EDI – Electronic Data Interchange

EDI, máxima rapidez e rigor na transação de documentos

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Faturação Eletrónica
Artigo
O que é o EDI e quais as suas vantagens para as empresas?

O que é o EDI?

O EDI (Electronic Data Interchange), é, de forma resumida, uma tecnologia de transmissão eletrónica de dados, gerados seguindo um formato estruturado como XML, CIUS-PT ou UBL2.1, que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades de forma segura e rápida.

Para que serve o EDI?

Com o EDI, os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e automaticamente noutro dispositivo, com muito pouca interferência humana.

Devido à sua fiabilidade, o EDI é um dos procedimentos permitidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a utilização da Faturação Eletrónica entre empresas privadas previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e é requisito obrigatório para a Faturação Eletrónica por parte dos fornecedores do setor público.

EDI e Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos

Desde 01 de janeiro de 2021 que é obrigatório para as grandes empresas fornecedoras da Administração Pública a utilização de um sistema de Faturação Eletrónica que responda ao Código dos Contratos Públicos.

A partir do dia 1 de janeiro de 2025, segundo a proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, a mesma obrigatoriedade será aplicada aos restantes fornecedores da Administração Pública, como as micro, pequenas e médias empresas, assim como às entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes.

A responsabilidade de coordenação e implementação da Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos é da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), que instituiu o modelo de dados semânticos CIUS-PT como norma para a Faturação Eletrónica no setor público, sendo também admitidos documentos no formato estruturado XML.

EDI e Faturação Eletrónica nas empresas privadas

Apesar de as empresas já terem o hábito de enviar faturas no formato digital, em PDF, esse formato não cumpre as regras da Faturação Eletrónica. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio também instituir regras que permitem a existência de faturas eletrónicas entre o setor privado, mantendo a validade legal. Assim, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos fiscais, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:

Aposição de uma Assinatura Digital Qualificada

No dia 01 de janeiro de 2026 arranca mais uma etapa do processo de desmaterialização das faturas enviadas em formato PDF, passando a ser obrigatória a aposição de uma Assinatura Digital Qualificada nas faturas em PDF.

Sistema de Intercâmbio Eletrónico de Dados (EDI)

Este sistema é válido desde que as entidades outorguem um “Acordo-tipo EDI europeu”, que contém as disposições jurídicas a considerar aquando da utilização da EDI pelas empresas no espaço europeu.

Principais vantagens de aderir a um sistema de EDI

Simplificação dos processos

Envio dos dados para outros sistemas de faturação de forma padronizada e automática, mantendo todo o rigor da informação.

Aceleração dos tempos de pagamento

A utilização de um sistema EDI permite acelerar os pagamentos, já que o envio é imediato e as faturas são mais fáceis de seguir e introduzir na contabilidade.

Sustentabilidade empresarial

Ao eliminar a impressão das faturas, envelopes e selos estará a dar um forte contributo para a sustentabilidade ambiental.

Menores custos de processamento

A adoção do EDI permite reduzir custos de processamento, impressão de documentos, gastos de papel e envio de correspondência, agilizando o trabalho administrativo.

Maior confiança e menor risco de fraude

Com o EDI, tem a garantia de que a informação não se perde, que vem de fonte fidedigna e que a informação é rigorosa, promovendo o rigor e a confiança na informação contabilística.

Facilidade de acesso aos documentos

Com a emissão de faturas eletrónicas, os documentos ficam arquivados digitalmente e acessíveis a partir de qualquer lugar.

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Ainda tem dúvidas sobre o EDI e o CIUS-PT? Explicamos-lhe tudo!

Qual é o formato exigido pela Administração Pública para uma fatura eletrónica ser aceite?

Para serem aceites como faturas eletrónicas no âmbito dos Contratos Públicos, os documentos devem respeitar o modelo de dados semânticos CIUS-PT, instituído pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), através de um sistema EDI.

O que é o CIUS-PT?

O CIUS-PT é o modelo de dados semânticos para a Faturação Eletrónica criado pela eSPap para a norma portuguesa de Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos, cumprindo assim os requisitos da norma europeia EN 16931-2017. O CIUS-PT é gerado como um documento XML como standard para a Faturação Eletrónica.

Consigo assinar faturas CIUS-PT com o meu selo qualificado?

Sim. Com recurso a uma solução de Faturação Eletrónica EDI poderá assinar faturas em formato CIUS-PT – para a emissão de Faturação Eletrónica à administração pública.

O que são modelos semânticos na Faturação Eletrónica?

Um modelo de dados semânticos é um formato standard de estruturação de informação de uma forma lógica e coerente em que os dados têm um significado (semântica) e a sua interpretação autêntica por outros sistemas é assegurada por essa semântica. Na Faturação Eletrónica, os modelos de dados semânticos são necessários para garantir coerência e interoperabilidade entre vários sistemas de países distintos, garantindo a autenticidade, integridade e inviolabilidade da informação.

Qual a ligação entre EDI e CIUS-PT?

EDI (Electronic Data Interchange) é a tecnologia de transmissão de dados recomendada pelo Estado português para suportar o modelo de dados semânticos CIUS-PT, o único aceite para o envio de faturas eletrónicas no âmbito dos Contratos Públicos.

As soluções da Cegid integram com a plataforma criada pelo governo (eSPap) para dar resposta à obrigatoriedade da Faturação Eletrónica nos contratos públicos?

As soluções da Cegid integram com a plataforma da eSPap permitindo a importação do ficheiro CIUS-PT de forma manual ou automática para conseguir responder à obrigatoriedade. Como alternativa, a utilização do sistema de Faturação Eletrónica Cegid Yet garante-lhe o envio automatizado e integrado do formato standard CIUS-PT exigido pelas entidades públicas.