Verwaltung des Recruitings
Vertragsgestaltung und Onboarding
9 Dezember 2024
Unternehmen investieren viel Zeit und Personal, um den bestmöglichen Kandidaten einzustellen. Diese Bemühungen verpuffen aber, sobald der Einstellungsprozess abgeschlossen scheint. Es ist schade, wenn der gesamte Aufwand auf dem Einstellungsprozess liegt und die darauffolgende entscheidende Phase des Onboardings vernachlässigt wird. Betrachten Sie in Zukunft die Phasen des Vertragsabschlusses und des Onboardings als festen Bestandteil Ihrer Einstellungsprozesse.
Das Interesse am Bewerber nimmt in seiner Wahrnehmung also schon vor seiner Ankunft im Unternehmen ab. Das nimmt ihm tendenziell die Motivation, sobald sich die Aufregung um die Vorstellungsgespräche gelegt hat (vgl. Grafik). Es bleibt eine Ungewissheit, weil Sie nichts von dem Bewerber hören, und ihm geht es genauso. Tauschen Sie sich unbedingt regelmäßig mit ihm aus, um sein Interesse an der Stelle und dem Unternehmen aufrechtzuerhalten und neu zu wecken.
Die Kündigungsfristen bei seinem aktuellen Arbeitgeber können sich über mehrere Monate hinziehen, sodass Sie sich am Tag des Stellenantritts fragen: Wird der Bewerber überhaupt kommen? Wird er noch motiviert sein, die Probezeit zu absolvieren? Wenn Sie vor der Onboarding-Phase keine gegenseitigen Nachrichten erhalten, gehen Sie ein echtes Risiko ein. Kontaktieren Sie ihn schon vor seinem ersten Arbeitstag.
Wenn Sie die Einarbeitung eines zukünftigen Mitarbeiters vernachlässigen, kann dies zum Scheitern der Einstellung führen und alle zuvor unternommenen Anstrengungen zunichtemachen. Denken Sie daran, dass der Vertrags- und Onboarding-Prozess eine Fortsetzung der Kandidatenreise ist.
Wie können Ihnen digitale Tools dabei helfen, diesen letzten Schritt zu gehen und den Kampf um die Talente zu gewinnen?
Halten Sie das Interesse des Bewerbers aufrecht und vereinfachen Sie die Vertragsunterzeichnung
Der Einstellungsvorgang beginnt lange vor der physischen Ankunft des neu eingestellten Mitarbeiters in Ihren Räumlichkeiten. Schon beim Verfassen der Stellenbeschreibung und in der Briefing-Phase mit den operativen Managern müssen Sie wissen, wie die ausgewählte Person bei der Arbeitsaufnahme empfangen wird: Treffen mit dem Team, Einarbeitungstag, Schulungsprogramm, Willkommensdrink, Bestellung von Arbeitsmitteln und Geräten usw. Diese Dinge wirken sich ggf. negativ auf die Onboarding-Phase des Bewerbers aus, wenn sie nicht vor seiner Ankunft durchdacht und vorbereitet werden. Der Onboarding-Prozess muss mit dem HR-Team abgestimmt sein, aber vom Manager und den Kollegen geleitet werden. Bei Stellen, die einen schnellen Kompetenzaufbau erfordern, können Sie die Schulungsschritte, die dem Mitarbeiter am Tag der Arbeitsaufnahme angeboten werden, antizipieren und vorbereiten. Es kann sinnvoll sein, vorab darzulegen, von wem und wann der neue Mitarbeiter nach seiner Ankunft im Unternehmen geschult wird.
Das Pre-Onboarding
Während des gesamten Einstellungsverfahrens muss der Bewerber im Mittelpunkt stehen. Diese Aufmerksamkeit darf nicht nachlassen oder gar ganz verschwinden, nachdem der Bewerber seinen Wunsch, in Ihr Unternehmen einzutreten, bestätigt hat. Die Pre-Onboarding-Phase ist der Zeitraum zwischen der mündlichen Annahme eines Stellenangebots durch den Bewerber und seinem tatsächlichen Eintreffen im Unternehmen. Sie kann mehrere Wochen oder sogar Monate dauern (insbesondere bei langen Kündigungsfristen).
