Best Practices für eine gute Personalverwaltung und schnellere Einstellungen

Die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken, damit sich Interessenten bewerben, reicht nicht aus, wenn Sie Ihren Bewerbungsfluss nicht richtig steuern können. Eine effektive Verwaltung der Bewerbungen ist entscheidend, um die Vorteile der Arbeit, die Sie im Vorfeld geleistet haben, zu nutzen. Es ist schade, wenn Sie den idealen Bewerber verlieren, weil Sie nicht schnell genug auf seine Bewerbung reagieren. Jedem Personalverantwortlichen ist es schon passiert, dass er zu spät bemerkt hat, dass der perfekte Lebenslauf in der Masse der unbearbeiteten Bewerbungen versteckt war. Wenn man endlich den Telefonhörer abhebt, ist der Kandidat nicht mehr verfügbar.

Bei der Verwaltung von Bewerbungen geht es um Effizienz. Sie müssen in der Lage sein, alle Bewerbungen schnell zu bearbeiten. Das Lesen jedes Lebenslaufs, das Sortieren sowie das Prüfen der wichtigsten Informationen ist jedoch ein zeitaufwendiger Prozess. Außerdem ist der Mehrwert für den Personalverantwortlichen gering.

Er sollte vor allem in direktem Kontakt mit qualifizierten Bewerbern stehen und seine Zeit nicht mit der Verwaltung von Bewerbungen verschwenden. Mithilfe digitaler Medien können die meisten Bewerbungen automatisch sortiert werden. Sie müssen also nicht mehr so viel Zeit in die Bearbeitung investieren. Die Theorie klingt verlockend, oder? Aber wie können Sie in der Praxis Zeit sparen und gleichzeitig das Beste aus der Verwaltung Ihrer Bewerbungen herausholen?

Optimieren Sie die Sortierung der Bewerbungen

Mehr als ein Drittel der Stellenangebote im Bereich Vertrieb und Marketing ziehen innerhalb weniger Tage jeweils mindestens 100 Bewerbungen an (Quelle: APEC-Studie). Unabhängig von den Berufen, für die Sie einstellen (die Bewerberlage ist unterschiedlich), müssen Sie Ihr Bewerbungsmanagement optimieren, wenn Sie nicht stundenlang eine Bewerbung nach der anderen sichten wollen.

Die Einstellungsprozesse ziehen sich oft über einen längeren Zeitraum hin (bis zu 10 Wochen bei 15 % der Arbeitgeber, laut Meteojob Job Search Barometer vom Januar 2020). Neben der Organisation von Vorstellungsgesprächen ist das „Entschlüsseln“ der Bewerbungen der zeitintensivste Schritt im Prozess. Ohne die richtigen Werkzeuge verbringen Personalverantwortliche viel Zeit damit, jeden Lebenslauf daraufhin zu überprüfen, ob er die für die Stelle erforderliche Ausbildung, das Sprachniveau und die erforderlichen Technologien aufweist. Auch die Überprüfung der Übereinstimmung von Werdegang und Daten, die der Bewerber angibt, kann sich endlos hinziehen. Was können Sie tun, um sich auf gezielte Bewerbungen zu konzentrieren, die dem gewünschten Profil entsprechen?

Die Suchfunktion „STRG F“ zu verwenden, ist ein guter Anfang, um Schlüsselwörter zu identifizieren (Beispiel: Java J2EE, APICS-Zertifizierung usw.), auch wenn diese Technik sehr begrenzt ist. Das Parsing und Matching von Bewerbungen kann Personalvermittlern die Arbeit erleichtern.

