KI und Matching: auf dem Weg zu einem automatisierten Pool

Tipps für die Pflege eines Talent Pools

Zunächst einmal müssen Sie beim Durchforsten potenziell interessanter Bewerbungen eine ganzheitliche Sichtweise einnehmen. Das ist leichter gesagt als getan, vor allem, wenn Sie Hunderte von Bewerbungen sichten müssen und nur die Fähigkeiten finden wollen, die Sie für Ihren Bedarf benötigen. Behalten Sie die wiederkehrenden Stellen im Auge, für die Ihr Unternehmen rekrutiert, sowie andere laufende Stellen, die Ihre Kollegen in der Personalabteilung verwalten. Im Zweifelsfall sollten Sie eine Bewerbung lieber zurückstellen, als sie spontan abzulehnen. Das Ziel ist es, einen möglichst großen und hochwertigen Pool an Bewerbungen zu erstellen. Aber wie stellen Sie sicher, dass Sie Lebensläufe auf jeden Fall behalten?

Wenn Sie Ihren Pool effizient aufbauen und zu einem Talent Pool machen wollen, aus dem Sie nach Belieben auswählen können, hilft Ihnen das Applicant Tracking System (ATS). Es spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Bewerbungen (wie im vorherigen Kapitel erläutert), aber auch beim Aufbau und der Pflege Ihres Talent Pools. In Ihrem ATS speichern Sie Bewerbungen, die direkt mit Ihren Stellenanzeigen verknüpft sind. Über Jobbörsen und andere professionelle soziale Netzwerke beschaffte Lebensläufe werden automatisch mit nativen Integrationen zwischen den verschiedenen Tools integriert.

Ihr ATS ermöglicht Ihnen, jedes Bewerberprofil mit Tags nach bestimmten Kriterien zu „markieren“. Angenommen, Ihr Unternehmen stellt regelmäßig Personen mit seltenen Profilen ein, wie Spezialisten für die Entwicklung von Python. Auf Ihrem ATS können Sie ganz einfach einen Pool von Python-Entwicklern anlegen, indem Sie sie in die Liste der Kandidaten aufnehmen, die Sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Sie können die Python-Personalakte aufrufen, sobald Sie eine Person identifizieren. Sobald eine neue Stelle ausgeschrieben wird, die Python-Kenntnisse erfordert, können Sie mit wenigen Klicks alle Ihre Python-Profile abrufen und eine Liste von Kandidaten erstellen, die Sie schnell wieder kontaktieren können.

Um einen effektiven Bewerberpool zu erstellen, müssen Sie daher ein „Feldsystem“ und Tags definieren, die Ihnen eine übersichtliche Bewerberdatenbank ermöglichen. Ihre Felder müssen so aussagekräftig sein, dass Sie die Lebenslauf-Datenbank noch Monate später nutzen können, aber auch, dass andere Personalverantwortliche das volle Potenzial der Datenbank ausschöpfen können. Das Parsing von Lebensläufen (das wir in Kapitel 6 kennengelernt haben) hilft Ihnen, Ihre gesamte Bewerberdatenbank leichter zu klassifizieren.

Ähnliche Begriffe (z. B. „Englisch C1“ und „Englisch fließend“) werden durch eine einheitliche Terminologie ersetzt. So lässt sich Ihr Pool durch Parsing viel leichter aktivieren. Sie suchen einfach nach den Schlüsselwörtern, um schnell die passenden Lebensläufe zu finden.

CV-Matching mithilfe von KI

Im Laufe Ihres Pool-Aufbaus werden die in Ihrer Datenbank enthaltenen Bewerbungen mit Ihrem neuen Einstellungsbedarf „gematcht“. Erfordert das Matching den Einsatz digitaler Tools, die die Merkmale eines Lebenslaufs mit einer Stellenausschreibung vergleichen und eine Prozentzahl für die Übereinstimmung angeben.

