SAF-T

O que é o SAF-T PT e o seu papel na conformidade fiscal portuguesa

O SAF-T PT (Standard Audit File for Tax), na sua versão portuguesa, é um ficheiro digital normalizado (em formato XML) que contém todos os dados contabilísticos e de faturação de uma empresa. Foi introduzido para simplificar e uniformizar a recolha de dados fiscais, em conformidade com as diretrizes europeias e a legislação nacional.

A sua implementação permitiu à AT centralizar e automatizar a auditoria de faturas e lançamentos contabilísticos, eliminando a dependência de relatórios manuais. Para as empresas portuguesas, o SAF-T PT estabeleceu um novo padrão de exigência: os dados de gestão passaram a ter de ser estruturados e exportáveis.

Este ficheiro atua como pilar da conformidade legal, sendo indispensável para o reporte mensal de faturação, para a entrega da IES e para responder a eventuais inspeções fiscais.

SAF-T PT de Faturação vs SAF-T PT de Contabilidade

Existem dois SAF-T PT: o de faturação e contabilidade, com funções e timings diferentes:

1. SAF-T PT de Faturação: Reúne mensalmente todos os documentos comercialmente relevantes emitidos pela empresa (faturas, notas de crédito, recibos e guias de transporte). O prazo de submissão termina ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão.
2. SAF-T PT de Contabilidade: Exporta anualmente o plano de contas e todos os lançamentos financeiros do exercício segundo as regras do SNC. É comunicado no fecho do ano fiscal, associado à entrega da IES (até 15 de julho).

Componentes do ficheiro SAF-T PT: estrutura e requisitos da AT

O ficheiro segue um modelo XML rígido definido pela AT, dividindo-se em quatro blocos essenciais:

• Header (Cabeçalho): Identifica a empresa (NIF, morada), o período de tributação e o número de série da certificação do software utilizado.
• MasterFiles (Ficheiros Mestre): Contém as listagens de clientes, fornecedores, produtos ou serviços e a tabela de impostos (IVA). Erros nesta secção, como NIFs inválidos, bloqueiam a submissão do ficheiro.
• GeneralLedgerEntries (Lançamentos Contabilísticos): Exclusivo do ficheiro de contabilidade, discrimina todos os movimentos financeiros efetuados ao longo do ano.

SourceDocuments (Documentos de Origem): Exclusivo do ficheiro de faturação, regista as transações comerciais detalhadas, incluindo o hash de segurança e o respetivo ATCUD de cada documento.

Quem é obrigado a entregar SAF-T PT e quais os prazos legais

A obrigação estende-se a todas as entidades com sede ou estabelecimento estável em Portugal que exerçam atividade comercial e possuam contabilidade organizada, incluindo filiais de empresas estrangeiras.

Eis os prazos legais:

1. SAF-T de Faturação: Até ao dia 5 de cada mês, via submissão de ficheiro no Portal das Finanças ou através de comunicação direta por webservice em tempo real (frequente em sistemas de retalho e e-commerce).
2. SAF-T de Contabilidade: Anual, integrado no calendário de entrega da IES (geralmente até 15 de julho do ano seguinte).

A AT pode ainda solicitar SAF-T PT em qualquer momento, fora do calendário regular, no contexto de uma inspeção fiscal. Nesta situação, a empresa tem 10 dias úteis para entregar o ficheiro relativo ao período pedido, com a estrutura completa e validada.

Como gerar e validar o SAF-T PT a partir de software certificado

A extração do SAF-T PT deve ser efetuada diretamente no ERP ou programa de faturação da empresa. O utilizador apenas define o período e o tipo de ficheiro pretendido, sendo o processo de compilação automatizado.

O processo de validação é feito em duas etapas: o próprio programa de faturação corre um validador local para intercetar erros de estrutura (campos em branco ou NIF incorretos) e, posteriormente, o Portal das Finanças realiza a validação central aquando da submissão.

Para mitigar o risco de inconformidades na contabilidade, as empresas devem optar por soluções que possuam o Selo de Validação AT (SVAT), que atesta de forma regular a qualidade e conformidade do SAF-T PT de contabilidade gerado pelo sistema.

Articulação do SAF-T PT com IES, ATCUD, e-Fatura, Certificação AT e SVAT

O SAF-T PT funciona de forma integrada com o conjunto de obrigações fiscais em Portugal, servindo, por exemplo, para pré-preencher os anexos contabilísticos da IES (Informação Empresarial Simplificada) e reduzir o trabalho manual.

Esta integração reflete-se na emissão de cada fatura simplificada ou regular, que inclui obrigatoriamente o código ATCUD e o código QR para alimentar os registos do e-Fatura e permitir o cruzamento automático de dados.

A Certificação de Software pela AT e o SVAT (Selo de Validação AT) são os dois instrumentos regulamentares que garantem que o software responsável pela geração do SAF-T PT cumpre os requisitos da Autoridade Tributária.

Erros comuns na geração e sanções por incumprimento

Os erros mais frequentes na geração do SAF-T PT incluem:

1. Dados mestre desatualizados: Fichas de clientes sem NIF válido ou produtos sem os devidos códigos de classificação fiscal associados.
2. Falta de reconciliação modular: Incoerências entre os valores registados na faturação e os diários lançados na contabilidade ao longo do ano.
3. Sistemas obsoletos: Falhas de validação causadas pela utilização de esquemas XML desatualizados em softwares que não recebem manutenção regular.

As sanções por incumprimento estão previstas no Regime Geral das Infrações Tributárias e variam, conforme a gravidade, entre 200€ e 27 500€ por infração, com majoração para reincidência ou para empresas com volume de negócios significativo.

Adicionalmente, o incumprimento impede a emissão da certidão de não dívida, bloqueando o acesso a concursos públicos ou linhas de financiamento.