Vertragsgestaltung und Onboarding

Halten Sie das Interesse des Bewerbers aufrecht und vereinfachen Sie die Vertragsunterzeichnung

Der Einstellungsvorgang beginnt lange vor der physischen Ankunft des neu eingestellten Mitarbeiters in Ihren Räumlichkeiten. Schon beim Verfassen der Stellenbeschreibung und in der Briefing-Phase mit den operativen Managern müssen Sie wissen, wie die ausgewählte Person bei der Arbeitsaufnahme empfangen wird: Treffen mit dem Team, Einarbeitungstag, Schulungsprogramm, Willkommensdrink, Bestellung von Arbeitsmitteln und Geräten usw. Diese Dinge wirken sich ggf. negativ auf die Onboarding-Phase des Bewerbers aus, wenn sie nicht vor seiner Ankunft durchdacht und vorbereitet werden. Der Onboarding-Prozess muss mit dem HR-Team abgestimmt sein, aber vom Manager und den Kollegen geleitet werden. Bei Stellen, die einen schnellen Kompetenzaufbau erfordern, können Sie die Schulungsschritte, die dem Mitarbeiter am Tag der Arbeitsaufnahme angeboten werden, antizipieren und vorbereiten. Es kann sinnvoll sein, vorab darzulegen, von wem und wann der neue Mitarbeiter nach seiner Ankunft im Unternehmen geschult wird.

Die elektronische Signatur

Als Personalverantwortlicher sollten Sie die elektronische Signatur nutzen, um Ihre Einstellungszusagen vertraglich zu formalisieren. Die e-Signatur ist einfach einzusetzen und erspart es dem Bewerber, sich in Ihre Räumlichkeiten begeben zu müssen, um Ihr Einstellungsangebot zu unterschreiben. Wenn Arbeitsverträge erst am Tag der Arbeitsaufnahme unterzeichnet werden, kann das zu einer Absage in letzter Minute führen. Die elektronische Signatur ermöglicht es, ein digitales Dokument zu unterzeichnen und gleichzeitig seine Integrität sowie die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.

Die elektronische Signatur ist mittlerweile unumgänglich. Hier sind die Vorteile der elektronischen Signatur im Rahmen Ihrer Einstellungen:

• Zeiteinsparung: Sie macht es möglich, den unterzeichneten Vertrag sofort zu übermitteln (im Gegensatz zur handschriftlichen Unterzeichnung vor Ort)
• Vereinfachung der Candidate Experience: Sie ermöglicht es dem Neuzugang, seine Unterschrift mit wenigen Klicks (und in wenigen Sekunden) zu leisten.
• Modernisierung des Unternehmensimages: Sie zeigt, dass Sie sich von altmodischen Verfahren verabschiedet haben.
• Senkung der Rücktrittsquote, da der Zeitaufwand für das Versenden von Briefen und Verträgen in Papierform das Risiko birgt, dass einige sehr gefragte Bewerber abspringen.

Der digitale Mentor

Denken Sie daran, dass ein gut integrierter Mitarbeiter in erster Linie ein Mensch ist, der vom ersten Tag an ein hundertprozentig funktionierendes Arbeitsumfeld hat. Das hört sich einfach an, ist aber nicht selbstverständlich. Der Computer, das Namensschild, der Schreibtisch, die E-Mail-Adresse, etc.: Alles muss funktionstüchtig sein. Ein schlecht ausgerüsteter Mitarbeiter ist nicht sofort einsatzbereit. Und er fühlt sich nicht wohl. Es entsteht ein Misstrauen und ein Gefühl der mangelnden Wertschätzung, wenn der Arbeitgeber am Tag X nicht gut vorbereitet ist. Wenn Sie dies vermeiden möchten, empfehlen wir Ihnen, einen digitalen Mentor für jeden Neuankömmling zu ernennen. Das kann ein Kollege sein, der im selben Team wie die Person arbeitet, ein Personalverantwortlicher oder sogar ein Mitarbeiter, der ausschließlich für diese Funktion vorgesehen ist. Der „digitale Partner“ hat die Aufgabe, die Integration des neuen Mitarbeiters auf menschlicher und materieller Ebene zu erleichtern. Er soll als Bindeglied fungieren zwischen der Personalabteilung, den internen Teams, den digitalen Tools und der Person. Der Mentor soll ein Begleiter sein bei der Entdeckung des neuen Arbeitsumfelds. Er erleichtert dem Neuzugang das Ankommen, indem er ihn mit den kulturellen Normen des Unternehmens und praktischen Informationen vertraut macht.

Der Onboarding-Prozess bringt viele lästige Verwaltungsaufgaben mit sich. Aber Sie wissen nach der Lektüre dieses Buches, dass Verwaltungsaufgaben sich automatisieren lassen. Mithilfe digitaler Technologien können Sie alle zeitraubenden und sich wiederholenden Schritte automatisieren, z. B. die Einrichtung geschäftlicher E-Mail-Adressen, die Übermittlung der erforderlichen Unterlagen oder die Erstellung von Zugangsdaten für das Unternehmensnetzwerk. Einige HRIS verwalten den Onboarding-Prozess fast vollständig, sodass Sie sicher sein können, dass Sie nichts vergessen. Die Digitalisierung des Onboardings sollte jedoch nicht die menschliche Komponente dieses wichtigen Moments ersetzen. Im Gegenteil, sie sollte die soziale Bindung stärken. So kann der digitale Mentor beispielsweise soziale Netzwerke und interne Wikis nutzen, um die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Er kann den neuen Mitarbeiter dazu auffordern, ein Profil zu erstellen und eine kurze Präsentation zu posten, und gleichzeitig eine Veranstaltung organisieren (Begrüßungsgetränk, Team-Lunch). All dies kann sogar vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters geschehen, damit er eine bessere Vorstellung davon bekommt, wer seine neuen Arbeitskollegen sind (und umgekehrt).

Die Digitalisierung von Teilen des Onboardings ist auch ein Mittel, um den neuen Mitarbeiter unabhängiger zu machen, indem er von der ständigen Aufsicht eines Ausbilders befreit wird. Der digitale Partner kann aus der Ferne verfolgen, wie der Mitarbeiter seine Lernmodule absolviert – im eigenen Tempo. Je schneller der Mitarbeiter an Autonomie gewinnt, umso selbstbewusster und kompetenter wird er. Sie haben dann bessere Chancen, dass er die Probezeit erfolgreich absolviert.