Logiciel RH : votre outil indispensable pour la gestion des ressources humaines
Dans une entreprise, l’humain est l’un des atouts les plus précieux. C’est la raison pour laquelle le service des Ressources Humaines occupe une place centrale au sein de celle-ci. A l’ère du digital et dans un environnement en constante évolution, il est devenu indispensable de s’équiper d’outils RH qui vont venir optimiser les processus RH et permettre de se concentrer davantage sur le développement des talents. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel RH ? Comment bien le choisir en fonction des besoins et assurer une intégration réussie ? Voici toutes les informations essentielles sur les logiciels de gestion des ressources humaines.
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Pensés pour simplifier et optimiser les procédures de gestion des ressources humaines, les logiciels RH sont devenus des outils incontournables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Mais concrètement, à quoi sert un logiciel dédié aux ressources humaines ?
Définition et fonctions principales
Un logiciel RH est un outil spécialisé dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Autrement dit, il permet au service RH de gérer de façon plus fluide le quotidien des salariés en automatisant certaines tâches, mais également en récoltant, en analysant et en centralisant des données sur les employés. Parmi les fonctionnalités les plus courantes d’un logiciel RH nous pouvons citer : la gestion de la paie, des plannings des collaborateurs, des formations, des recrutements, le suivi des absences et des congés…
On distingue 2 types de logiciel RH :
- Le logiciel SIRH : il s’agit d’un outil très complet qui répond à tous les besoins d’une entreprise sur le plan RH. Notre suite RH Cegid Talentsoft peut être rangée dans cette catégorie ;
- Le logiciel spécialisé : comme son nom l’indique, il est spécialisé sur une thématique précise et ne traite pas l’ensemble des problématiques RH de l’entreprise. Il peut s’agir d’un logiciel RH dédié à la gestion de la paie, des congés payés ou encore des notes de frais. C’est par exemple le cas de notre logiciel de paie pour les ETI et les grandes entreprises, Cegid Peoplenet.
L’évolution des logiciels RH à l’ère du digital
A l’ère du tout numérique et de la dématérialisation des données, le pôle des Ressources Humaines d’une entreprise ne peut qu’évoluer dans ce sens. C’est donc tout naturellement que les logiciels SIRH ou RH se sont imposés dans les PME et les grands groupes. Si au départ il s’agissait surtout de simplifier les tâches administratives des services RH, les attentes des professionnels RH ont évolué avec la volonté de mettre l’accompagnement du collaborateur au centre.
Aussi, pour s’aligner sur ces nouveaux enjeux stratégiques et répondre aux besoins des entreprises, les logiciels RH proposent aujourd’hui des solutions pour optimiser le processus de recrutement, accompagner la gestion des talents et la formation, en plus de toute la prise en charge administrative.
Pourquoi parle-t-on d’expérience collaborateur plutôt que d’expérience salarié ? Jetez un œil à notre glossaire autour de l’expérience collaborateur.
Les avantages d’un logiciel RH pour votre entreprise
Les services des ressources humaines en entreprise ont longtemps pu opérer sans recourir à des logiciels spécifiques. Cependant, face à l’augmentation des responsabilités et à l’impératif d’une gestion des talents optimale pour assurer leur fidélité, cette approche n’est plus viable aujourd’hui. Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines sont nombreux. Explorez les raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’un tel outil.
Centralisation des informations RH
Toutes les données sur les collaborateurs se trouvent sur un même logiciel RH. Cette centralisation garantit à la fois un accès très facile aux informations et aux documents, mais également une plus grande sécurité des données dites sensibles. Le suivi de chaque collaborateur est ainsi optimisé et le risque de fuites d’informations fortement réduit.
Automatisation des processus RH et gain de temps
L’un des principaux avantages d’un logiciel de gestion de ressources humaines pour une entreprise est l’automatisation des tâches chronophages telles que les demandes de congés, la création des plannings, la gestion des fiches de paie… Cela va donc libérer du temps aux gestionnaires des ressources humaines qui pourront se consacrer à des tâches avec une véritable valeur ajoutée et en lien direct avec leur cœur de métier : l’accompagnement de l’humain. Grâce à un outil RH performant, les équipes RH peuvent mieux s’organiser et prioriser leurs missions.
Amélioration de l’expérience employé
Avec ce type de logiciel, les collaborateurs peuvent effectuer de nombreuses démarches RH directement en ligne : demande de congés, téléchargement de documents, consultation du planning… En simplifiant l’accès aux informations, en facilitant la communication interne et en offrant davantage d’autonomie et de transparence aux salariés, un logiciel dédié aux ressources humaines participe activement à l’amélioration de l’expérience collaborateur. Leur quotidien administratif est simplifié, afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs missions et ainsi s’épanouir dans leur travail.
