Como fazer a gestão de férias dos seus colaboradores

Porque é tão importante uma gestão de férias eficente

Ao longo do século XX, um pouco por todo o mundo, os trabalhadores conquistaram o direito a gozar períodos de descanso além dos feriados e fins de semana. Essa mudança, porém, trouxe novos desafios à gestão das empresas. Por um lado, manter os níveis de produtividade era mais difícil quando uma parte da mão de obra estava ausente. Por outro, contratar pessoal temporário como alternativa revelava-se muitas vezes financeiramente inviável.

É neste contexto que surge a necessidade de um planeamento e gestão dos períodos de férias nas empresas. Muitas delas, sobretudo no setor industrial, passaram a encerrar durante um mês inteiro para descanso do pessoal. Em Portugal, por exemplo, agosto sempre foi um mês de baixa atividade, particularmente neste setor.

Apesar de muitas empresas ainda adotarem esta prática, existem hoje formas mais eficazes de gerir as férias dos colaboradores. Dar atenção a este aspeto é fundamental para garantir um fluxo de trabalho equilibrado, que ajude a manter o volume de negócios estável ao longo do ano, e para evitar situações de falta de pessoal que comprometam as operações.

Além disso, uma gestão de férias eficiente é crucial para evitar conflitos internos. A existência de um sistema claro e transparente minimiza as disputas sobre datas de descanso ou turnos e ajuda a promover um bom ambiente de trabalho. Vários estudos demonstram que uma distribuição equitativa dos dias de folga não só aumenta a satisfação dos colaboradores, como contribui para a retenção de talentos.

Estratégias de gestão de férias para as empresas

Em seguida, veremos como gerir as férias dos colaboradores, analisando alguns métodos que podem facilitar esta tarefa.

Planeamento antecipado

Planear com antecedência é fundamental para evitar surpresas de última hora. Para tal, é muito importante ter um calendário partilhado. Ao utilizar uma ferramenta digital que permita ver quem estará de férias num determinado momento, é possível identificar sobreposições e planear melhor as férias de todo o pessoal.

É também essencial estabelecer um período de antecedência para a marcação dos dias de férias. Para isso, são necessários prazos claros de 15, 30 ou 60 dias para a apresentação dos pedidos. Isto permite à equipa de recursos humanos ou ao gestor antecipar a disponibilidade e coordenar as tarefas a tempo de evitar imprevistos.

Infelizmente, há alturas de grande procura em que uma empresa não se pode dar ao luxo de prescindir de muitos dos seus funcionários. Para evitar estes momentos críticos em que a ausência de pessoal pode afetar significativamente as operações da empresa, é crucial limitar a receção de pedidos de férias. No entanto, recomenda-se que todos os funcionários tenham conhecimento destas datas, para que não sejam prejudicados pela decisão final da empresa.

Políticas eficazes de comunicação e transparência

Definir e comunicar a política de férias a todos os colaboradores é vital para garantir uma gestão de férias transparente e justa. Todos os trabalhadores devem estar conscientes dos seus direitos e obrigações, tendo em conta aspetos como:

• Regras de prioridade: Deve ser tomada a decisão de dar prioridade a determinados trabalhadores (tendo em conta fatores como a antiguidade, o desempenho, etc.) na atribuição de férias.
• Definir os critérios de aprovação: Os critérios a utilizar na aprovação ou rejeição de um pedido de férias devem ser claramente comunicados. Deste modo, evitam-se interpretações subjetivas e possíveis conflitos entre o pessoal.
• Flexibilidade e adaptabilidade: Embora seja importante ter regras claras, deve também ser mantida uma certa margem de flexibilidade para lidar com situações excecionais ou alterações imprevistas devidas a força maior.

Coordenação entre os diferentes serviços

O trabalho de gestão de férias dos colaboradores não é apenas da responsabilidade dos gestores de RH. Pelo contrário, para obter os melhores resultados, é necessário envolver os responsáveis de cada setor da empresa.

Para o efeito, é aconselhável realizar reuniões de planeamento e gestão de férias das equipas. Nestes casos, é necessário rever o calendário para os meses seguintes, a fim de ajustar os pedidos de férias ao volume de trabalho previsto em cada momento.

Por exemplo, numa empresa que fabrica gelados, é provável que o primeiro trimestre do ano tenha um volume de trabalho muito baixo no departamento de produção. Por conseguinte, as férias dos trabalhadores neste domínio não serão limitadas. Por outro lado, uma vez que se trata de um período de encerramento do ano e de uma grande quantidade de documentação a apresentar, o departamento de contabilidade não se pode dar ao luxo de perder qualquer colaborador durante algumas semanas.

