7 erros mais frequentes na reconciliação bancária e como evitar

Uma reconciliação bancária mal feita pode passar despercebida e comprometer a qualidade da informação financeira. Conheça os erros mais comuns e veja como evitá-los.

 

1. Ignorar transações pendentes

Uma transferência, um pagamento ou outro movimento pode já estar registado no sistema da empresa, mas ainda não ter sido processado ou refletido no extrato bancário. Isto acontece, por exemplo, quando existe algum desfasamento entre o momento em que a operação é registada internamente e aquele em que fica efetivamente disponível na conta.

Se estes movimentos pendentes não forem considerados, podem surgir diferenças entre o saldo registado no sistema e o saldo apresentado pelo banco. Na prática, isto pode levar a que a equipa perca tempo a procurar um erro que, na realidade, não existe.

Por isso, a reconciliação bancária deve incluir também as operações que ainda estão pendentes. Assim, fica mais fácil perceber se existe realmente uma divergência ou se a diferença resulta apenas de um movimento que ainda aguarda processamento pelo banco.

 

2. Não verificar as datas

Uma operação pode estar corretamente registada, mas apresentar uma data diferente daquela que consta no extrato bancário.

Esta diferença aparentemente simples pode ser suficiente para provocar desequilíbrios na reconciliação, especialmente quando existem muitos movimentos concentrados no final ou no início de cada mês.

A conferência das datas permite garantir que os movimentos são comparados no período correto e facilita a identificação de eventuais diferenças.

 

3. Esquecer de incluir taxas bancárias

As contas bancárias estão associadas a diferentes custos, como comissões de manutenção, taxas de transferência ou outros encargos.

Quando estes valores não são registados no sistema de gestão, o saldo contabilístico deixa de corresponder ao saldo efetivo da conta bancária.

A reconciliação bancária é, por isso, também uma oportunidade para identificar estas despesas e garantir que são devidamente registadas na contabilidade.

 

4. Não verificar as transações duplicadas

As duplicações de transações podem acontecer quando o mesmo movimento é registado duas vezes acidentalmente. Este tipo de erro pode alterar os saldos e criar diferenças na reconciliação bancária.

Por isso, é importante verificar os movimentos registados e confirmar se cada transação corresponde a uma operação real, sem registos repetidos. Uma conferência regular ajuda a detetar e corrigir estas situações antes que afetem a informação financeira.

 

5. Deixar a reconciliação para o fim do mês

É um erro muito comum: deixar acumular semanas de movimentos e tentar reconciliar tudo de uma só vez.

Quanto mais tempo passa, mais difícil é perceber a origem de uma diferença ou encontrar um pagamento específico. Além disso, aumenta o risco de algum movimento passar despercebido.

Fazer a reconciliação bancária com regularidade, seja diariamente ou semanalmente, torna o processo muito mais simples e ajuda a detetar erros antes que se transformem num problema maior.

 

6. Falta de documentação adequada

É importante conseguir perceber porque os valores coincidem e ter documentação que permita justificar os movimentos sempre que necessário.

Extratos bancários, comprovativos de pagamento, transferências e outros documentos de suporte devem estar devidamente organizados e associados aos respetivos movimentos.

Uma boa documentação facilita a conferência, reduz o tempo necessário para esclarecer diferenças e contribui para uma maior transparência e controlo financeiro.

 

7. Assumir que o saldo está certo sem confirmar os movimentos

Quando aparece uma diferença entre o sistema e o extrato bancário, é tentador assumir que se trata de um pequeno desfasamento e seguir em frente. O problema é que essa diferença pode esconder um pagamento em falta, um recebimento mal registado ou até um erro de lançamento.

Sempre que os saldos não coincidem, mesmo que a diferença seja mínima, vale a pena investigar a origem antes de dar a reconciliação como concluída. Resolver estas situações atempadamente evita erros acumulados na contabilidade.

 

Conte com a Cegid para simplificar a reconciliação bancária

A reconciliação bancária é uma tarefa importante que requer atenção e cuidado para evitar erros. Ignorar transações pendentes, não verificar as datas, esquecer de incluir taxas bancárias, não verificar as transações duplicadas e a falta de documentação adequada são os erros mais frequentes que podem ocorrer durante a reconciliação bancária, mas com as soluções de gestão certas pode poupar tempo e com automatismos inteligentes evitar os naturais lapsos humanos.

O ERP Cegid inclui funcionalidades de reconciliação bancária para que possa, sem esforço, integrar os movimentos bancários no sistema de gestão e compará-los com os registos existentes. Os automatismos permitem identificar correspondências, sinalizar diferenças e facilitar a regularização dos movimentos.

O resultado faz-se sentir no dia a dia: menos tempo gasto a conferir movimentos manualmente e mais confiança na informação financeira. A empresa passa a ter uma visão mais atualizada da tesouraria, consegue acompanhar melhor o que está a acontecer nas contas bancárias e identificar mais cedo qualquer situação que precise de atenção.

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