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Fonctionnalités essentielles des logiciels RH
Choisir un outil SIRH en adéquation avec les besoins de l’entreprise suppose de bien connaître les différentes fonctionnalités qu’il propose.
Gestion administrative et dossier employé
Les données et documents administratifs des salariés sont centralisés dans un seul et même endroit :
- bulletins de paie
- contrats de travail
- RIB
- attestation de carte vitale
- événements de carrière (changement de poste, promotions…)
- gestion des congés
- temps de travail
Il est également possible de donner à chaque collaborateur un accès personnalisé au portail RH pour consulter, déposer ou modifier des documents et des informations. Ainsi, vous améliorez la qualité des gestion des ressources humaines.
Suivi des temps et des absences
La gestion des absences représente une grande partie du travail des RH. Avec un système d’information des ressources humaines, vous allez pouvoir suivre au quotidien les présences et les absences, comptabiliser les heures travaillées et les heures supplémentaires, faciliter la planification des congés et des remplacements, suivre les heures par activité ou suivi projet. Vous maitiser les temps de gestion des ressources humaines… Les employés seront autonomes car ils pourront eux-mêmes soumettre leur demande de congés et badger les heures de travail.
Recrutement et onboarding
La plupart des logiciels de gestion RH proposent des solutions pour accompagner le processus de recrutement. Ils peuvent intégrer des fonctionnalités spécifiques comme la diffusion des offres d’emploi, la gestion des candidatures, le suivi des entretiens…
La phase d’intégration joue un rôle fondamental dans la fidélisation des collaborateurs. Un outil RH d’onboarding va faciliter et optimiser l’intégration des nouveaux collaborateurs de plusieurs manières, en :
- collectant les documents administratifs ;
- présentant les informations clés ;
- créant les profils des nouveaux utilisateurs afin d’avoir accès au portail RH ;
- fournissant la liste des tâches à réaliser aux personnes en charge du processus d’intégration des nouveaux arrivants…
Quelles sont les nouvelles attentes des collaborateurs ?
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En savoir plusFormation et développement des compétences
Un logiciel SIRH complet offre la possibilité de planifier et suivre le développement professionnel des collaborateurs. Il va notamment mettre à disposition un catalogue regroupant les formations, établir un plan de formation à partir des besoins des collaborateurs, planifier les sessions ou encore suivre les résultats des formations. C’est par exemple le cas de notre suite RH Cegid Talentsoft, qui prend en charge et automatise la gestion de la formation des collaborateurs.
Évaluations de performance et gestion des talents
Un module de gestion des talents est essentiel pour identifier, accompagner et fidéliser les collaborateurs prometteurs au sein de l’entreprise. Ce type de solution RH vous permet de :
- mesurer les performances grâce à des données et un système d’évaluation intégré ;
- faciliter le lien entre les managers et les collaborateurs ;
- se concentrer sur les besoins et les perspectives de développement des salariés, afin qu’ils évoluent en même temps que l’entreprise
Gestion de la Paie et Reporting RH
La fonctionnalité de gestion de la paie intégrée à un logiciel RH facilite la gestion des bulletins de salaire, tout en assurant un respect des règles légales et conventionnelles. Elle permet évidemment d’éditer les bulletins de salaire mais aussi de calculer automatiquement les cotisations, de paramétrer des éléments variables ou encore de faire le suivi des paiements et donner accès aux fiches de paie aux salariés.
Autre fonctionnalité importante qui va faire gagner du temps aux managers et guider les décisions stratégiques des experts RH : le reporting RH. Ce module permet de centraliser les données RH et de les analyser afin de générer des rapports et des indicateurs clés, qui aideront à mesurer l’impact de la stratégie RH mise en place.
Implémentation et adoption d’un logiciel RH
Si un logiciel RH peut grandement optimiser la gestion des ressources humaines, il ne faut pas oublier qu’il vient bousculer les habitudes des équipes. Pour que l’implémentation se fasse avec succès, il convient de respecter certaines étapes.
