Een vijfsterrenervaring: zo maak je indruk met je sollicitatieproces

Lessen uit de hospitality-industrie: behandel sollicitanten als gasten in een 5-sterrenhotel

Tijdens één van onze recente HR Hotseat sessies op LinkedIn spraken we met freelance recruitmentexpert Dirkje Zoetbrood over een belangrijke stap in de recruitmentfunnel: de sollicitatie. Eén van de thema’s die eruit sprong, was hoe je het sollicitatieproces kan transformeren tot een ervaring die blijvend indruk maakt. Hierbij haalde Dirkje haar achtergrond in hospitality aan als inspiratiebron. Dirkje vertelt: “In een vijfsterrenhotel wordt er alles aan gedaan om gasten zich welkom en speciaal te laten voelen. Het draait allemaal om beleving, gastvrijheid en aandacht voor details. Diezelfde aandacht zouden we moeten geven aan kandidaten. Voor hen is solliciteren vaak een spannende ervaring, en hoe jij ze behandelt, bepaalt hun indruk van jouw organisatie. Net zoals een hotel geen slechte recensie wil op Tripadvisor, wil je als organisatie geen negatieve review op Glassdoor of social media.” Maar het gaat verder dan dat. Dirkje voegt toe: “Een vlekkeloze sollicitatieprocedure laat zien dat je als organisatie waarde hecht aan mensen, zelfs voordat ze bij je aan de slag gaan. Dat zegt iets over je bedrijfscultuur.”

Kandidaten willen niet alleen snelheid en duidelijkheid; ze willen gezien en gerespecteerd worden. Kleine details maken een groot verschil: duidelijke communicatie, persoonlijke aandacht en het elimineren van frustraties zoals lange wachttijden. “Het gaat niet alleen om efficiëntie, maar ook om empathie,” benadrukt Dirkje. “Je wilt dat kandidaten het gevoel hebben: ‘Dit is een organisatie die me niet als nummer behandelt, zelfs als ik hier niet ga werken.’”

“In een luxe hotel draait alles om beleving, gastvrijheid en aandacht voor details. Waarom zouden we sollicitanten anders behandelen?”
Dirkje Zoetbrood, freelance recruitmentexpert

Het kostbare gevolg van een slecht sollicitatieproces

Dirkje deelt een praktijkvoorbeeld: een Nederlands voedingsmiddelenbedrijf dat 50 sollicitaties voor een vacature ontving, maar zich slechts richtte op twee topkandidaten. De overige 48 kregen geen enkele reactie. “Ze besteedden twee maanden aan het hele proces, maar verloren beide kandidaten door inefficiëntie,” vertelt Dirkje. “De kosten van de verloren tijd, manuren en een niet-ingevulde vacature liepen op tot ruim €20.000.” Los van de financiële schade, had het negeren van de andere sollicitanten negatieve impact op hun imago. Dirkje legt uit: “Wanneer kandidaten gewoon nul reactie krijgen, is het vrij waarschijnlijk dat ze hun slechte ervaring delen met anderen, bijvoorbeeld via hun persoonlijke netwerk of social media. Dit schaadt niet alleen je werkgeversmerk, maar kan ook verdere gevolgen hebben. Stel je nou voor dat jij als bedrijf een consumentenproduct verkoopt. Dan zijn die 48 kandidaten ook potentiële klanten. Die denken wel drie keer na voordat ze iets bij jou gaan kopen in de toekomst. Dan praat je dus ook nog eens over misgelopen omzet – allemaal door een slechte ervaring tijdens het solliciteren. Uiteindelijk kan het je dus veel meer kosten dan je misschien beseft.”

Misschien vind je dit artikel ook interessant: Employer branding: creëer een werkgeversmerk waar talent voor in de rij staat

5 stappen om een vijfsterrenervaring te creëren

1. Maak een geweldige eerste indruk

De ervaring van een kandidaat begint al vóór het eerste interview. Zorg ervoor dat je kandidaten warm welkom heet zodra ze solliciteren.

• Bevestig snel: stuur direct na ontvangst van de sollicitatie een gepersonaliseerde e-mail met een bevestiging. Gebruik een vriendelijke toon en licht kort toe wat de volgende stappen zijn
• Maak het visueel: voeg een korte video toe waarin het team zichzelf voorstelt of waarin je de bedrijfscultuur uitlegt. Dit geeft een menselijk gezicht aan je sollicitatieproces en verlaagt de drempel
• Help kandidaten zich voor te bereiden: stuur tips over hoe ze zich kunnen voorbereiden op een gesprek, zoals voorbeeldvragen of een link naar meer informatie over jouw organisatie. Dat zorgt voor een stuk minder gestresste sollicitanten, omdat ze weten wat ze kunnen verwachten

Met slimme tools kun je veel van deze stappen automatisch stroomlijnen, zoals self-service sollicitatiegesprekken gekoppeld aan de agenda’s van recruiters of automatische herinneringen voor kandidaten. Zo houd je meer tijd over voor persoonlijk contact en een gastvrije aanpak.

2. Zet de kandidaat centraal

Net zoals een hotelgast niet om handdoeken hoeft te vragen, moeten kandidaten zich verzorgd voelen in elke stap van het sollicitatieproces. Geef hen alle informatie die ze nodig hebben, nog voordat ze erom vragen.

