Human Capital Management

Werven als een baas: best practices voor effectief sollicitatiebeheer

Gepubliceerd op 11 december 2024

Gewijzigd op 8 januari 2025

5 Minuten

Je kunt de aandacht van potentiële kandidaten trekken, maar dat betekent weinig als je de stroom sollicitaties niet goed kunt managen. Effectief sollicitatiebeheer is super belangrijk om het maximale uit je inspanningen te halen. Het is zonde om de ideale kandidaat te missen omdat je niet snel genoeg op hun sollicitatie hebt gereageerd.

Het managen van sollicitaties draait allemaal om efficiëntie. Je moet in staat zijn om alle aanvragen snel te verwerken. Maar het lezen, sorteren en controleren van de belangrijkste informatie in elk cv is een tijdrovend proces. En eerlijk gezegd, niet echt een leuke taak. Je zou je vooral moeten kunnen focussen op gekwalificeerde kandidaten en niet je tijd moeten verspillen aan het doorploegen van sollicitaties. Dankzij digitale media kunnen de meeste sollicitaties automatisch worden gesorteerd, waardoor je niet zoveel tijd hoeft te investeren in de verwerking. Maar hoe kun je in de praktijk tijd besparen en het meeste uit je sollicitatiebeheer halen?

Optimaliseer de sortering van sollicitaties

Meer dan een derde van de vacatures in de verkoop en marketing sector trekt binnen enkele dagen minimaal 100 sollicitaties aan (Bron: APEC-studie). Ongeacht de rollen waarvoor je aanwerft, moet je je sollicitatiebeheer optimaliseren als je niet uren wilt besteden aan het beoordelen van de ene sollicitatie na de andere.

Wervingsprocessen duren vaak een lange tijd (tot 10 weken voor 15% van de werkgevers, volgens de Meteojob Job Search Barometer van januari 2020). Naast het organiseren van interviews is het “ontcijferen” van de sollicitaties de meest tijdrovende stap in het proces. Zonder de juiste tools besteden HR-professionals veel tijd aan het controleren van elk cv op de vereiste kwalificaties, taalvaardigheid en benodigde technologieën voor de rol. Bovendien kan het verifiëren van de consistentie tussen de achtergrond van de kandidaat en de verstrekte informatie eindeloos voortduren. Wat kun je doen om je te concentreren op gerichte sollicitaties die overeenkomen met het gewenste profiel?

Het gebruik van de “CTRL F” zoekfunctie is een goed begin om sleutelwoorden (bijv. Java J2EE, APICS-certificering, enz.) te identificeren, hoewel deze techniek behoorlijk beperkt is. Parsing en het matchen van sollicitaties kan het werk voor recruiters gemakkelijker maken.

CV Parsing of OCR

Met CV parsing of de extractie van gegevens uit een CV, wordt alle informatie automatisch geïdentificeerd, geëxtraheerd en opgeslagen in een database. Je hoeft vervolgens alleen maar automatische filters te creëren voor de gewenste velden om de aanvragen te sorteren op basis van de termen die je hebt gedefinieerd in de parsing-oplossing. Parsing komt van het Engelse werkwoord “to parse,” wat “analysieren” betekent. In je ATS (Applicant Tracking System) creëer je “tags”; dit zijn specifieke termen die verband houden met de informatie waar je naar op zoek bent in de CV’s. Deze informatie kan betrekking hebben op opleiding (“hotelschool,” “opleiding ICT”), werkervaring (“HR-medewerker,” “key account manager”), of vaardigheden (“spreekt vloeiend Engels,” “workflowbeheer”) van je sollicitanten. Al deze termen worden vervolgens samengevat in een enkel formaat voor alle CV’s. Wat is het doel? Om CV’s automatisch te beoordelen met behulp van filters. Dit maakt het gemakkelijker voor je om relevante informatie te lezen en te zoeken tussen de vele aanvragen.