Mit dem CV-Matching können Sie schnell die Profile in einem bestimmten Pool (z. B. „Python-Entwickler“) durchsehen, die in Ihrem ATS für eine neue Stellenausschreibung angelegt wurden. Sie könnten etwa ein automatisiertes System einrichten, das alle Bewerber mit einem Matching-Score von mehr als 70 % Ihrer Zielgruppe in die engere Auswahl nimmt.

Das Matching von Kandidaten aus Ihrem Pool wird Ihre Personalsuche grundlegend verändern. Anstatt darauf zu warten, dass sich neue Kandidaten auf Ihre Stellenanzeigen bewerben, und gezielt Profile über Jobbörsen zu suchen (mit den damit verbundenen Kosten), haben Sie nun eine neue Möglichkeit: Sie können auf Profile zurückgreifen, die in Ihrem ATS gespeichert sind. Je größer Ihr Pool wird, desto schneller finden Sie Profile, die für Ihre neuen Stellen infrage kommen.

Sie profitieren nun von einem zeitsparenden Programm, das automatisch die Elemente einer Stellenanzeige analysiert und mit den Lebensläufen in Ihrem Pool abgleicht.

Hier sind die Vorteile des CV-Matching im Rahmen des Stellenpools:

• die Garantie, dass Ihr Pool sein volles Potenzial ausschöpft, da das Matching automatisch erfolgt, sobald Sie eine neue Stelle auf Ihrer Karriereseite veröffentlichen,
• erhebliche Kosteneinsparungen, da Sie für die Rekrutierung der Bewerber aus Ihrem Pool bereits zuvor auf Plattformen und anderen Jobbörsen bezahlt haben,
• ein effizienter Einstellungszyklus; die zeitraubenden Schritte von Veröffentlichung, Empfang, Sortierung und Beurteilung von Bewerbungen fallen weg.

Um Ihren Pool optimal zu nutzen, müssen Sie die Informationen in Ihrem ATS mit zuvor sorgfältig ausgewählten Feldern gut segmentieren. Das Ziel ist eine gute Vorbereitung und Vorqualifizierung. Dadurch wird er zu gegebener Zeit leichter zu aktivieren sein. Es ist auch wichtig, die Informationen regelmäßig zu aktualisieren. In nur wenigen Wochen können sich die berufliche Situation, die Adresse oder die Suchkriterien eines Bewerbers ändern. Fordern Sie die Bewerber (durch eine automatische E-Mail) auch regelmäßig auf, zu bestätigen, dass ihre Informationen noch richtig sind, und holen Sie ihre Zustimmung ein, ihre Daten weiter speichern zu dürfen. Die Talent-Pool-Aktualisierung erfordert kontinuierliche Arbeit. Sie müssen schnelle und effiziente Wege finden, Ihren Pool kontinuierlich zu pflegen, um zurückgestellte Profile im Bedarfsfall leicht aktivieren zu können.

Pool-Aktivierung (CRM)

Ein effektives Bewerbermanagement erfordert heute zwangsläufig den Aufbau einer spezifischen Beziehung zu den Bewerbern. Wie wir in Kapitel 2 gesehen haben, wirkt sich der Aufbau und die Entwicklung einer Beziehung zu Ihren Bewerbern positiv auf Ihre Arbeitgebermarke aus und ist auch ein Grundpfeiler der Strategie des Inbound Recruiting.

Sammeln Sie die Lebensläufe nicht nur in Ihren Datenbanken. Bauen Sie eine besondere Beziehung zu den Personen auf, die Ihnen durch ihre Bewerbung ihr Vertrauen geschenkt haben. Das ist CRM (Candidate Relationship Management): die „Verwaltung der Beziehungen“ zu den Bewerbern. Sie müssen Ihre Bewerber als Kunden betrachten, die Sie ansprechen, überzeugen und wieder ansprechen müssen, damit sie regelmäßig auf Ihre Karriereseiten kommen und sich bewerben.

