Implemente o canal de denúncias da sua empresa com o nosso software

Um canal de denúncias ou um software de denúncia de infrações é um mecanismo que permite aos colaboradores e, em alguns casos, a terceiros, comunicar de forma segura e confidencial suspeitas de atividades ilegais, pouco éticas ou irresponsáveis numa organização.

O canal de denúncias beneficia as organizações ao permitir-lhes resolver estas questões internamente antes que se transformem em problemas maiores, poupando potencialmente recursos financeiros e protegendo a sua reputação. Além disso, um canal de denúncia eficaz pode dissuadir a má conduta, promover uma cultura empresarial de responsabilidade e transparência e reforçar a confiança dos trabalhadores na gestão da empresa.

Nos termos da legislação atual, a aplicabilidade de um canal de denúncia de infrações varia significativamente consoante a jurisdição e a regulamentação aplicável.

Em Portugal, a Lei n.º 93/2021, que transpõe a Diretiva (EU) 2019/1937, também conhecida como a diretiva whistleblowing, estabelece que as empresas com mais de 50 trabalhadores são obrigadas a implementar canais internos de denúncia de infrações. Além disso, independentemente da dimensão, determinados setores, como as instituições financeiras e as envolvidas na prevenção do branqueamento de capitais, também estão sujeitos a esta obrigação.

A lei estabelece requisitos claros sobre como devem ser os canais de denúncia de infrações: devem garantir a confidencialidade da identidade ou o anonimato do denunciante, permitir a comunicação de uma série de infracções e prever um seguimento eficaz e atempado das denúncias.

O incumprimento destas regras não só pode levar a sanções legais, como afetar negativamente a reputação de uma empresa, minar a confiança dos funcionários e parceiros comerciais e, potencialmente, resultar em perdas financeiras significativas. Por conseguinte, é fundamental que as organizações compreendam as suas obrigações legais e assegurem que as suas práticas de denúncia de infrações estão em conformidade com a lei, a fim de evitar tais consequências.

A obrigação de ter um canal de denúncia de infrações nas empresas varia de acordo com a legislação de cada país. No contexto da União Europeia, a obrigação surge com a Diretiva (UE) 2019/1937 relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da UE, os chamados “whistleblowers”, que entrou em vigor em 17 de dezembro de 2019. Em Portugal, a Lei n.º 93/2021 de 20 de dezembro, que transpõe esta diretiva para a ordem jurídica nacional, entrou em vigor a 18 de junho de 2022.

Para compreender o que é o canal de denúncia, é importante compreender a diretiva whistleblower, oficialmente conhecida como Diretiva (UE) 2019/1937. Esta diretiva estabelece os requisitos legais para a proteção dos indivíduos que denunciam violações da lei nas organizações da União Europeia. A diretiva estipula a criação de canais seguros e confidenciais para a apresentação de denúncias e exige que as organizações estabeleçam procedimentos claros para dar seguimento a essas denúncias.

A utilização de um software de denúncia de infrações ajuda as empresas a cumprir estas disposições, fornecendo uma plataforma especializada que trata as denúncias de forma segura e em conformidade com a lei. Este tipo de software de denúncia permite que as organizações recebam, processem e respondam às preocupações dos trabalhadores de forma eficiente, garantindo que as denúncias são tratadas de forma adequada e que os direitos dos denunciantes são protegidos.

O software de canal de denúncias foi concebido para manter a confidencialidade dos denunciantes através de várias camadas de segurança. Em primeiro lugar, proporciona um sistema anónimo que permite aos colaboradores comunicar infrações e ilegalidades sem revelar a sua identidade. Isto é conseguido através de interfaces que não registam informações de identificação pessoal e, em alguns casos, como acontece com o Cegid Visualtime, é possível uma comunicação bidirecional anónima entre o denunciante e a organização para acompanhamento ou esclarecimento.

Além disso, o software de canal de denúncias para empresas encripta os dados em trânsito e em repouso, impedindo que indivíduos não autorizados acedam à informação. Os sistemas de acesso baseados em permissões asseguram que apenas o pessoal qualificado pode rever e gerir as denúncias, e os registos de auditoria detalhados ajudam a rasterar qualquer atividade no sistema, desencorajando a utilização indevida. A confidencialidade é fundamental para promover uma cultura em que os funcionários se sintam seguros para fazer denúncias, sabendo que a sua privacidade será protegida.

Um canal de denúncias para empresas tem de garantir a confidencialidade dos denunciantes, a disponibilização de um sistema acessível para a comunicação de infrações e um seguimento eficaz das denúncias. Para além disso, é essencial que o canal de denúncias permita tanto a comunicação de funcionários como de terceiros e que esteja integrado nos processos empresariais através, por exemplo, de um software de canal de denúncias e sistemas equivalentes.

Do ponto de vista da conformidade, um canal de denúncias para empresas deve ter várias características essenciais. Estas incluem a capacidade do canal de denúncias garantir a confidencialidade e o anonimato dos denunciantes, um processo claro e acessível para a comunicação de denúncias e um mecanismo de proteção contra retaliações. Devem existir procedimentos para a receção, investigação e resolução de denúncias, bem como para a documentação e acompanhamento das acções tomadas. Além disso, o sistema deve cumprir os regulamentos de proteção de dados e ser facilmente acessível aos empregados e a outras partes interessadas.

