Human Capital Management

AI en matching: jouw geheime wapen voor een top talentpool

Gepubliceerd op 10 december 2024

Gewijzigd op 8 januari 2025

6 Minuten

Het bouwen van een goede talentpool vraagt tijd en omvat veel aanvragen. Het gaat om zowel gekozen als afgewezen kandidaten. Voor recruitmentmanagers is zo'n talentpool essentieel, vooral als je het hele jaar door meerdere vacatures moet vervullen en wanneer je gelijktijdig meerdere mensen met specifieke skills moeten aannemen.

Neem de tijd om alle sollicitaties die je ontvangt zorgvuldig te beoordelen. Sommige profielen kunnen later interessant worden, zelfs als ze nu niet helemaal aan je eisen voldoen. Het zou zonde zijn om een geweldige kandidaat te verliezen alleen maar omdat ze niet perfect passen bij een bepaalde positie. In de praktijk kan het managen van zo’n goede talentpool best ingewikkeld zijn als je niet goed voorbereid bent. Om snel en efficiënt te zijn, heb je een talentpool nodig die al goed georganiseerd is vanaf het begin. De gegevens moeten geïntegreerd zijn in je ATS, zodat je snel elke ontvangen sollicitatie opnieuw kunt bekijken.

Tips voor het managen van een goede talentpool

Allereerst, wanneer je door potentiële interessante kandidatenlijst gaat, moet je een holistische benadering aannemen. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, vooral wanneer je honderden aanvragen moet beoordelen en probeert de vaardigheden te identificeren die aan je behoeften voldoen. Houd rekening met de terugkerende posities waarvoor je bedrijf aanneemt, evenals andere lopende rollen die je collega’s in HR beheren. Wanneer je twijfelt, is het beter om een sollicitatie opzij te zetten in plaats van deze direct af te wijzen. Het doel is om een grote en hoogwaardige talentpool van aanvragen te creëren. Maar hoe zorg je ervoor dat je cv’s georganiseerd houdt?

Als je je pool efficiënt wilt opbouwen en deze wilt omzetten in een Talentpool waaruit je naar wens kunt selecteren, zal het Applicant Tracking System (ATS) je bondgenoot zijn. Het speelt een cruciale rol in het beheren van kandidaten en in het opbouwen en onderhouden van je Talentpool. In je ATS sla je sollicitaties op die direct zijn gekoppeld aan je vacatures. Cv’s van vacaturebanken en andere professionele sociale netwerken worden automatisch geïntegreerd via native integraties tussen verschillende tools.

Je ATS stelt je in staat om elk kandidatenprofiel te “taggen” met specifieke criteria. Bijvoorbeeld, als je bedrijf regelmatig personen aanneemt met zeldzame profielen, zoals specialisten in Python-ontwikkeling, kun je eenvoudig een pool van Python-ontwikkelaars creëren door hen toe te voegen aan de lijst van kandidaten die je nodig hebt voor een bepaalde taak. Je kunt het Python-kandidatenbestand openen zodra je iemand hebt geïdentificeerd. Wanneer er een nieuwe functie met Python-vaardigheden wordt geadverteerd, kun je al je Python-profielen met een paar klikken ophalen en snel een lijst van kandidaten opstellen om contact mee op te nemen.

Om een effectieve kandidatenpool te creëren, moet je een “veldensysteem” en tags definiëren die zorgen voor een duidelijke kandidatendatabase. Je velden moeten voldoende beschrijvend zijn, zodat je de cv-database maanden later nog kunt gebruiken, maar ook flexibel genoeg voor andere HR-collega’s om de database te kunnen gebruiken. Het parsing van cv’s (waar we in een eerder artikel over spraken) helpt je om je gehele database gemakkelijker te classificeren.

Soortgelijke termen (bijv. “Engels C1” en “vloeiend Engels”) worden vervangen door een consistente terminologie. Op deze manier kan je pool veel gemakkelijker worden geactiveerd via parsing. Je zoekt eenvoudig naar de zoekwoorden om snel de relevante cv’s te vinden.

CV-matching met AI

Terwijl je je talentpool opbouwt, worden de sollicitaties in je database gematcht met je nieuwe recruitmentbehoeften. Dit matching-proces vereist het gebruik van digitale tools die de kenmerken van een CV vergelijken met een vacature en een percentage geven voor de match.

Met CV-matching kun je snel de profielen in een specifieke pool (zoals “Python Developer”) bekijken die in je ATS zijn opgeslagen voor een nieuwe vacature. Je kunt een geautomatiseerd systeem instellen dat alle kandidaten selecteert met een matching score van meer dan 70% van je doelgroep.

Het matchen van kandidaten uit je pool zal je wervingsproces echt veranderen. In plaats van te wachten op nieuwe kandidaten die solliciteren op je vacatures en specifiek te zoeken naar profielen via vacaturebanken (met de bijbehorende kosten), heb je nu een nieuwe optie: je kunt de profielen in je ATS benaderen. Hoe groter je pool wordt, hoe sneller je geschikte profielen voor je nieuwe functies zult vinden.

Je profiteert nu van een tijdbesparend programma dat automatisch de elementen van een vacature analyseert en deze matcht met de CV’s in je pool.

