Samen sterk in HR-modernisering: Hendrix Genetics’ partnership met Cegid

Hendrix Genetics, van oorsprong een Nederlands familiebedrijf, is uitgegroeid tot een wereldspeler in de diergenetica met ongeveer 2800 medewerkers in dienst. Omdat de lokale HR-verantwoordelijken verspreid zijn over maar liefst 25 landen, ontstond de behoefte aan een global HCM-systeem waarmee verschillende HR-processen beter gestroomlijnd kunnen worden. Die zoektocht leidde uiteindelijk tot de keuze voor Cegid.

De uitdaging: versnipperde HR-systemen stroomlijnen

“Wanneer je HR-collega’s over de hele wereld verspreid zitten, is het een behoorlijke uitdaging om op een efficiënte manier informatie met elkaar te delen en in contact te blijven.” Aan het woord is Ingrid Peeters, Human Resources Manager bij Hendrix Genetics in Boxmeer. “Onze HR-systemen waren versnipperd en ongecoördineerd. Iedereen werkte met eigen systemen, en we gebruikten vooral Excel-sheets en e-mail om data uit te wisselen. Dit zorgde voor vertraging, en bovendien was het soms maar de vraag of je altijd kwalitatief goede data aangereikt kreeg.” Dat is niet bepaald wenselijk voor een internationaal opererende organisatie zoals Hendrix Genetics, waarbij data zo’n belangrijke rol speelt. De noodzaak voor verandering was dus groot. Het was duidelijk dat er een geïntegreerd, global HCM-systeem nodig was om de HR-processen binnen het bedrijf te stroomlijnen en standaardiseren, zodat er efficiënter gewerkt kon worden.

De zoektocht: een zorgvuldig traject

In hun zoektocht naar een solide HCM-systeem voor de wereldwijde organisatie besloot Hendrix Genetics een externe partij in de arm te nemen: SuccessDay. Zij hielpen met het bouwen van een business case, het creëren van draagvlak binnen de organisatie en uiteindelijk ook de vendorselectie. Een zorgvuldig traject waarbij het belangrijk is de juiste vragen te stellen:

• Wat is het doel van het te kiezen HCM-systeem?
• Wat is de business impact ervan?
• Welke requirements zijn er, en welke tellen het zwaarst?
• Wat gaat het ons kosten?
• Wat levert het ons op?
• Wat verwachten we van de samenwerking?

Nadat het budget was vrijgemaakt, begon Hendrix Genetics samen met SuccessDay met het verkennen van verschillende aanbieders van HR-software. Een select team binnen de HR-afdeling bekeek diverse demo’s om de opties nauwkeurig te evalueren. Na een minutieus beoordelingsproces, waarbij de functies van elk systeem werden afgewogen, viel de keuze uiteindelijk op Cegid Talentsoft. Deze beslissing werd genomen op basis van de specifieke behoeften en criteria van Hendrix Genetics. Ingrid Peeters: “Voor ons was het belangrijk dat het systeem zowel onze HR-afdelingen als de hele organisatie kon ondersteunen. HR is dan wel de gebruiker van het systeem, maar uiteindelijk wil de business ook stuurinformatie hebben. Andere stakeholders zijn dus net zo goed meegenomen in het maken van de beslissing.”

De oplossing: stapsgewijze implementatie van de Cegid Talentsoft modules

Hendrix Genetics koos voor een doordachte aanpak bij het implementeren van de Cegid Talentsoft suite, waarbij niet alles in één keer, maar stapsgewijs werd uitgerold. Deze strategie begon met de beoordelingsmodule (Performance Management), eerst geïntroduceerd bij de white collar professionals – ongeveer een derde van het personeelsbestand. Deze keuze werd ingegeven door een strakke deadline, aangezien Hendrix Genetics de module wilde gebruiken voor de beoordelingsgesprekken aan het begin van het nieuwe jaar. Later werd deze uitgebreid naar alle medewerkers, wat cruciaal was voor het identificeren en ondersteunen van high performers en potentials.