O objetivo do canal de denúncias é proporcionar um meio seguro e confidencial para os funcionários e outras partes interessadas comunicarem infrações ou práticas ilícitas numa organização. A implemenmtação de um canal de denúncias para empresas promove um ambiente de transparência e contribui para a integridade corporativa, permitindo que as empresas abordem e corrijam proactivamente os problemas internos.

Um software whistleblower facilita a conformidade com a diretiva relativa à denúncia de infrações, fornecendo uma solução de denúncia estruturada e em conformidade. Estes sistemas oferecem canais seguros e anónimos para os denunciantes apresentarem as suas denúncias, garantindo que as informações são tratadas confidencialmente e de acordo com os prazos legais.

Além disso, um software de canal de denúncias permite que as empresas mantenham registos detalhados de todas as acções tomadas em resposta às denúncias, o que é exigido pela diretiva. A implementação de software especializado demonstra um compromisso com a transparência e a integridade e ajuda a criar uma cultura de abertura em que os funcionários se sentem seguros para expressar as suas preocupações.

A conformidade refere-se ao processo pelo qual as empresas garantem que cumprem todas as leis, regulamentos, normas e códigos de ética que se aplicam às suas operações. Isto abrange uma vasta gama de áreas, incluindo, mas não se limitando a, leis antitrust, regulamentos financeiros, leis de proteção de dados, leis do trabalho e práticas anti-corrupção. A conformidade envolve tanto o conhecimento destas disposições legais como a implementação de políticas e procedimentos internos para garantir o seu cumprimento.

A importância da conformidade nas empresas é multifacetada. Em primeiro lugar, ajuda a evitar sanções legais e financeiras que podem resultar do incumprimento da legislação em vigor. Além disso, uma estratégia de conformidade sólida protege a reputação de uma empresa, o que é essencial para manter a confiança e a lealdade dos clientes, investidores e outras partes interessadas.

Por outro lado, um programa de conformidade eficaz pode também constituir uma vantagem competitiva. As empresas conhecidas pela sua integridade e práticas éticas são frequentemente preferidas pelos consumidores e podem atrair talentos de elevada qualidade que procuram empregadores com valores sólidos. Além disso, num ambiente empresarial cada vez mais globalizado, a conformidade torna-se ainda mais crítica, uma vez que as empresas têm de navegar num labirinto de regulamentos que podem variar significativamente de país para país. Um programa de conformidade bem implementado ajuda as empresas a operar com sucesso nos mercados internacionais, garantindo que as suas práticas estão em conformidade com as expectativas locais e globais de conduta empresarial.

Um canal de denúncias é uma ferramenta fundamental para melhorar a transparência da empresa. Facilita a comunicação aberta entre os colaboradores e a direção, permitindo que as denúncias sejam comunicadas e tratadas de forma confidencial. Isto não só ajuda a identificar e resolver problemas internos antes que estes se agravem, como também mostra às partes interessadas que a empresa está empenhada na boa governação e nas práticas éticas. Um canal de denúncia de infrações visível e acessível reforça a confiança dos colaboradores e pode mesmo dissuadir a má conduta, estabelecendo expectativas claras de responsabilização.

O software do canal do denunciante implementa várias medidas de segurança para proteger informações sensíveis. Estas incluem a encriptação avançada de dados, autenticação de utilizadores, controlo de acesso baseado em permissões e armazenamento seguro de dados. Além disso, os sistemas realizam normalmente auditorias e registos de todas as atividades para detetar e impedir o acesso não autorizado ou a utilização indevida de informações. Estas medidas de segurança são essenciais para garantir que as denúncias e a informação relacionada são tratadas de forma confidencial e segura, o que é essencial para manter a confiança dos denunciantes e cumprir os regulamentos de proteção de dados.

Para implementar um canal de denúncia interno que cumpra a diretiva whistleblowing, as organizações devem garantir que o seu sistema permite aos trabalhadores apresentarem denúncias de forma anónima e confidencial. O sistema deve ser facilmente acessível e bem comunicado a todos os empregados. Além disso, devem existir procedimentos claros para a receção, seguimento e resolução de denúncias, bem como para a proteção dos denunciantes contra retaliações. A implementação de um software de canal de denúncias pode simplificar este processo, fornecendo uma solução pronta a utilizar que cumpre todos os requisitos da diretiva.

Ter um canal de denúncias no ambiente de trabalho atual é importante porque promove uma cultura organizacional em que a transparência e a integridade são valorizadas. Um canal de denúncias interno permite que os funcionários denunciem com segurança comportamentos antiéticos ou ilegais, o que pode ajudar a prevenir ou interromper práticas prejudiciais. Além disso, um canal de denúncia pode proteger a empresa de litígios dispendiosos e de danos à reputação, resolvendo os problemas internamente e em tempo útil. Além disso, é obrigatório se a empresa tiver mais de 50 trabalhadores, tal como estipulado pela diretiva whistleblowing na União Europeia.

O software de canal de denúncias da Cegid Visualtime está em conformidade com a diretiva da UE, ao fornecer um sistema confidencial e seguro para a comunicação e gestão de denúncias. Este software foi concebido para cumprir os requisitos de anonimato, proteção de dados e processamento de denúncias estabelecidos. Além disso, permite que as organizações estabeleçam procedimentos para o seguimento adequado dos casos e para a proteção dos denunciantes contra a retaliação, que é uma componente essencial da diretiva.