Wenn Sie die Beziehung zu der Person in dieser Zeit nicht aufrechterhalten, laufen Sie Gefahr, dass sie sich vernachlässigt fühlt, ihre Entscheidung überdenkt und beschließt, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln. Es kann sogar sein, dass das aktuelle Unternehmen der Person ein Gegenangebot macht (oft mit einer Gehaltserhöhung), um sie in der Belegschaft zu halten. Dies geschieht sehr häufig, vor allem in Bereichen, in denen es einen Mangel an Bewerbern gibt, wie z. B. in der IT-Branche. In diesem Fall sind die Arbeitnehmer gezwungen, ihre gesamte Kündigungsfrist einzuhalten. In diesen drei Monaten können sie von anderen Unternehmen mit besseren Angeboten als den Ihren angesprochen und überzeugt werden.
Sorgen Sie dafür, dass die Verbindung zum Bewerber nie abbricht. Das haben Sie auch während des Einstellungsprozesses getan – mit Telefonanrufen, informativen E-Mails über Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder Einladungen in Ihre beruflichen sozialen Netzwerke (wie **LinkedIn**-Seite oder Glassdoor). Sie können über viele Kanäle in Kontakt bleiben. Am besten ist es, die Person direkt anzurufen, vor allem, um sie nach den entscheidenden Schritten zu fragen, die ein Jobwechsel mit sich bringt. Eine Kündigung ist ein besonders stressiger Moment. Es ist immer gut, für den Bewerber ein offenes Ohr zu haben, um ihn zu beruhigen und ihm bei Bedarf Ratschläge zu erteilen. Auch wenn die Übernahme der Stelle einen Umzug mit sich bringt, können Sie ihm bei Bedarf Tipps geben.
Ergänzen Sie Ihre Telefongespräche durch einfache E-Mails in Form von personalisierten Tutorials, in denen Sie die Empfehlungen mehrerer Teammitglieder zusammenfassen. Sie können für Ihre Personalabteilung einen Mechanismus einrichten, der vorgefertigte E-Mails mit Anlagen an die Bewerber schickt (z. B. Handbücher und praktische Dokumente für die Ankunft am neuen Standort oder sogar Fragen zu Arbeitsmitteln). Richten Sie Erinnerungen für den Manager ein, damit er sich mit dem neuen Mitarbeiter über Themen im Hinblick auf seinen Arbeitsbeginn austauscht. Dadurch wird der Bewerber an das Unternehmen gebunden und die Wertschätzung verstärkt. Durch persönliche Betreuung und auf digitalem Weg soll das Pre-Onboarding-Erlebnis optimiert werden.
Sechs Beispiele für eine Pre-Onboarding-Kontaktaufnahme:
- Auswahl der Materialien,
- Versenden von E-Mail- und Intranet-Zugängen,
- Fragerunde mit einem Personalverantwortlichen, um sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft,
- Durchsicht des Arbeitsvertrags mit dem HR,
- Erklärung, wie das verwendete System der Essensmarken funktioniert,
- Fotos der Räumlichkeiten und des zukünftigen Büros des neuen Mitarbeiters (mit einer netten Botschaft, z. B.: „Dein Büro wartet schon auf dich!“)
Onboarding: wie man den Prozess zu einem echten Erlebnis macht?
Jetzt mehr erfahrenDie elektronische Signatur
Als Personalverantwortlicher sollten Sie die elektronische Signatur nutzen, um Ihre Einstellungszusagen vertraglich zu formalisieren. Die e-Signatur ist einfach einzusetzen und erspart es dem Bewerber, sich in Ihre Räumlichkeiten begeben zu müssen, um Ihr Einstellungsangebot zu unterschreiben. Wenn Arbeitsverträge erst am Tag der Arbeitsaufnahme unterzeichnet werden, kann das zu einer Absage in letzter Minute führen. Die elektronische Signatur ermöglicht es, ein digitales Dokument zu unterzeichnen und gleichzeitig seine Integrität sowie die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.
Die elektronische Signatur ist mittlerweile unumgänglich. Hier sind die Vorteile der elektronischen Signatur im Rahmen Ihrer Einstellungen:
- Zeiteinsparung: Sie macht es möglich, den unterzeichneten Vertrag sofort zu übermitteln (im Gegensatz zur handschriftlichen Unterzeichnung vor Ort)
- Vereinfachung der Candidate Experience: Sie ermöglicht es dem Neuzugang, seine Unterschrift mit wenigen Klicks (und in wenigen Sekunden) zu leisten.
- Modernisierung des Unternehmensimages: Sie zeigt, dass Sie sich von altmodischen Verfahren verabschiedet haben.
- Senkung der Rücktrittsquote, da der Zeitaufwand für das Versenden von Briefen und Verträgen in Papierform das Risiko birgt, dass einige sehr gefragte Bewerber abspringen.
