NOM 037: obligaciones establecidas y gestión de nóminas del home office

Así, el teletrabajo, según la Ley laboral mexicana se define como una forma de organización subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares distintos al establecimiento del patrón, por lo que no se requiere la presencia física en el centro de trabajo, utilizando primordialmente las tecnologías de la información y comunicación, para el contacto y mando entre el trabajador y el patrón.

Esta reforma precisa que los jefes son corresponsables de la seguridad y salud del empleado no obstante de encontrarse fuera del centro principal del negocio. Por ello, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social emitió la Norma Oficial Mexicana NOM-037-STPS donde se establecen los requerimientos mínimos para un adecuado desarrollo de la modalidad de teletrabajo, su implementación y supervisión.

¿En qué consiste la NOM 037? ¿En qué cambia la Ley Federal de Trabajo?

La Norma Oficial Mexicana es una regulación técnica de carácter obligatorio, expedida por alguna secretaría de Estado y, en el caso concreto la NOM-037, fue creada en cumplimiento al artículo 330-J de la Ley Federal del Trabajo para prevenir riesgos principalmente físicos y psicosociales para el trabajador remoto, precisa los requerimientos mínimos indispensables para elaborar una Política de teletrabajo, los parámetros de evaluación del cumplimiento y su implementación.

Esta norma entró en vigor el día 05 de diciembre de 2023 y con ello, las obligaciones bilaterales que se establecen en la misma, destacando los mecanismos de evaluación para determinar si el espacio de trabajo es adecuado.

El patrón, a través de la Comisión de Seguridad e Higiene de la empresa, es el responsable del vigilar cumplimiento de las políticas de teletrabajo que se elaboren al amparo de la NOM-037.

¿Cuáles son las obligaciones establecidas para los patrones?

Proporcionar herramientas necesarias, proveer al trabajador de computadora, su instalación y mantenimiento, mobiliario ergonómicamente adecuado e insumos necesarios para el desempeño adecuado del trabajo.

Pagar el servicio de telecomunicaciones y una parte proporcional de la electricidad.

Evaluar las condiciones de trabajo, ya sea mediante una encuesta que sugiere la NOM-037, o mediante una visita que realice la Comisión al lugar donde laborará el empleado para corroborar que las condiciones son óptimas para prevenir riesgos de trabajo.

Dar seguimiento, la supervisión del cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud se deberá verificarse periódicamente para garantizar que el espacio siga siendo adecuado.

Elaborar e implementar una Política de teletrabajo. Los empleadores deberán contar con una política de teletrabajo apegada a los parámetros mínimos que establece la NOM-037, que contemple incluso los motivos por los que podrá ser reversible esa modalidad y regresar a actividades presenciales.

Respetar el derecho de desconexión del trabajador al concluir la jornada de trabajo.

Las empresas estarán obligadas a tener evidencia documentada del proceso, pago de los servicios, mecanismos de comunicación, de los motivos específicos por los que se requiera que el trabajador asista a la oficina y de la entrega y mantenimiento que se dé al equipo de trabajo.

¿Cuáles son las obligaciones establecidas para los empleados

• Observar la Política de Teletrabajo que implementen las organizaciones.
• Permitir la comprobación física de las condiciones de seguridad y salud en el lugar de trabajo o aplicar la encuesta de verificación.
• Informar oportunamente a la empresa cualquier alteración de las condiciones, o situaciones, que impidan u obstaculicen el desarrollo del teletrabajo en el lugar acordado, tanto físicas como acontecimientos traumáticos severos que hubiere presenciado o sufrido en ejercicio de su trabajo.
• Resguardar y conservar en buen estado los equipos, materiales, útiles y mobiliario ergonómico proporcionado.
• Informar por escrito y con antelación el cambio de domicilio definitivo o temporal, para efecto de que se pueda comprobar el cumplimiento de las condiciones de trabajo en el nuevo lugar.
• Acudir a la capacitación que proporcione el patrón.
• Participar en las reuniones presenciales o virtuales organizadas para evitar el aislamiento social.
• Avisar de los riesgos que sufra en el lugar de trabajo en el ejercicio de sus actividades ocurridos durante su jornada.

¿Qué hay que tener en cuenta en cuanto a las condiciones de seguridad y salud?

El teletrabajo debe ser un instrumento eficiente y seguro para la ejecución de las labores encomendadas al trabajador por lo que la compañía debe proveer los instrumentos necesarios para su realización, cuidando que el ambiente donde se desarrolle el trabajo sea adecuado para prevenir un daño físico al trabajador y sobre todo evitando el aislamiento social, por ello la NOM-037 toma en cuenta condiciones de iluminación, ventilación, entorno y la posible reversión de la modalidad del teletrabajo a presencial cuando sea favorable para el trabajador remoto.

¿Se conocen las posibles sanciones en caso de no aplicar correctamente esta Norma?

La inobservancia de las obligaciones patronales en materia de seguridad y salud serán sancionadas por la Ley Federal del Trabajo con multas que oscilan entre los $25,935 pesos a $259,350 pesos y la inaplicación de la NOM-037 será sancionado por Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo con multas que van desde $62,232.50 hasta más de un millón de pesos.

Utilizar un SIRH como aliado principal

Con el fin de asegurarse que los empleados realizan correctamente los descansos laborales según la Ley, que no realizan horas extra no autorizadas y que respetan las necesidades empresariales, las organizaciones pueden hacer uso de una herramienta que simplifique el seguimiento de las diferentes jornadas laborales.

Las organizaciones estarán en capacidad de gestionar la flexibilidad laboral de sus empleados sin perder el control, gracias a herramientas como Cegid Visualtime que permite incorporar un sistema automatizado y parametrizado de la gestión de turnos, ausencias, vacaciones, homeoffice, etc.

Además, al disponer de la analítica apropiada, los profesionales de Recursos Humanos y de la Nómina, están en capacidad de generar análisis, evaluaciones y obtener resultados del rendimiento y la proactividad de las jornadas híbridas de sus empleados de forma ágil y objetiva.

Conclusión

El gobierno mexicano busca alinearse con la actualidad del futuro laboral,proporcionando una mayor flexibilidad a los empleados con el fin de que estos puedan conciliar mejor la vida profesional con la vida laboral.

Por medio de la regularización del trabajo a distancia o home office con la NOM 037, se le permite tanto a las empresas establecer pautas legales que estipulen ciertos límites a respetar incluso si el empleado se encuentra a distancia como a los empleados para que estos lleven a cabo sus tareas de una manera correcta, cubiertos por la Ley del Federal del Trabajo desde sus hogares.

Para vigilar el correcto cumplimiento del trabajo híbrido o a distancia es casi indispensable para las organizaciones contar con una herramienta que automatice ciertos procesos como el registro de asistencia, el control de ausencias, etc. y así llevar a cabo un seguimiento ágil de las diferentes jornadas laborales.