Um die Beziehung zu den Bewerbern zu verbessern, empfehlen wir Ihnen, automatisierte E-Mail-Kampagnen einzurichten. Von Ihrem ATS aus haben Sie, sofern es über einen CRM-Baustein verfügt, die Möglichkeit, Ihre Bewerber auf personalized Weise zu kontaktieren, je nach ihren Profilen und Suchkriterien.

Sie können auch einen bestimmten Tag, eine erreichte Matching-Punktzahl für ein aktives Angebot usw. angeben. Senden Sie neue Stellenangebote mit, die den Fähigkeiten der Kandidaten entsprechen. Sie können auch wiederkehrende Themen-Newsletter versenden, mit Informationen über Berufe, Mitarbeiter oder Veranstaltungen, die für Empfänger interessant sein könnten (z. B. eine von Ihren Teams organisierte Programmier-Challenge).

Durch diese Art der Kommunikation binden Sie Ihre Bewerber an sich. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre berufliche Laufbahn lieber in Ihrem Unternehmen als in anderen fortsetzen wollen. Fordern Sie sie auch auf, die Informationen in ihrer Bewerberakte zu aktualisieren. Auf diese Weise haben Sie aktuelle Kontaktdaten, Profile und Suchkriterien in Ihrer Bewerberdatenbank.

Neben E-Mails und einem Bewerber-Newsletter können Sie Ihren Pool auch über andere Kommunikationskanäle, wie z. B. SMS, automatisieren. Die Macht der SMS ist unbestritten: 2017 verschickten oder empfingen 66 % der Franzosen täglich SMS und 90 % der SMS werden innerhalb von 3 Minuten gelesen (laut dem Barometer 2019 von ARCEP, CGE und Agence numérique).

Um bei der Aktivierung Ihres Pools noch einen Schritt weiterzugehen, können Sie auf der Ebene des Workflows Ihrer E-Mail- und SMS-Sequenzen agieren. Sie schaffen zwischen den Sequenzen automatisierte Bedingungen. Zum Beispiel das Versenden einer Erinnerungsnachricht, wenn die erste Kontakt-E-Mail nicht geöffnet wurde. Oder das Versenden einer Nachricht über einen anderen Kanal (E-Mail oder SMS), wenn die vorherigen Nachrichten nicht geöffnet wurden, um sicherzustellen, dass der Bewerber Ihre Inhalte erhält (und diese nicht in seinem Spam gelandet sind). Sie können auch festlegen, dass eine personalisierte Nachricht nach einem bestimmten Auslöser erscheint, z. B. wenn der Bewerber in den letzten sechs Monaten auf der Shortlist war. Mit Aktivierungssequenzen können Sie den Kontakt zu Ihren Bewerbern persönlicher gestalten, indem Sie ihnen Inhalte der Arbeitgebermarke und wiederkehrende E-Mails schicken.

Sie sollten den Bewerbern zusätzliche Informationen über eine Stelle, Ihr Unternehmen oder neue Möglichkeiten im Zusammenhang mit ihrer letzten Bewerbung bieten. Das Ziel besteht darin, die Konversionsrate (d. h. die Anzahl der Bewerbungen) sowie die Rückkehr und das Engagement Ihrer Bewerber zu erhöhen. Es handelt sich um das Nurturing von Bewerbern.

Wenn Sie Ihren Bewerberpool kontinuierlich und qualitativ hochwertig füllen, wird es Ihnen leichter fallen, rechtzeitig die richtigen Profile zu rekrutieren. Wenn Sie Ihren Pool richtig aktivieren und neu initiieren (mithilfe Ihres ATS, das die Bewerberdaten sammelt und auswertet), können Sie schneller auf dringenden Einstellungsbedarf reagieren. Wenn Sie Ihren Pool besser verwalten, brauchen Sie nicht mehr nach Bewerbern zu suchen, denn Sie haben sie bereits zur Hand.