Conseils et astuces pour élaborer un appel d’offres pour l’acquisition de talents A+

Les AO peuvent être considérées comme une formalité, faisant partie d’un processus d’appel d’offres ouvert pour se conformer à la réglementation gouvernementale ou à la politique d’achat et aux pratiques anticorruption de votre entreprise. Mais surtout, elles constituent un outil efficace pour les décideurs de toute organisation :

• Aider à identifier les exigences de tous les acteurs impliqués dans votre projet et s’assurer que le futur système répond à leurs attentes.
• Obtenir l’adhésion des utilisateurs et des gestionnaires est la clé d’une large adoption du nouveau système.
• Rationaliser vos critères de sélection et réduire le risque de prendre une décision émotionnelle basée sur -oui- un bon marketing ou un vendeur éblouissant !

La plupart des organisations publient leurs appels d’offres sur divers sites d’appel d’offres nationaux et provinciaux. Beaucoup de ces sites proposent également des courriels automatisés qui informent de manière proactive les vendeurs lorsque des appels d’offres liés à la gestion des talents ont été publiés.

Certains peuvent demander une demande de renseignements ou un appel d’offres directement au vendeur. Toutefois, si de nombreuses organisations ont préféré faire un choix avant de se lancer dans une AO, beaucoup d’entre elles ont constaté que la publication d’un AO leur a donné une visibilité sur d’autres fournisseurs qui avaient de meilleures offres que d’autres.

Matt Combs, responsable des appels d’offres chez Cegid Talents North America, partage comme suit ses conseils pour les organisations qui lancent des appels d’offres pour des solutions de gestion des talents :

• Clarté des objectifs : Dans l’appel d’offres, indiquez clairement les types de processus que vous voulez que la solution accomplisse et/ou les types de défis que vous voulez qu’elle relève – cela contribuera à réduire le nombre de propositions que vous recevrez de la part de fournisseurs non pertinents ou non conformes.
• Clarté des questions : Passez en revue et affinez vos listes de questions correspondantes pour l’appel d’offres – cela contribuera à réduire le nombre de questions de suivi que vous recevrez des fournisseurs.
• Travailler ensemble : Afin de garantir que la mise en œuvre se déroule dans les délais et le budget prévus, assurez-vous qu’une équipe de projet dédiée est prête à travailler en collaboration avec l’équipe de projet du fournisseur et qu’elle s’engage à terminer les produits livrables qui lui ont été attribués dans les délais.

Mais, quelles sont les étapes à suivre pour réussir la mise en place d’un système d’acquisition de talents ?

Facile ! 3 !

1. Préparez

Cegid fournit une feuille de travail des travaux à effectuer et des matières premières à recueillir avant la rédaction. Vous pouvez y accéder ici.

2. Lancer

N’oubliez pas : votre solution SAT s’adresse à deux publics.

Le recruteur : qui cherchera un endroit pour gérer les viviers de candidats, les CV, les offres d’emploi et la planification des entretiens. De plus, il voudra consigner son opinion sur les candidats retenus et faciliter les interactions avec eux.

Le candidat : le candidat voudra accéder simplement et rapidement aux offres qui le concernent à tout moment et depuis n’importe quel dispositif. Il voudra également pouvoir soumettre facilement sa candidature et suivre son statut en temps réel.

Cliquez ici pour télécharger une liste complète des 60 questions et fonctionnalités les plus importantes à inclure dans votre demande de proposition.

Conseil pratique : si le service des achats est le propriétaire du projet et la personne chargée de communiquer avec les fournisseurs pendant le processus, n’oubliez jamais qu’il est essentiel que les services des ressources humaines, des achats et des technologies de l’information restent proches les uns des autres pour assurer l’harmonisation.

3. Sélectionnez

Le processus vous revient maintenant. La force de votre appel d’offres a ramené une série de propositions de la part des meilleurs fournisseurs.

Téléchargez ici le guide complet qui comprend 60 questions sur l’acquisition de talents, des listes de contrôle (étape par étape du processus et tâches à accomplir), 1 modèle de script de démonstration et des guides de critères de sélection pour vous aider à élaborer votre propre appel d’offres.

Les contrats n’ont pas besoin d’être compliqués. Il n’y a pas de taille unique pour tous. Tirez le meilleur parti de l’examen de votre contrat de fournisseur (en particulier si vous vous engagez dans un contrat SaaS), car il répondra à vos besoins spécifiques en matière de modèle SaaS.

L’AO est l’une des premières lignes de dialogue dans une longue conversation entre vendeurs et acheteurs. Sa réussite peut déboucher sur un partenariat durable. Mais vous n’êtes pas seul à le construire.

Parlez à l’un des experts en appels d’offres de Cegid dès aujourd’hui.