Van uitdaging naar succes: HWW zorg transformeert recruitmentproces met Cegid HR
Met meer dan tien jaar ervaring in recruitment en arbeidsmarktcommunicatie weet Marlies van Weeren, adviseur bij de werving- en selectieafdeling van zorgorganisatie HWW zorg, als geen ander hoe uitdagend het vinden en behouden van personeel in de Haagse zorgsector kan zijn.
Met 1.400 medewerkers, een groeiende zorgvraag en een verouderd recruitmentproces was het tijd voor verandering. Dankzij Cegid HR vond HWW zorg niet alleen een oplossing – ze transformeerde hun hele aanpak van werving en selectie.
De uitdaging: talent vinden in een krimpende vijver
Het is op zich geen nieuws: de Nederlandse zorgsector staat al jaren onder grote druk door een groeiend personeelstekort, met name in regio’s zoals Den Haag. Ook HWW zorg had moeite om de juiste medewerkers aan te trekken en te behouden. “Met ons oude systeem konden we het recruitmentproces niet goed analyseren. We misten de tools om inzicht te krijgen in belangrijke data zoals doorlooptijden van vacatures en effectiviteit van onze wervingskanalen. Daardoor konden we niet proactief bijsturen,” licht Marlies toe. Bovendien werkten ze met een verouderd ATS (Applicant Tracking System) dat niet voldeed aan privacyrichtlijnen en beperkte mogelijkheden bood voor employer branding.
Daarnaast werkte HWW zorg samen met een groot aantal zelfstandige zorgprofessionals. Met de opheffing van het handhavingsmoratorium op de Wet DBA per 1 januari 2025 wordt er strenger gehandhaafd op schijnzelfstandigheid. Dit betekent dat zorginstellingen, waaronder HWW zorg, beter moeten afwegen hoe ze zzp’ers inzetten binnen hun organisatie. Veel zorginstellingen hebben hun strategie aangepast door meer in te zetten op vaste contracten en flexpools. Dit verhoogt niet alleen de continuïteit van de zorgverlening, maar zorgt er ook voor dat medewerkers zich langduriger aan een organisatie kunnen binden.
De oplossing: een modern en gebruiksvriendelijk recruitmentplatform
In februari 2023 implementeerde HWW zorg Cegid HR Talent Acquisition. “We hebben ook naar andere systemen gekeken,” vertelt Marlies, “maar vooral qua kosten en functionaliteit kwam Cegid als beste uit de bus. Ik was onder de indruk van de mogelijkheden.” Het nieuwe platform bood een toekomstbestendige oplossing die voldeed aan hun specifieke behoeften:
- Betere employer branding: vacatures zijn nu verrijkt met afbeeldingen, video’s en een persoonlijk bericht van de manager, wat de betrokkenheid van kandidaten aanzienlijk vergroot. Met behulp van een contentspecialist maakt HWW zorg authentieke video’s waarin teamleden hun dagelijkse werk laten zien. Dit geeft kandidaten een realistisch beeld van de werkomgeving en organisatiecultuur. “Kandidaten die onze video’s bekijken maken een meer weloverwogen keuze en zijn vaak beter gekwalificeerd voor de functie,” vertelt Marlies.
- Efficiëntere processen: een belangrijke vernieuwing was de invoering van ‘one-click applications’, waarbij HWW zorg bewust afstapte van de verplichte motivatiebrief. “Dat zorgde in het begin voor wat weerstand bij managers,” legt Marlies uit. “Zij waren gewend om kandidaten te beoordelen op basis van een uitgebreide motivatie. Maar met steun van het MT hebben we doorgezet, en we hebben kunnen aantonen dat het weglaten van deze drempel het aantal sollicitaties significant heeft verhoogd, zonder in te leveren op kwaliteit.”
- Striktere naleving van privacywetgeving: een essentiële verbetering is de betere bescherming van kandidaatgegevens volgens de AVG-richtlijnen. Het nieuwe systeem waarborgt de privacy van sollicitanten en voldoet aan alle actuele wetgeving.
- Automatische koppeling met Indeed: vacatures worden direct doorgezet naar externe platforms zoals Indeed, wat zorgt voor een grotere zichtbaarheid. “We zien altijd een piek in het aantal views en sollicitaties als we een vacature pushen,” legt Marlies uit. “En interessant genoeg zien we de meeste activiteit op maandagochtend, als mensen met hun eerste kopje koffie na het weekend zitten en denken: het is tijd voor iets anders.”
De implementatie: samen sterk
Tijdens de implementatie werd HWW zorg ondersteund door een team van consultants van Cegid. “De implementatie was een flinke uitdaging,” herinnert Marlies zich. “Op een gegeven moment hadden we ongeveer 70 vacatures waar we doorheen moesten. Voor elke vacature moest de boomstructuur worden opgezet, moest er een persoonlijk bericht van de manager komen, en moesten we beeldmateriaal toevoegen.” Dankzij de samenwerking met Nederlandse consultants en hands-on begeleiding verliep de implementatie succesvol. Hierdoor kon het team van HWW zorg snel zelfstandig met de software aan de slag.
De resultaten: Meetbaar succes
De impact van de nieuwe aanpak is indrukwekkend:
- Een toename van 30% in het aantal sollicitaties
- Een reactietijd van minder dan 48 uur
- Merkbaar betere kwaliteit van sollicitanten
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden voor het analyseren van trends en het optimaliseren van recruitmentstrategieën
De keuze voor Cegid HR: flexibel, klantgericht en schaalbaar
HWW zorg koos voor Cegid HR vanwege de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. “Het systeem is zeer gemakkelijk en organisch in gebruik. Al mijn collega’s die ermee werken, hebben het zich eigen kunnen maken. Het wijst zich grotendeels vanzelf,” aldus Marlies.
Conclusie
Cegid HR heeft het recruitmentproces van HWW zorg naar een hoger niveau getild. Dankzij een sterkere employer branding, efficiëntere wervingsprocessen en betere data-analyse kan de organisatie zich beter positioneren in de competitieve zorgsector. Met Cegid als partner is de organisatie klaar voor de uitdagingen van morgen.