• Wees helder en transparant: zorg dat kandidaten precies weten wat ze kunnen verwachten. Stuur een overzicht van het sollicitatieproces met tijdlijnen en contactpersonen
• Bied begeleiding: bel kandidaten voorafgaand aan een interview om te informeren of ze nog vragen hebben en hoe ze zich voelen. Dit kleine gebaar stelt hen gerust en laat zien dat je om hen geeft
• Maak interactie persoonlijk: gebruik hun naam, verwijs naar details uit hun sollicitatie en laat zien dat je hun profiel kent

3. Houd het simpel: maak interviews doelgericht en impactvol

Veel bedrijven maken de fout om dezelfde vragen te herhalen in meerdere interviews. Het gevolg is dat sollicitanten steeds opnieuw moeten vertellen wie ze zijn, en waarom ze de perfecte kandidaat zijn voor de functie. Zorg voor een duidelijke structuur waarin elk gesprek een specifiek doel heeft.

• Beperk het aantal stappen: richt je sollicitatieproces zo in dat er niet meer dan drie interviews zijn. Combineer indien mogelijk meerdere evaluatiepunten in één gesprek
• Breng focus aan: laat één interview draaien om soft skills, één om technische vaardigheden en één om de cultuurfit

4. Verwerk gamification in het sollicitatieproces

Dirkje benadrukt hoe gamification een krachtig middel kan zijn om het sollicitatieproces onvergetelijk te maken. “Het maakt het proces minder formeel en geeft kandidaten een unieke ervaring die blijft hangen.”

Praktische toepassingen van gamification:

• Skill-based games: laat kandidaten in een korte game hun vaardigheden testen, zoals met een interactieve assessmentgame
• Creatieve uitdagingen: vraag kandidaten om een korte opdracht te maken die aansluit bij jouw bedrijfscultuur. Dit geeft ook inzicht in hun creativiteit
• Interactiviteit: gebruik interactieve video’s waarin kandidaten zelf keuzes moeten maken om verder te komen in het proces

5. Blijf altijd respectvol, ook bij afwijzingen 

Ook een afwijzing kan een kans zijn om een positieve indruk achter te laten. Dit is vaak het laatste contactmoment, dus zorg ervoor dat je hier aandacht aan geeft.

• Wees eerlijk en constructief: geef kandidaten gepersonaliseerde feedback en leg uit waarom ze niet zijn geselecteerd.
• Houd de deur open: nodig hen uit om in de toekomst opnieuw te solliciteren of blijf in contact via een talentpool.

Inspirerende voorbeelden van sterke sollicitatieprocessen

Een sterk sollicitatieproces draait om het creëren van onvergetelijke momenten: kleine, persoonlijke gebaren die een grote impact maken. “Sommige bedrijven hebben dit echt goed begrepen, en hebben gekozen voor een verrassende aanpak. Zo weten ze niet alleen talent aan te trekken, maar ook ambassadeurs voor hun merk te creëren,” vertelt Dirkje.

Heineken: onverwachte interviews met een twist

Heineken staat bekend om hun creatieve recruitmentcampagnes. Een aantal jaar geleden gooide het bedrijf de sollicitatieregels overboord met een verrassende aanpak. Kandidaten werden getest in onverwachte scenario’s: hand in hand met de manager naar de vergaderruimte, een collega redden tijdens een gesimuleerd brandalarm, of eerste hulp verlenen bij een ‘flauwte’. Het hoogtepunt? De winnaar werd live aangekondigd in een vol Juventus-stadion. Deze campagne blijft een inspirerend voorbeeld van hoe creativiteit en recruitment hand in hand kunnen gaan.

Apple: een verborgen vacaturejacht

Apple bracht creativiteit in hun sollicitatieproces door vacatures te verstoppen op hun website via een virtuele ‘easter egg hunt’. Dit trok tech-savvy kandidaten aan die lol hadden in de uitdaging.

Unilever: gamification in de selectieprocedure

Unilever ontwierp interactieve games om kandidaten spelenderwijs te beoordelen op vaardigheden, persoonlijkheid en denkpatronen. De assessments, aangedreven door AI, meten cognitieve, sociale en emotionele eigenschappen.

De games zijn mobiel toegankelijk, maar een desktop of laptop biedt meer precisie, vooral bij tijdslimieten. Kandidaten kunnen ze in één keer afronden of later hervatten, wat flexibiliteit biedt én een leuke kennismaking met Unilever creëert.

Conclusie: van sollicitant naar fan

Een vijfsterrenervaring voor kandidaten begint bij de juiste mindset: behandel hen als gasten in een hotel. Door empathie, technologie en creativiteit te combineren, kun je niet alleen toptalent aantrekken, maar ook ambassadeurs creëren die jouw organisatie met trots vertegenwoordigen. Met Dirkje’s inzichten en inspirerende praktijkvoorbeelden ben je klaar om je sollicitatieproces optimaal in te richten. Hoe maak jij de overstap van één naar vijf sterren?

HR Hotseat LinkedIn Live: In gesprek met Dirkje Zoetbrood

De inzichten in dit artikel zijn afkomstig uit onze HR Hotseat LinkedIn Live-serie, waar HR-expert Neelie Verlinden in gesprek gaat met professionals uit de branche over de belangrijkste fases in de recruitmentfunnel. Tijdens een recente sessie sprak Neelie met Dirkje Zoetbrood, een freelance recruitmentexpert die veel organisaties helpt de beste kandidaten te sourcen en de perfecte match te vinden

HR Hotseat biedt HR-teams waardevolle strategieën en inspiratie om hun wervingsprocessen te optimaliseren, een sterk werkgeversmerk te bouwen en bovenal talent aan te trekken en te behouden. Wil je de sessie met Dirkje Zoetbrood terugkijken? Klik dan hier om direct toegang te krijgen.