Vervolgens werden de volgende modules geïmplementeerd:

• Core HR: een gecentraliseerd, krachtig en intuïtief systeem voor het beheer van alle personele data, HR-administratie en meer.
• Succession Planning & Talent Review: een module die organisaties helpt hun talentenpool te visualiseren en analyseren met behulp van tools zoals de Talent Grid en Talent Box. Het stelt managers en HR in staat de ontwikkeling van individuele talenten en teams te stimuleren, verbeterpunten te identificeren en ontwikkelings- en successieplannen te maken op basis van de behoeften en het potentieel van hun medewerkers.
• Salary Review: deze module biedt een helder overzicht van verschillende compensatievormen, zodat managers en HR doordachte beslissingen kan nemen over beloningen, salarisverhogingen, bonussen en promoties, op basis van real-time indicatoren.

De focus lag op het integreren en stroomlijnen van alle bestaande HR-processen in Cegid Talentsoft, inclusief recruitment en learning, om zo een samenhangend en efficiënt systeem te creëren dat gekoppeld is aan relevante HR-data. Met de hulp van HR-collega’s uit verschillende landen werd elke 3 tot 4 maanden een nieuwe module geïmplementeerd, waarbij nu de laatste hand wordt gelegd aan de implementatie van de LMS/LCMS-module. “Tijdens het traject werd intensief samengewerkt met een projectteam dat we binnen Hendrix hebben neergezet, maar ook met de IT-afdeling en een HR-applicatiespecialist. Hij blijft het systeem onderhouden terwijl de rest van het team nu weer uitfaseert naar het normale HR-werk”, vertelt Ingrid Peeters.

Het resultaat: integratie van wereldwijde HR-processen op één platform

Het platform van Cegid heeft de interne connectie tussen HR verbeterd:

• Alle relevante HR-data is gemakkelijk toegankelijk via één centraal platform, waar ter wereld een HR-medewerker zich ook bevindt
• De HR-processen binnen de organisatie zijn gestroomlijnd waardoor de samenwerking en communicatie tussen de verschillende landen soepeler verloopt
• Dankzij de Talent Management software van Cegid is het veel gemakkelijker om talent te identificeren, en hen vervolgens te boeien en behouden – bijvoorbeeld door het aanbieden van opleiding- en ontwikkelprogramma’s en successieplanning

De voordelen van Cegid volgens Hendrix Genetics

#1: Flexibiliteit 

Voor Hendrix Genetics was het belangrijk dat het systeem enige flexibiliteit zou bieden. Ingrid Peeters: “We hebben nu consistente procedures voor HR-processen, maar zoals wij in Nederland het proces uitvoeren is niet persé hoe ze het in Frankrijk zouden doen. Daar moet dus enige flexibiliteit in zitten. Die hebben we gevonden in Cegid. Ook wilden wij zelf de regie houden, en dat is met dit systeem heel gemakkelijk. Als we iets willen wijzigen, kunnen we dat zelf doen – daar zijn we ook op getraind.”

#2: Gebruiksvriendelijk

Hendrix Genetics had geen behoefte aan een gecompliceerd systeem, maar aan een degelijke basis en een solide platform. Er is best wat veranderd voor de gebruikers: de hele workflow is nu digitaal. Het feit dat het systeem van Cegid zo gebruiksvriendelijk is, heeft de adoptie alleen maar versneld, terwijl de gebruikers stapsgewijs konden wennen aan deze transformatie.

 #3: Snelheid 

Cegid biedt de mogelijkheid om snel te implementeren, door gebruik te maken van een systeem waarin best practices al geconfigureerd zijn. Een snelle time to value is hierdoor gemakkelijk te behalen. Uiteraard moeten er beslissingen gemaakt worden over de inrichting van het systeem, en natuurlijk moeten iedereen het systeem leren te gebruiken. De overzichtelijke planning, budgetcontrole en de heldere trainingen helpen enorm om het project goed en op tijd te laten verlopen.