em PDF?

As faturas que atualmente são enviados em PDF deixarão de ser válidas a partir do dia 1 de janeiro de 2026, se não forem assinadas digitalmente com um certificado eletrónico emitido por um sistema informático de uma entidade acreditada para tal.

Assim, todas as faturas em PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a conter uma Assinatura Digital Qualificada para serem consideradas legais. Na Cegid, temos a solução certa para si.

Como garantir a Assinatura Digital Qualificada das faturas em PDF?

A partir de 1 de janeiro de 2026 os documentos em PDF vão deixar de ser considerados para efeitos legais. Segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e sucessivas normas de prorrogação que têm vindo a ser adotadas, passará a ser obrigatório que as faturas eletrónicas emitidas tenham uma espécie de selo que certifique a autenticidade da origem e integridade do conteúdo do documento.

Essa certificação é garantida através de uma Assinatura Digital Qualificada ou Selo Digital Qualificado, que é inserido por entidades certificadas pelo Gabinete de Segurança para a emissão de certificados digitais qualificados, como a AMA (Agência para a Modernização Administrativa), Digitalsign ou a Multicert.

Como é o processo de aposição de uma Assinatura Digital Qualificada?

A Assinatura Digital Qualificada é, como o nome indica, uma assinatura que é gerada por uma entidade privada credenciada para o efeito pelo Gabinete Nacional de Segurança, que identifica inequivocamente a empresa responsável pela emissão de determinado documento assinado, garantindo, simultaneamente, a integridade e inviolabilidade dos dados contidos nesse documento.

A Assinatura Digital Qualificada, também referida pelo Estado como “Assinatura Eletrónica Qualificada”, é uma das formas de validar a autenticidade de documentos fiscais como faturas em PDF, sendo uma alternativa ao Certificado/Selo Eletrónico Qualificado.

Qual a relação entre Certificado ou Selo Eletrónico Qualificado e Assinatura Digital Qualificada?

Os termos são efetivamente diferentes, embora ambos partilhem o mesmo objetivo: a autenticação. A Assinatura Digital Qualificada contém informação da pessoa que está a assinar a fatura e o Selo Eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa que processou a fatura.

O Certificado Digital Qualificado é um ficheiro eletrónico autenticado que garante a identificação de pessoas ou entidades para fins de reconhecimento de autenticidade da origem de documentos e da integridade do respetivo conteúdo dos mesmos.

Vantagens da Fatura Eletrónica com Assinatura Digital Qualificada

Maior agilidade e portabilidade

O facto de poder assinar os documentos de forma digital implica que não tem de estar fisicamente, podendo fazê-lo a partir de qualquer dispositivo, sem atrasar nenhum processo.

Aumento da produtividade e eficiência

O facto de poder assinar os documentos digitalmente de forma inviolável implica uma redução considerável no tempo necessário à tarefa, ao evitar os procedimentos morosos.

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Ainda tem dúvidas sobre a Assinatura Digital Qualificada? Explicamos-lhe tudo!

Qual a diferença entre a Assinatura Eletrónica e a Assinatura Digital?

Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “Assinatura Eletrónica Qualificada”, contudo, de forma a distinguir esta assinatura da Faturação Eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “Assinatura Digital Qualificada”.

A Assinatura Digital Qualificada é sempre necessária?

A Assinatura Digital Qualificada é obrigatória em documentos enviados por via eletrónica por ser a melhor forma de conferir ao documento os requisitos de autenticidade do emissor e integridade do documento.

Qual a diferença entre uma Assinatura Digital e um Selo Eletrónico Qualificado?

A assinatura digital contém informação da pessoa que está a assinar e o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Contudo, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.

Qual é a diferença entre a certificação duma fatura com a assinatura digital com recurso aos atributos profissionais e a aposição de um selo digital qualificado?

A assinatura digital com recurso aos atributos profissionais certifica que uma pessoa com determinada função (por exemplo sócio-gerente) dentro duma organização ou empresa procedeu à assinatura da fatura recorrendo ao certificado associado ao cartão do cidadão. A aposição de um selo digital qualificado, atesta que uma empresa procedeu à assinatura da fatura através dum certificado digital emitido para a empresa ou organização.

Como verificar a legalidade de uma fatura?

Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhe atribuem a legalidade:

  • Certificado e Assinatura Digital Qualificada em nome da empresa que as emite;
  • Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
  • Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
  • Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;
  • Faturas datadas e numeradas sequencialmente.

Que documentos devem ser assinados?

No âmbito da legislação da Faturação Eletrónica, a obrigatoriedade de Assinatura Digital Qualificada aplica-se às faturas em formato PDF enviadas por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

Os meus documentos de faturação assinados por uma terceira entidade são válidos?

Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.

As faturas com assinatura digital qualificada são válidas para entidades públicas?

No caso da Faturação Eletrónica no âmbito dos contratos públicos, a comunicação de faturas tem de ser feita através do envio do formato standard CIUS-PT às entidades públicas. Este envio poderá ser realizado através de um sistema de Faturação Eletrónica automatizado (EDI).

As soluções Cegid integram com a plataforma criada pelo governo (AMA/SAFE) para dar resposta à obrigatoriedade da assinatura digital qualificada?

As nossas soluções já têm esta integração com a AMA/SAFE. Poderá também responder à obrigatoriedade aderindo à solução de Faturação Eletrónica Cegid Yet que lhe garante o envio de faturas em PDF assinadas eletronicamente.

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