Het potentieel van CV parsing is immens. Stel je voor dat je 250 aanvragen voor een enkele functie ontvangt. Je besluit ze te sorteren door een tabel te maken met de volgende gegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, opleidingsachtergrond en taalvaardigheid, en jaren werkervaring. Je kunt dit handmatig doen, wat ongeveer een dag kost, of gebruikmaken van parsing software. Het “leest” alle CV’s, identificeert de gevraagde informatie en voert deze in de juiste kolommen van je vervolg tabel in. Het hele proces duurt slechts enkele seconden.

CV Matching

CV Matching helpt je om aanvragen te sorteren en prioriteit te geven aan de beste. Het maakt gebruik van digitale tools die de kenmerken van een CV en een vacature in real-time vergelijken via semantische zoektocht om een score voor de match tussen beiden te bepalen. Op basis van een percentage van “match” geeft het systeem aan of het CV objectief overeenkomt met de functie.

De behaalde score wordt aan jou gecommuniceerd zodra de “bruggen” tussen het CV en je functie zijn gelegd. Een match van 75% of meer wordt als relevant voor de rol beschouwd. Onder deze score moet je de aanvraag verder bekijken om je verwerking te verfijnen. Je kunt de motivatiebrief lezen of een telefonisch interview plannen. Het matchingproces is handmatig: je moet de kandidaat beoordelen voorbij de objectieve criteria van geautomatiseerde matching door rekening te houden met de persoonlijkheid, soft skills, motivatie, afstemming met de bedrijfscultuur, en meer.

CV Scoring

Net als matching vereenvoudigt scoring de verwerking van je aanvragen met behulp van automatiseringtools. Het is een systeem van filters die, eenmaal geactiveerd, punten aan een aanvraag toekennen. Dit maakt het mogelijk om aanvragen te prioriteren op basis van een automatisch toegewezen aantal relevantiepunten. Je kunt bijvoorbeeld de scoringsregel voor het profiel van een internationale verkoopvertegenwoordiger instellen op basis van taalvaardigheid: 5 punten voor native English, 2 punten voor vloeiend Engels, enzovoort. Je kunt ook een score toevoegen op basis van de ervaring van de kandidaat: 5 punten voor meer dan drie jaar internationale ervaring, 3 punten voor één tot drie jaar internationale ervaring, enzovoort.

De voordelen en het gebruik van een ATS

Tegenwoordig kunnen veel recruitmentprogramma’s alle CV’s in hun databases nauwkeurig sorteren. Hier zijn een paar voorbeelden van wat een ATS voor jou kan doen:

Alle sollicitaties van verschillende kanalen op één plek verzamelen, zoals spontane sollicitaties op de carrièrewebsite, reacties op vacatures op vacaturebanken, sollicitaties via sociale netwerken, verwijzingen, enzovoort.
CV’s beoordelen in de database op basis van door jou ingestelde criteria, vergelijkbaar met zoekopdrachten op vacaturebanken.
De huidige versie van een CV bijhouden terwijl eerdere versies worden opgeslagen, zodat je eventuele wijzigingen in het carrièrepad van de kandidaat kunt identificeren.
Sollicitaties historiseren en koppelen aan een enkel aanvraagrecord.
De voortgang van een kandidaat in het wervingsproces bevestigen door verschillende betrokken partijen, zoals HR Manager, Recruitment Lead, Manager, enz.
Herinneringen sturen en anderen betrekken bij het wervingsproces om feedback over kandidaten te verzamelen.
Digitale informatie over een aanvrager vastleggen, zoals positieve of negatieve feedback, referentie-feedback, of andere opmerkingen van HR-personeel.

Dit stelt je in staat om kandidaten met de hoogste scores te selecteren op basis van jouw criteria. Het gebruik van parsing, matching en CV-scoring is de beste manier om eerlijk alle sollicitaties voor een vacature te evalueren zonder het risico op discriminatie. Geautomatiseerde sortering houdt rekening met de werkelijke vaardigheden van je kandidaten. De procedures van parsing en matching zijn afhankelijk van specifieke digitale tools, die je ook rechtstreeks binnen een krachtige ATS kunt vinden.

Effectief sollicitatiebeheer is de sleutel tot succesvol werven. Ontdek hoe AI kan helpen bij het matchen van kandidaten aan functies in onze volgende blog: “AI en Matching: Jouw Geheime Wapen voor een Top Talent Pool”