Das Onboarding richtig gestalten
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess würde die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Gesamtproduktivität ihrer Teams um 70 % verbessern (Quelle: Glassdoor, 2015). Daher ist es wichtig, das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter so gut wie möglich zu gestalten. Der Onboarding-Prozess umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um seine neuen Mitarbeiter zu begrüßen und zu integrieren. Der Begriff Onboarding wird auch mit „Einsteigen“ übersetzt. Er umfasst auch die Einarbeitungszeit, d. h. die Zeit, die benötigt wird, um ein neues Arbeitsumfeld kennenzulernen und neue Arbeitsmethoden zu erlernen. Betrachten Sie die Einarbeitungszeit eines neu eingestellten Mitarbeiters nicht als verlorene Zeit, sondern als langfristige Investition.
Checkliste für eine erfolgreiche Integration am Tag X:
- Anwesenheit des Managers, der Kollegen und des Personalverantwortlichen der neu eingestellten Person,
- Übergabe von 100 % funktionstüchtigen Arbeitsmitteln und Geräten,
- im Voraus geplante Willkommensveranstaltung,
- sorgfältig geplantes Bildungsprogramm,
- Ernennung eines dedizierten „digitalen Mentors“.
Der digitale Mentor
Denken Sie daran, dass ein gut integrierter Mitarbeiter in erster Linie ein Mensch ist, der vom ersten Tag an ein hundertprozentig funktionierendes Arbeitsumfeld hat. Das hört sich einfach an, ist aber nicht selbstverständlich. Der Computer, das Namensschild, der Schreibtisch, die E-Mail-Adresse, etc.: Alles muss funktionstüchtig sein. Ein schlecht ausgerüsteter Mitarbeiter ist nicht sofort einsatzbereit. Und er fühlt sich nicht wohl. Es entsteht ein Misstrauen und ein Gefühl der mangelnden Wertschätzung, wenn der Arbeitgeber am Tag X nicht gut vorbereitet ist. Wenn Sie dies vermeiden möchten, empfehlen wir Ihnen, einen digitalen Mentor für jeden Neuankömmling zu ernennen. Das kann ein Kollege sein, der im selben Team wie die Person arbeitet, ein Personalverantwortlicher oder sogar ein Mitarbeiter, der ausschließlich für diese Funktion vorgesehen ist. Der „digitale Partner“ hat die Aufgabe, die Integration des neuen Mitarbeiters auf menschlicher und materieller Ebene zu erleichtern. Er soll als Bindeglied fungieren zwischen der Personalabteilung, den internen Teams, den digitalen Tools und der Person. Der Mentor soll ein Begleiter sein bei der Entdeckung des neuen Arbeitsumfelds. Er erleichtert dem Neuzugang das Ankommen, indem er ihn mit den kulturellen Normen des Unternehmens und praktischen Informationen vertraut macht.
Der Onboarding-Prozess bringt viele lästige Verwaltungsaufgaben mit sich. Aber Sie wissen nach der Lektüre dieses Buches, dass Verwaltungsaufgaben sich automatisieren lassen. Mithilfe digitaler Technologien können Sie alle zeitraubenden und sich wiederholenden Schritte automatisieren, z. B. die Einrichtung geschäftlicher E-Mail-Adressen, die Übermittlung der erforderlichen Unterlagen oder die Erstellung von Zugangsdaten für das Unternehmensnetzwerk. Einige HRIS verwalten den Onboarding-Prozess fast vollständig, sodass Sie sicher sein können, dass Sie nichts vergessen. Die Digitalisierung des Onboardings sollte jedoch nicht die menschliche Komponente dieses wichtigen Moments ersetzen. Im Gegenteil, sie sollte die soziale Bindung stärken. So kann der digitale Mentor beispielsweise soziale Netzwerke und interne Wikis nutzen, um die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Er kann den neuen Mitarbeiter dazu auffordern, ein Profil zu erstellen und eine kurze Präsentation zu posten, und gleichzeitig eine Veranstaltung organisieren (Begrüßungsgetränk, Team-Lunch). All dies kann sogar vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters geschehen, damit er eine bessere Vorstellung davon bekommt, wer seine neuen Arbeitskollegen sind (und umgekehrt).
Die Digitalisierung von Teilen des Onboardings ist auch ein Mittel, um den neuen Mitarbeiter unabhängiger zu machen, indem er von der ständigen Aufsicht eines Ausbilders befreit wird. Der digitale Partner kann aus der Ferne verfolgen, wie der Mitarbeiter seine Lernmodule absolviert – im eigenen Tempo. Je schneller der Mitarbeiter an Autonomie gewinnt, umso selbstbewusster und kompetenter wird er. Sie haben dann bessere Chancen, dass er die Probezeit erfolgreich absolviert.
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