Reconciliação bancária: uma tarefa importante para manter as finanças em ordem

A reconciliação bancária é uma tarefa fundamental tanto para empresas quanto para pessoas físicas que desejam manter as suas finanças organizadas. O processo é utilizado para garantir que os registos financeiros estejam em conformidade com as transações efetuadas pela instituição financeira.

 

O que acontece quando uma reconciliação fica por fazer?

Deixar uma reconciliação bancária para depois pode parecer inofensivo, sobretudo quando há outras tarefas mais urgentes. O problema é que os movimentos não desaparecem: continuam a acumular-se, as diferenças tornam-se mais difíceis de localizar e uma pequena falha pode acabar por atravessar vários períodos sem ser detetada.

Além do tempo perdido, há outra consequência: a empresa deixa de ter uma fotografia verdadeiramente atualizada da sua situação financeira. Se os registos internos não acompanham o que está efetivamente a acontecer na conta bancária, torna-se mais difícil perceber quanto dinheiro está disponível, o que já foi pago ou recebido e que movimentos ainda precisam de atenção.

 

Quando a diferença aparece, por onde começar?

Encontrar uma diferença entre o saldo bancário e o saldo registado no sistema não significa necessariamente que exista um erro grave. Muitas vezes, a explicação está num movimento pendente, numa data diferente, numa comissão bancária ou simplesmente numa operação que ainda não foi registada. O mais importante é não tentar corrigir a diferença à pressa, mas perceber primeiro de onde vem.

Uma boa forma de começar é recuar até ao último momento em que os saldos coincidiam e avançar pelos movimentos a partir daí. Comparar datas, valores e descrições ajuda a reduzir rapidamente o campo de procura. Se a diferença persistir, vale a pena confirmar se existem movimentos duplicados, operações sem correspondência ou documentos que ainda não foram associados. A ideia é primeiro encontrar a causa, depois fazer a correção.

 

Quem deve fazer a reconciliação bancária e com que frequência?

Não existe uma única pessoa que tenha de assumir a reconciliação bancária. Dependendo da dimensão e da organização da empresa, esta tarefa pode ficar do lado da contabilidade, da tesouraria ou ser partilhada entre as duas equipas. O mais importante é que exista uma pessoa responsável pelo processo e que não fique aquela situação em que todos assumem que alguém já tratou do assunto.

Quanto à frequência, também depende do volume de movimentos e da complexidade da operação. Uma empresa com poucas transações pode não precisar do mesmo ritmo de uma empresa que recebe e faz pagamentos diariamente. Ainda assim, quanto mais movimentos existirem, menos sentido faz deixar tudo para o final do mês.

 

5 erros mais frequentes na reconciliação bancária que deve evitar

Uma reconciliação bancária mal feita pode passar despercebida e comprometer a qualidade da informação financeira. Conheça os erros mais comuns e veja como evitá-los.

1. Ignorar transações pendentes

Uma transferência, um pagamento ou outro movimento pode já estar registado no sistema da empresa, mas ainda não ter sido processado ou refletido no extrato bancário. Isto acontece, por exemplo, quando existe algum desfasamento entre o momento em que a operação é registada internamente e aquele em que fica efetivamente disponível na conta.

Se estes movimentos pendentes não forem considerados, podem surgir diferenças entre o saldo registado no sistema e o saldo apresentado pelo banco. Na prática, isto pode levar a que a equipa perca tempo a procurar um erro que, na realidade, não existe.

Por isso, a reconciliação bancária deve incluir também as operações que ainda estão pendentes. Assim, fica mais fácil perceber se existe realmente uma divergência ou se a diferença resulta apenas de um movimento que ainda aguarda processamento pelo banco

2. Não verificar as datas

Uma operação pode estar corretamente registada, mas apresentar uma data diferente daquela que consta no extrato bancário.

Esta diferença aparentemente simples pode ser suficiente para provocar desequilíbrios na reconciliação, especialmente quando existem muitos movimentos concentrados no final ou no início de cada mês.

A conferência das datas permite garantir que os movimentos são comparados no período correto e facilita a identificação de eventuais diferenças.

3. Esquecer de incluir taxas bancárias

As contas bancárias estão associadas a diferentes custos, como comissões de manutenção, taxas de transferência ou outros encargos.

Quando estes valores não são registados no sistema de gestão, o saldo contabilístico deixa de corresponder ao saldo efetivo da conta bancária.

A reconciliação bancária é, por isso, também uma oportunidade para identificar estas despesas e garantir que são devidamente registadas na contabilidade.

4. Não verificar as transações duplicadas

As duplicações de transações podem acontecer quando o mesmo movimento é registado duas vezes acidentalmente. Este tipo de erro pode alterar os saldos e criar diferenças na reconciliação bancária.

Por isso, é importante verificar os movimentos registados e confirmar se cada transação corresponde a uma operação real, sem registos repetidos. Uma conferência regular ajuda a detetar e corrigir estas situações antes que afetem a informação financeira.

5. Falta de documentação adequada

É importante conseguir perceber porque os valores coincidem e ter documentação que permita justificar os movimentos sempre que necessário.

Extratos bancários, comprovativos de pagamento, transferências e outros documentos de suporte devem estar devidamente organizados e associados aos respetivos movimentos.

Uma boa documentação facilita a conferência, reduz o tempo necessário para esclarecer diferenças e contribui para uma maior transparência e controlo financeiro.

 

Reconciliação bancária sem perder tempo

Ter de percorrer dezenas ou centenas de movimentos bancários para perceber de onde vem uma diferença de alguns euros não é propriamente o cenário ideal. Muito menos quando o processo depende, em grande parte, da atenção humana e de conferências manuais.

Felizmente, não tem de ser assim. Com o ERP Cegid, pode cruzar automaticamente a informação bancária com os registos da empresa, tornando a reconciliação mais rápida e fiável. Como? Os movimentos bancários são integrados diretamente no sistema de gestão e comparados com as operações já registadas. A solução ajuda a identificar correspondências, detetar diferenças e perceber rapidamente quais os movimentos que precisam de ser analisados ou regularizados.

Na prática, uma boa reconciliação bancária deve ir além do papel que tradicionalmente lhe é atribuído: confirmar que os números batem certo. Deve também contribuir para uma visão mais clara da realidade financeira da empresa, dando à equipa informação atualizada e fiável para acompanhar a tesouraria e tomar decisões com maior confiança.

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