O arquivo digital da sua empresa está preparado para uma fiscalização?

• Quando há uma fiscalização da Autoridade Tributária, é necessário encontrar rapidamente a documentação da empresa e apresentá-la de forma legível e relacionada com cada operação.
• O arquivo digital permite centralizar faturas, recibos, contratos e outros documentos num único local, garantindo maior segurança, controlo e facilidade de consulta.
• A digitalização de documentos e um software de arquivo digital ajudam a preparar a sua empresa para auditorias e inspeções.

Às 9h00, um inspetor da Autoridade Tributária chega à sua empresa e pede faturas antigas, comprovativos de pagamento e o contrato que enquadrou uma despesa. A equipa sabe que os documentos existem. O problema é descobrir em que dossier, caixa, correio eletrónico ou computador ficaram guardados, e se o arquivo legal continua completo e legível.

Uma auditoria de rotina torna-se rapidamente num teste à organização. Consegue apresentar, em poucos minutos, um justificativo específico e ligá-lo ao lançamento contabilístico correto? Há cópias de segurança? Se a resposta for “não”, pode ser difícil provar gastos, defender deduções fiscais legítimas e evitar correções ou sanções.

Estar preparado significa manter a informação fiscal acessível, íntegra e pesquisável durante todo o prazo legal. Para isso, é necessário abandonar a dependência do papel e avançar com a desmaterialização de documentos, integrada numa gestão documental verdadeiramente digital.

O teste do relógio: a fragilidade e lentidão de manter a documentação em papel

Faça um teste: escolha uma compra realizada há três anos e tente reunir, em dez minutos, a fatura, a nota de encomenda, o comprovativo de pagamento e o lançamento contabilístico. Se precisar de abrir vários dossiers, pedir ajuda ou procurar mensagens antigas, a empresa não está pronta para responder sob pressão.

O papel cria uma falsa sensação de controlo. Um documento pode estar na pasta errada, ter sido emprestado, existir em versões diferentes ou ficar danificado por humidade, luz ou manuseamento. Mesmo quando aparece, pode faltar o contexto que comprova a operação: quem a autorizou, a que contrato corresponde e como foi registada.

Numa inspeção, esta lentidão consome horas das equipas financeira e administrativa e revela um controlo interno frágil.

O cumprimento estrito do prazo para guardar documentos de empresa

O Código do IRC e o Código do IVA determinam, em regra, a conservação, em boa ordem, dos registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte durante 10 anos. O prazo pode ser superior quando uma disposição especial o imponha ou esteja em causa um direito com duração mais longa.

Os lançamentos devem estar apoiados por justificativos datados e suscetíveis de apresentação. Faturas, notas de crédito, recibos, contratos, comprovativos de pagamento, inventários e registos de ativos podem ser necessários para reconstituir uma operação.

Dez anos são demasiado tempo para depender do papel, de uma única pessoa ou de pastas que ninguém documentou. Incêndios, inundações, deterioração, mudança de instalações ou extravio podem destruir a prova. A empresa deve definir classificação, responsáveis, permissões, cópias de segurança e testes de recuperação antes de receber uma notificação da AT.

Quanto podes custar apresentar justificativos fiscais ilegíveis ou extraviados?

A contabilidade regista a despesa, mas o documento de suporte demonstra a natureza, o montante, a data e a ligação à atividade. Sem prova suficiente, a AT pode questionar a operação, corrigir o lucro tributável e exigir imposto adicional. Podem acrescer juros e coimas, conforme a infração.

Para efeitos de IVA, o direito à dedução depende, entre outras condições, da posse de uma fatura emitida na forma legal. Um ficheiro ausente, incompleto ou ilegível pode impedir a validação. Em IRC, a falta de suporte também pode pôr em causa a aceitação fiscal de um gasto.

O custo inclui ainda tempo da equipa, honorários para reconstruir processos, pedidos de segundas vias e perturbação da atividade. A organização documental não pode ficar para o fim do ano: cada documento deve entrar no sistema, ser classificado e associado à operação desde a receção.

Por que razão o arquivo digital é a resposta segura para uma auditoria?

Um arquivo digital eficaz substitui o papel por um processo controlado: o documento é capturado, classificado, associado à transação, protegido contra alterações indevidas e conservado para ser recuperado.

O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige armazenamento seguro, acessibilidade, legibilidade e controlos de integridade que impeçam a alteração, destruição ou inutilização dos registos. Devem também existir dados suficientes para reconstituir e verificar as operações fiscalmente relevantes. Na faturação, a empresa deve ainda cumprir a legislação da faturação eletrónica; uma pasta partilhada, por si só, não cumpre automaticamente estes requisitos.

Uma solução adequada deve permitir pesquisa por fornecedor, data, documento ou lançamento; perfis de acesso; rastreabilidade; cópias de segurança; exportação; e associação entre justificativos e contabilidade. Perante a AT, a empresa recupera um processo completo, coerente e legível em segundos.

Centralize e proteja o seu negócio com o software arquivo digital da Cegid

As soluções Cegid integram a gestão documental com a contabilidade. No Cegid Business, empresário e contabilista podem enviar documentos por fotografia na aplicação, email ou importação direta. A informação fica disponível para classificação, associação aos lançamentos e consulta.

A integração com o Portal e-fatura ajuda a identificar documentos em falta. Para necessidades mais amplas, o Cegid Docs permite organizar e partilhar documentação, configurar hierarquias, estados, categorias e campos personalizados, além de exportar informação para conferências ou auditorias.

No dia da fiscalização, a equipa sabe onde procurar, controla os acessos e reúne rapidamente os elementos que sustentam cada operação. Não espere pela notificação da AT. Conheça as soluções Cegid para centralizar, proteger e recuperar a informação fiscal do negócio em segundos.