Mas mesmo que tudo seja planeado na perfeição, é impossível prever sempre o que vai acontecer no futuro. E é por isso que também é importante unificar critérios ao desenvolver planos de contingência para eventos imprevistos na gestão de férias. Vamos continuar com o exemplo anterior. Imaginemos que a empresa de gelados já realizou a produção de todo o ano no final do terceiro trimestre e que muitos dos colaboradores pediram descanso durante o mês de novembro. No entanto, um dos seus produtos tornou-se muito popular e esgotou. Nesse caso, é necessário um plano para poder aumentar rapidamente a produção antes do final da temporada. Para o efeito, será necessário encontrar trabalhadores para substituir os colaboradores permanentes e redistribuir alguns turnos.

Gestão das ausências

A gestão das férias dos colaboradores é apenas um dos fatores a considerar para garantir o bom funcionamento das empresas, mas não é o único. Um aspeto ainda mais crítico, devido à sua imprevisibilidade, são as ausências, que podem ter um impacto significativo na operação das organizações. No entanto, assim como na gestão de férias, é possível adotar estratégias eficazes para mitigar os seus efeitos.

Protocolos de comunicação

Sempre que ocorra uma ausência imprevista, deve existir um protocolo que assegure uma comunicação rápida e eficaz entre todos os intervenientes. O primeiro passo é o próprio colaborador comunicar com a empresa.

Para tal, todos os trabalhadores devem ser informados dos meios disponíveis para o fazer: um número de telefone específico, um e-mail ou uma mensagem para um contacto do WhatsApp. É preferível que, seja qual for o meio escolhido, este seja utilizado exclusivamente para esse fim. Além disso, embora respeitando a confidencialidade de cada trabalhador, sempre que possível, deve ser-lhe pedido que indique a duração prevista da ausência, para que a empresa possa planear melhor as etapas seguintes.

Por último, uma vez confirmada a ausência do colaborador, o calendário da empresa deve ser atualizado e cada um dos responsáveis envolvidos deve ser informado, para que possam ser tomadas as medidas necessárias.

Planos de contingência e reafetação de tarefas

A gestão das férias e das ausências tem muitos pontos em comum, sendo igualmente fundamental estabelecer planos de contingência para lidar com ausências inesperadas.

A primeira coisa a fazer ao conceber um plano de emergência é identificar quais os trabalhadores que podem cobrir funções críticas quando um membro da sua equipa está ausente. Desta forma, quando surgir uma eventualidade, será mais fácil tomar decisões rapidamente. A redistribuição das tarefas deve ser ágil e eficaz, garantindo a continuidade das operações sem grandes interrupções.

Mas há mais alternativas. Conhecendo os dados do absentismo da empresa, é possível ajustar a dimensão das equipas com base nesses indicadores, de modo que a produção se mantenha sempre a níveis adequados.

Digamos, a título de exemplo, que uma empresa tem 200 trabalhadores e uma taxa de absentismo de 7%. Para regularizar a mão de obra, seria necessário dispor de, pelo menos, 14 trabalhadores suplementares para compensar as ausências.

Registo e análise das ausências

Por último, é essencial manter um controlo exaustivo de todas as faltas ocorridas e a tecnologia pode ser uma excelente aliada nessa gestão de ausências. Hoje, existem diversas ferramentas disponíveis para registar todas as ausências dos trabalhadores, quer sejam planeadas ou não, e gerar relatórios detalhados que oferecem uma visão mais clara e organizada dos dados recolhidos.

Cegid Visualtime: a melhor escolha para a gestão de férias

Na Cegid, sabemos como a gestão de férias é importante não só para manter a produtividade das empresas, mas também a satisfação das equipas. Foi a pensar nisso, que desenvolvemos o Cegid Visualtime, uma ferramenta de gestão do tempo muito versátil e completa.

Com o Cegid Visualtime é possível gerir todas as ausências, justificadas ou não, e ainda planear as férias dos colaboradores. Tudo isto é realizado através de uma interface visual e de fácil utilização, que minimiza a curva de aprendizagem.

Mas não é só. Para facilitar os pedidos de férias, a aplicação dispõe de um formulário específico para o efeito. Desta forma, cada colaborador poderá realizar todo o processo de forma autónoma. Além disso, através de fluxos de trabalho automatizados, os pedidos podem ser aprovados sem necessidade de quaisquer processos manuais, o que agiliza bastante a gestão de férias dos trabalhadores.

Este software também assegura o registo dos tempos de trabalho de forma completamente digital. Com apenas alguns cliques, cada trabalhador pode registar a entrada, a saída ou fazer uma pausa durante o dia de trabalho. E toda esta informação é imediatamente registada no servidor da empresa.

Ainda não experimentou esta solução? Contacte-nos e leve a gestão de férias da sua empresa para o nível seguinte.