Beneficios de usar un software de gestión del tiempo

La gestión del tiempo se encuentra entre una de las labores más importantes del departamento de RRHH. Implantar una correcta política de gestión del tiempo y dotar a los empleados de las herramientas necesarias para hacerlo con eficacia puede suponer un incremento notable de la productividad de la empresa.

Optimizar el tiempo de trabajo, organizarlo y administrarlo adecuadamente produce de manera directa un mayor rendimiento. Para ello, el departamento de RRHH encontrará grandes beneficios en usar un software de gestión del tiempo, que se convertirá en un gran aliado a la hora de planificar tareas y controlar el tiempo de trabajo efectivo de sus empleados.

 

¿Por qué es importante contar con un software de gestión del tiempo?

En un panorama gobernado por la flexibilidad laboral y la obligatoriedad de registrar las horas de trabajo de cada trabajador, es imprescindible contar con un programa de gestión del tiempo que facilite el trabajo del departamento de HR de toda empresa, independientemente de su tamaño.

Las organizaciones son cada vez más conscientes de que el tiempo de las personas es un bien capital de importancia clave que es necesario respetar. Así, surgen medidas de flexibilidad horaria y laboral que aportan grandes beneficios pero que, al mismo tiempo, complican los procesos relacionados con la gestión de bajas, ausencias, permisos y tareas.

En este panorama, es muy importante saber a qué dedican su tiempo los empleados y gestionarlo adecuadamente. Ese es uno de los grandes beneficios de usar un software de gestión del tiempo en el trabajo: la posibilidad de planificar sin margen de error el tiempo de cada empleado, incentivando su satisfacción laboral e incrementando la productividad global de la compañía.

 

Beneficios de tener un software de time management

La gestión del tiempo en el trabajo está directamente relacionada con la productividad de las organizaciones y la eficiencia del trabajador. Implantar una buena política y contar con estrategias de gestión del tiempo que ayuden a optimizar las horas tiene beneficios en una triple escala: los empleados, los equipos y la propia empresa.

Pero, además, implantar un buen software para gestionar el tiempo aumenta el rendimiento del negocio de manera notable. Permite hacer un seguimiento centralizado de cuestiones como el tiempo de trabajo, los horarios, gestionar las vacaciones y días libres…, lo que reduce la labor administrativa y minimiza la posibilidad de cometer errores asociados a la introducción manual de datos.

No conviene olvidar, por otra parte, que el tiempo de trabajo está sujeto a diversa normativa, entre ella la obligatoriedad, desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de registrar el horario de entrada y salida de los trabajadores, así como las horas extraordinarias, independientemente del tamaño de la empresa y de la modalidad de trabajo (presencial, híbrido o teletrabajo).

Pues bien, una de las ventajas de usar un software de gestión del tiempo es que garantiza el cumplimiento de la normativa. Además, puede suponer una gran ayuda para el desarrollo de la política interna de gestión del tiempo de cada organización.

De cara a los equipos, contar con un software que facilite el time management garantiza una mayor cohesión y un mayor entendimiento de las dinámicas de trabajo. Por otra parte, permite distribuir las tareas de una manera óptima ya que se puede detectar si algún miembro del equipo tiene sobrecarga de trabajo y repartirlo entre otros.

 

Un software de gestión del tiempo aumenta la motivación de los empleados

Un programa para automatizar la gestión del tiempo que permita distribuir las tareas a lo largo de la jornada permitirá a los empleados administrar las horas que dedica a cada una y aprovechar mejor la jornada laboral. Esto los llevará a ser más productivos y eficientes, pudiendo hacer su trabajo en menos tiempo.

Otro de los beneficios de tener un software de gestión del tiempo para los empleados es que podrán solicitar y gestionar directamente sus vacaciones, ausencias, turnos… y beneficiarse en mayor medida de las oportunidades de flexibilidad laboral que pueda ofrecerle la empresa, independiente de la modalidad de trabajo (teletrabajo, híbrida o en remoto) que desempeñe.

La digitalización de la gestión del tiempo hace posible también que el empleado conozca las horas extras que ha acumulado y determine la manera de compensarlas de manera automática.

Todos estos beneficios de usar un programa de gestión del tiempo en el trabajo conllevan una mejora en el clima laboral, una mejor gestión de las horas trabajadas y, en consecuencia, aumenta la motivación de los empleados, incidiendo directamente en la capacidad de retención del talento de las organizaciones.

 

Beneficios para las empresas de usar un programa de gestión del tiempo

Las empresas también salen muy beneficiadas cuando apuestan por implantar un software que permita gestionar el tiempo de sus empleados y managements. Este tipo de softwares aportan agilidad, facilidad, rapidez, precisión y seguridad.

En primer lugar, digitalizar la gestión del tiempo facilitará el trabajo al departamento de RRHH. Se abre una vía de comunicación directa con cada empleado de la compañía, pudiendo gestionar de una manera mucho más sencilla sus vacaciones, horas y días de trabajo… lo que, al mismo tiempo, reducirá la posibilidad de cometer errores manuales.

Gracias a él, todos los procesos vinculados a la gestión del tiempo, como vacaciones, ausencias, planificación y turnos, bajas laborales y registro de jornada quedan integrados en un mismo sistema. Esto hace posible guardar una coherencia en los datos, evitar errores y agilizar el proceso para todas las personas implicadas. Además, un software de este tipo facilita llevar a cabo una analítica de datos que puede ser muy interesante a la hora de tomar decisiones que busquen incrementar la productividad de los empleados y de la empresa en su conjunto.

Un software de time management garantiza también el cumplimiento con la normativa, que establece la obligatoriedad de registrar las horas de entrada y salida de cada trabajador.

Por otra parte, hace más sencilla la gestión y compensación de las horas extras e incluso facilita que las empresas reduzcan y minimicen las horas extraordinarias de los empleados.

 

Un software de gestión del tiempo debe tener un portal del empleado

Algo muy interesante a considerar a la hora de elegir un software de este tipo es que cuente con un portal del empleado para la gestión del tiempo que permita que cada trabajador solicite fácilmente sus vacaciones, ausencias, cambios de turno y de planificación… De forma que tenga autonomía sobre sus permisos, bajas y la gestión de su propio tiempo. Esto facilita que los trabajadores tengan acceso directo a su información, reduciendo las consultas a RRHH y ganando en agilidad de gestión.

Gracias al portal del empleado, los beneficios de usar un programa de gestión del tiempo pueden explotarse en su totalidad.

Como hemos visto, son muchas las ventajas de tener un programa que facilite la gestión del tiempo como el que ofrece Cegid Visualtime: desde la gestión dinámica y proactiva de la actividad administrativa de la empresa hasta la optimización de los recursos disponibles, el establecimiento de los tiempos dedicados a cada actividad o tener de manera inmediata información muy valiosa que puede mejorar la toma de decisiones.