Suivi de facturation client sur Excel : la fausse bonne idée ?

Quels sont les avantages d’un outil de facturation ?

L’adoption d’un logiciel de facturation vous fait profiter de nombreux avantages, dont par exemple :

• une limitation du risque d’erreurs grâce à un tableau de bord intuitif (doublons dans le numéro de facture, erreurs sur les montants HT et TTC, etc.) ;
• une optimisation pour répondre aux nouveaux critères légaux de la facturation électronique en Belgique ;
• une adaptabilité à tous les secteurs d’activité et à l’évolution des normes ;
• un suivi qui facilite les tâches administratives ;
• l’envoi de relances automatiques pour les factures en attente ;
• un gain de temps et d’argent ;
• une simplification de la gestion de l’activité grâce à l’automatisation ;
• une centralisation des données pour une vision globale ;
• une réduction du papier et des économies sur le coût d’envoi des factures.

Suivi de facturation client : le cas des TPE/PME du secteur du transport

Vous gérez une entreprise de transport ? Étudions plus en détail les risques de l’utilisation d’Excel pour le suivi de facturation et les avantages d’un outil dédié dans ce contexte.

Quels risques à utiliser Excel pour le suivi de facturation de mon entreprise de transport ?

Une mauvaise estimation de vos coûts d’exploitation

En premier lieu, le suivi manuel des coûts de carburant dans Excel peut s’avérer fastidieux, sans oublier qu’il augmente les risques d’erreurs et/ou de retards dans l’estimation des coûts d’exploitation. Cette difficulté s’ajoute à la fluctuation des prix qui rend le processus complexe et peut vous amener à facturer à perte.

Un manque de visibilité

De même, pour l’entretien de vos véhicules, vous stockez probablement un certain nombre de pièces détachées. Or, la visibilité en temps réel sur votre stock est plus que limitée si vous utilisez Excel, ce qui pourrait pénaliser votre atelier en interne, le cas échéant.

Un contrôle de vos fluctuations de trésorerie restreint

Enfin, si vous faites face à des flux de trésorerie compliqués, comme de nombreuses entreprises de transport, vous prenez le risque d’augmenter les erreurs de facturation et de causer des retards de trésorerie.

Quels avantages à utiliser un logiciel de facturation pour mon entreprise de transport ?

Gain de temps

Sans surprise, l’utilisation d’un logiciel de facturation adapté à votre secteur d’activité vous fait gagner un temps considérable. Vous automatisez les tâches récurrentes (devis, factures, etc.), tout en assurant un suivi de facturation efficace.

Consolide votre crédibilité professionnelle

Ne sous-estimez pas non plus que si un tel outil réduit les erreurs de facturation et standardise les relances, il renforce aussi votre image professionnelle. Vos factures sont envoyées dans les plus brefs délais et représentent dignement le professionnalisme de votre entreprise auprès de vos prospects et clients. Finis les délais de paiement interminables !

Plus de flexibilité

Notez qu’un logiciel de facturation vous permet d’accéder à vos données depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Si vous êtes souvent en déplacement pour des raisons professionnelles ou si vous travaillez à l’international, c’est un atout non négligeable.

Une trésorerie plus saine

Également, par ce biais, vous renforcez votre trésorerie en répondant aux besoins spécifiques de votre secteur et aux contraintes de votre activité (coûts élevés pour la maintenance des véhicules, prix du carburant, etc.).

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’utilisation d’Excel pour le suivi de la facturation vous expose à des risques légaux et fiscaux, mais aussi à des erreurs et à un manque de visibilité financière conséquent. Pour une meilleure conformité, mais aussi pour plus d’efficacité et une gestion financière optimale, passer sur un logiciel de facturation semble être une piste privilégiée. Cela vous permettra d’optimiser vos processus et de vous concentrer sur la satisfaction client, soit une recette gagnante !