CV-Parsing oder OCRisation

Beim CV-Parsing oder der Extraktion von Daten aus einem Lebenslauf werden alle Informationen automatisch identifiziert, extrahiert und in einer Datenbank gespeichert. Anschließend müssen Sie nur noch automatische Filter für die gewünschten Felder erstellen, um die Bewerbungen nach Begriffen zu filtern, die Sie in der Parsing-Lösung definiert haben. Parsing kommt von dem englischen Verb „to parse“, was so viel bedeutet wie „analysieren“. In Ihrem ATS (Applicant Tracking System) erstellen Sie „Tags“; das sind bestimmte Begriffe, die sich auf die Informationen beziehen, die Sie in den Lebensläufen suchen. Diese Informationen können sich beispielsweise auf die Ausbildung („Ingenieurschule“, „Webentwicklung-Ausbildung“), die Berufserfahrung („Personalreferent“, „Großkundenbetreuer“) oder die Kompetenzen („zweisprachig mit Englisch“, „Workflow-Management“) Ihrer Bewerber beziehen. All diese Begriffe werden dann in einer einzigen Form für alle Lebensläufe zusammengefasst. Was ist das Ziel? Die Lebensläufe automatisch mithilfe von Filtern zu prüfen. Das erleichtert Ihnen das Lesen und die Suche nach relevanten Informationen in der Menge der Bewerbungen.

Das Potenzial von CV-Parsing ist immens. Stellen Sie sich vor, Sie bekommen 250 Bewerbungen für eine einzige Stelle. Sie beschließen, sie zu sortieren, indem Sie eine Tabelle mit den folgenden Daten anlegen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bildungs- und Sprachniveau und Berufserfahrung in Jahren. Sie können dies entweder von Hand tun und damit etwa einen Tag verbringen oder eine Parsing-Software nutzen. Sie „liest“ alle Lebensläufe, identifiziert die gesuchten Informationen und trägt sie in die passenden Spalten Ihrer Nachbereitungstabelle ein. Das Ganze dauert nur wenige Sekunden.

CV-Matching

Das CV-Matching unterstützt Sie bei der Sortierung von Bewerbungen, um die Bearbeitung der besten zu priorisieren. Es basiert auf digitalen Tools, die in Echtzeit und über eine semantische Suche die Merkmale eines Lebenslaufs und einer Stellenanzeige vergleichen, um einen Punktwert für die Übereinstimmung zwischen den beiden zu ermitteln. Anhand eines Prozentsatzes der „Übereinstimmung“ zeigt Ihnen das Matching an, ob der Lebenslauf objektiv mit der Stelle übereinstimmt.

Die erzielte Punktzahl wird Ihnen mitgeteilt, sobald die „Brücken“ zwischen dem Lebenslauf und Ihrer Stelle hergestellt wurden. Ab einer Übereinstimmung von 75 % wird das Profil als relevant für die Stelle angesehen. Unterhalb dieser Punktzahl sollten Sie die Bewerbung weiter prüfen, um ihre Bearbeitung zu verfeinern. Sie können das Anschreiben lesen oder ein Telefoninterview vereinbaren. Das Matching verläuft manuell: Sie müssen den Bewerber über die objektiven Kriterien des automatischen Matchings hinaus bewerten, indem Sie die Persönlichkeit des Bewerbers, seine Soft Skills, seine Motivation, die Übereinstimmung mit Ihrer Unternehmenskultur usw. berücksichtigen.

Das Scoring von Lebensläufen

Wie das Matching vereinfacht auch das Scoring die Bearbeitung Ihrer Bewerbungen mithilfe von Automatisierungstools. Es handelt sich dabei um ein System von Filtern, die, sobald sie ausgelöst werden, Punkte auf eine Bewerbung zählen. Dadurch kann die Bearbeitung von Bewerbungen nach einer automatisch vergebenen Anzahl von Relevanzpunkten priorisiert werden. Beispielsweise können Sie für ein Profil eines internationalen Vertriebsmitarbeiters die Scoring-Regel anhand des Sprachniveaus festlegen: 5 Punkte für muttersprachliches Englisch, 2 Punkte für fließendes Englisch etc. Sie können eine Punktzahl hinzufügen, die auf der Erfahrung des Bewerbers basiert: 5 Punkte für mehr als drei Jahre Auslandserfahrung, 3 Punkte für internationale Erfahrung von einem bis drei Jahren usw.