Hier zijn de voordelen van CV-matching binnen het kader van de talentenpool:

de garantie dat je pool volledig zijn potentieel benut, aangezien de matching automatisch plaatsvindt wanneer je een nieuwe functie op je carrièrepagina plaatst,
aanzienlijke kostenbesparingen omdat je al hebt betaald om kandidaten uit je pool te werven via platforms en andere vacaturebanken,
een efficiënte wervingscyclus; de tijdrovende stappen van het plaatsen, ontvangen, sorteren en beoordelen van aanvragen worden geëlimineerd.

Om optimaal gebruik te maken van je talentpool, moet je de informatie in je ATS segmenteren met zorgvuldig geselecteerde velden. Het doel is een goede voorbereiding en voorselectie. Dit maakt het gemakkelijker om de pool op het juiste moment te activeren. Het is ook belangrijk om de informatie regelmatig bij te werken. In slechts enkele weken kan de professionele situatie, adres of zoekcriteria van een kandidaat veranderen. Vraag kandidaten regelmatig (via een automatische e-mail) om te bevestigen dat hun informatie nog steeds correct is en om hun toestemming te verkrijgen voor het blijven opslaan van hun gegevens. Updates van talentpools vereisen voortdurende inspanning. Je moet snelle en efficiënte manieren vinden om je pool continu te onderhouden, zodat geschikte profielen gemakkelijk kunnen worden geactiveerd wanneer dat nodig is.

Activatie van de talentpool (CRM)

Het bouwen van een persoonlijke band met kandidaten is tegenwoordig een must voor effectief sollicitatiebeheer. Zoals we eerder al ontdekten, heeft het opbouwen en onderhouden van een relatie met je kandidaten een positieve invloed op je Employer Brand en is het een cruciaal onderdeel van de inbound wervingsstrategie.

Unieke connectie met kandidaten

Het draait niet alleen om het verzamelen van cv’s in je database. Het gaat erom een unieke connectie op te bouwen met de mensen die hun vertrouwen in jou hebben gesteld door hun sollicitatie. Dit is CRM (Candidate Relationship Management): het “beheer van relaties” met kandidaten. Je moet je kandidaten zien als VIP-gasten die je moet betrekken, overtuigen en regelmatig moet benaderen, zodat ze graag je carrièrepagina’s bezoeken en solliciteren.

Relatiebeheer

Om de relatie met kandidaten te verbeteren kun je e-mailcampagnes inzetten. Vanuit je ATS, als het een CRM-component bevat, heb je de mogelijkheid om je kandidaten op een persoonlijke manier te benaderen op basis van hun profielen en zoekcriteria.

Je kunt speciale dagen, een behaalde matching score voor een actieve positie, etc. instellen. Stuur nieuwe vacatures die aansluiten bij de vaardigheden van de kandidaten. Je kunt ook regelmatig terugkerende thematische nieuwsbrieven versturen met informatie over carrières, medewerkers of evenementen die boeiend kunnen zijn voor de ontvangers (bijv. een coding challenge georganiseerd door je bedrijf).

Door deze vorm van communicatie betrek je je kandidaten. Je vergroot de kans dat ze hun carrière liever bij jouw bedrijf voortzetten dan ergens anders. Moedig hen aan om de informatie in hun kandidatenprofielen bij te werken. Op deze manier heb je actuele contactgegevens, profielen en zoekcriteria in je kandidatendatabase.

Naast e-mails en een kandidatennieuwsbrief kun je ook je pool activeren via andere communicatiekanalen, zoals SMS.

Boost voor poolactivering

Om je poolactivering een boost te geven, kun je werken met workflows in je e-mail- en SMS-sequenties. Je creëert geautomatiseerde voorwaarden tussen de sequenties. Bijvoorbeeld, het versturen van een herinneringsbericht als de eerste contact e-mail niet is geopend. Of het versturen van een bericht via een ander kanaal (e-mail of SMS) als de vorige berichten niet zijn geopend, om ervoor te zorgen dat de aanvrager jouw bericht ontvangt (en dat het niet in hun spam is beland). Je kunt ook instellen dat een gepersonaliseerd bericht verschijnt na een specifieke trigger, zoals als de aanvrager de shortlist in de afgelopen zes maanden heeft gehaald. Met activeringssequenties kun je jouw contact met kandidaten persoonlijker maken door hen content te sturen die gerelateerd is aan het werkgeversmerk en terugkerende e-mails.

Deel aanvullende informatie over een functie, jouw bedrijf, of nieuwe mogelijkheden gerelateerd aan hun laatste sollicitatie. Het doel is om de conversieratio te verhogen (d.w.z. het aantal sollicitaties) evenals de terugkeer en betrokkenheid van je kandidaten.

Talentpool onderhouden

Als je jouw talentpool continu en kwalitatief aanvult, wordt het gemakkelijker om de juiste profielen tijdig te werven. Door je pool goed te activeren en opnieuw te betrekken (met behulp van je ATS, dat sollicitantgegevens verzamelt en evalueert), kun je sneller reageren op dringende wervingsbehoeften. Door je pool beter te beheren, hoef je niet meer naar kandidaten te zoeken, omdat je ze al bij de hand hebt.

Onze aanbevolen artikelen