Dématérialisation des notes de frais avec Cegid Notilus

Découvrez les fonctionnalités phares du logiciel Cegid Notilus pour dématérialiser vos notes de frais et libérez vos équipes des tâches manuelles :

  • Création des notes de frais
  • Validation des notes de frais
  • Automatisation des notes de frais

Remplissez le formulaire pour être recontacté

Note de frais dématérialisée

Application frais de déplacement professionnel et Saas

La solution est disponible sur tous les supports. Sur smartphone, l’application mobile Cegid Notilus note de frais est téléchargeable sur Google Play et App Store.

Remboursement des notes de frais sans effort

Une photo de votre justificatif et hop, votre frais de déplacement est automatiquement créé et prêt pour la validation. Fini la corvée de fin de mois avec notre logiciel gestion notes de frais.

Archivage électronique des justificatifs note de frais place au 0 papier

Ne conservez plus vos justificatifs papiers. Fini les enveloppes et les justificatifs agrafés. L’outil note de frais Cegid Notilus permet un archivage électronique sécurisé.

Dématérialisation des notes de frais, création automatique et gestion des frais de déplacement professionnel

  • Photo du justificatif ou import de fichier PDF.
  • Création du frais dans notre logiciel grâce à notre technologie de reconnaissance automatique (OCR).
  • Prise en charge des cartes affaires avec remontée automatique des frais.
  • Calcul automatique des indemnités kilométriques.
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Validation et contrôles automatiques des notes de frais dématérialisées

  • Mise en place d’un cheminement de validation personnalisé.
  • Contrôle des notes de frais pour les managers, validation ou refus en 1 clic.
  • Instauration de limites, plafonds, seuils afin de faire respecter votre politique de remboursement.
  • Contrôles automatiques sur la TVA, alertes sur les écarts et les doublons, détection de fraudes.
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Notes de frais dématérialisées et archivage

  • Passage au zéro papier grâce à l’archivage à valeur probante.
  • Stockage des justificatifs dans un coffre-fort sécurisé pendant 10 ans et accessible en cas de contrôles URSSAF.
  • Visualisation et recherches multicritères au sein de votre bibliothèque de justificatifs.
  • Traitement et remboursement des frais accélérés avec le logiciel Cegid Notilus.
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Les avantages de la dématérialisation des notes de frais avec Cegid Notilus

Employé

Fini la saisie, gagnez du temps dans la création et le remboursement de vos frais.

Manager

Simplifiez le traitement des notes de frais avec validation ou refus en un clic.

Comptable

Facilitez vous la tâche avec la génération automatique d’écritures comptables et la récupération de la TVA.

Gérez simplement les factures fournisseurs et les virements via la connexion à vos systèmes comptable ou paie.

Direction

Assurez le respect de votre politique de remboursement et conservez une visibilité sur la totalité des frais via un reporting avancé.

La référence note de frais dématérialisée depuis 1997

  • Solution logicielle 100 % française
  • 2 millions d’utilisateurs
  • 1 500 clients dans 80 pays
  • Secteur privé et public
  • Interface SIRH et ERP
  • Certifiée ISO 27 001 et conforme RGPD

Dématérialisation des notes de frais : Ils font confiance à Cegid Notilus

Dorénavant, les collaborateurs ont une visualisation en un clic du justificatif, il n’y a plus de papier grâce à l’archivage à valeur probante. Le fait d’avoir Cegid Notilus sur son téléphone est un gain de temps pour tous !

Pascale LE COZ

Cheffe de projet à la DSI

Dématérialiser les notes de frais

Trouvez des réponses à vos questions.

Puis-je tester le logiciel de gestion des notes de frais ?

Nous mettons à disposition de nos futurs clients une base de démo qu’ils peuvent tester pendant quelques jours. Pour y avoir accès, merci de compléter le formulaire en bas de page.

Y a-t-il un nombre de collaborateurs minimum ?

La souplesse du logiciel Cegid Notilus permet de l’adapter aussi bien à des structures de 25 collaborateurs qu’à des multinationales de plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs.

Puis-je connecter mon ERP, SI, logiciel de paie, etc. ?

Historiquement, notre cœur de métier est l’intégration comptable des notes de frais. A ce jour, Cegid Notilus est interfacé avec plus de 70 systèmes d’information différents comme SAP, Oracle, Sage, ou Microsoft Dynamics parmi tant d’autres.

Nous traitons aussi bien les interfaces en entrée (RH, centres de coût, code projet, cours du change, véhicules, frais CB, factures fournisseur, etc.) que les interfaces en sortie (notes de frais, avances, paiement, virement, frais généraux, etc.).

Que puis-je analyser avec la partie reporting ?

Que ce soit pour les voyageurs, le contrôle de gestion ou les valideurs hiérarchiques, Cegid Notilus propose des tableaux de bord et des états standard, mais aussi la possibilité de créer les rapports qui vous correspondent.

En rapprochant factures et frais, les analyses vous permettent de piloter l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels : le coût total des frais engagés, par service, projet, client, établissement, etc., voire par personne, le tout est disponible en un clic.

Puis-je dématérialiser mes justificatifs sans risque fiscal ?

Oui. Le logiciel Cegid Notilus intègre l’archivage à valeur probante, ce qui permet à nos clients d’avancer dans leur politique « zéro papier », écologique et économique, en toute sécurité ! Cette technologie fait foi en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.

Quid de la sécurité de l'application et des données ?

Nous hébergeons vos données dans un data-center privé certifié ISO 27 001. Le site principal est situé en région Lyonnaise et aucune donnée n’est hébergée en dehors du territoire français.

Notre solution est totalement sécurisée, ce qui explique que des nombreuses organisations gouvernementales ou établissements publics l’utilisent.