Étapes-clés pour une mise en place réussie
Pour que la mise en place de ce projet ambitieux, mais décisif pour l’entreprise, se passe dans de bonnes conditions, ne faites pas l’impasse sur ces 6 points essentiels :
- Créer une équipe projet dédiée à la mise en place du logiciel RH. Pour cela, il convient d’identifier les acteurs ayant les compétences nécessaires pour cette mission et directement impactés par le déploiement de l’outil RH. Il s’agit généralement d’un ou plusieurs membres de la direction des ressources humaines, de membres de la DSI et d’un membre de la direction de l’entreprise qui viendra valider les décisions. Nommer un chef de projet est indispensable, car c’est lui qui veillera au bon déroulement des opérations et qui fera le lien entre les différents intervenants ;
- Définir le périmètre du projet : quel est l’existant ? Qu’est-ce que les collaborateurs attendent d’un logiciel RH ? De quelles fonctionnalités l’entreprise a-t-elle besoin ?
- Déterminer le budget : il est primordial d’estimer les ressources nécessaires à la mise en place d’un outil SIRH (moyens humains et financiers) ;
- Etablir un planning : se fixer des deadlines et des objectifs est la meilleure façon de mener à bien le projet. Cela permet de faire des points réguliers avec l’équipe projet et de faire les ajustements nécessaires ;
- Choisir un prestataire de confiance pour accompagner la transformation de l’entreprise : vérifier sa fiabilité, la qualité de sa solution et de son accompagnement ;
- Communiquer : il est nécessaire d’informer les collaborateurs avant et tout au long du déploiement. La communication est la clé pour lever les réticences au changement.
Formation des équipes et accompagnement au changement
L’adoption d’un logiciel de gestion des ressources humaines repose également sur deux choses : une formation des équipes et un accompagnement au changement.
La formation est un enjeu majeur dans un projet de digitalisation RH, puisqu’elle favorise la prise en main du nouvel outil RH par les équipes. Souvent, l’éditeur du SIRH propose des formations : c’est notamment le cas de Cegid qui propose des plans de formations adaptés aux besoins des utilisateurs.
La formation est directement en lien avec l’accompagnement au changement. Il s’agit d’une démarche qui vise à éliminer les facteurs de résistance au changement afin d’amener les utilisateurs finaux à adopter les nouveaux outils. Cela passe par une implication des collaborateurs, une communication transparente sur les changements, la mise en avant des avantages du nouvel outil, la formation ou encore la prise en compte des retours des utilisateurs.
Tendances et avenir du logiciel RH
Plus que jamais, les pôles RH des entreprises doivent composer avec l’intelligence artificielle pour optimiser leurs activités et rester compétitifs sur le marché.
Intelligence artificielle et automatisation avancée
L’intelligence artificielle ne cesse de se développer et trouve aujourd’hui de plus en plus sa place dans la gestion des ressources humaines. Cette technologie offre actuellement la possibilité d’automatiser des tâches administratives, d’optimiser le recrutement des talents, d’améliorer la formation des collaborateurs en analysant les compétences qui doivent être améliorées et d’anticiper les besoins des ressources humaines.
Big Data et analyse prédictive en RH
Le Big Data correspond à toutes les données numériques disponibles qui peuvent être exploitées et analysées. Dans le secteur RH, le traitement de ces informations grâce à des outils SIRH, va constituer une aide précieuse pour le recrutement des collaborateurs. On utilise souvent l’analyse prédictive, qui consiste à prédire un comportement futur à partir de données collectées. Le Big Data et l’analyse prédictive vont contribuer à la prise de décision et à l’élaboration de stratégies adaptées dans plusieurs domaines : le recrutement des talents, la rétention des employés, la formation, anticiper les futurs besoins…
FAQ – Vos questions sur les logiciels RH
Pourquoi intégrer une plateforme RH est stratégique ?
Les logiciels de gestion de ressources humaines sont sans aucun doute un atout pour optimiser la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Bien plus que de simples logiciels de gestion de paie, ils simplifient les processus RH et s’inscrivent complétement dans la tendance de la digitalisation de la fonction RH. Investir dans un outil SIRH constitue donc une décision stratégique pour toute entreprise qui souhaite améliorer la gestion de son personnel, augmenter sa productivité et donc favoriser sa croissance.
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Comment sélectionner un logiciel RH ?
Si vous souhaitez adopter un logiciel de gestion des ressources humaines pour améliorer les pratiques quotidiennes en optimisant les processus RH, il est important de prendre en compte plusieurs éléments.
Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise
La clé d’un choix réussi repose sur une analyse des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de ressources humaines. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
Il est important que le logiciel sélectionné pour l’entreprise possède un large choix de fonctionnalités afin d’accompagner le développement de l’entreprise et l’évolution des besoins sur le long terme.
Prise en compte de la scalabilité et de l’intégration avec d’autres systèmes
Un bon logiciel RH doit être en mesure de s’intégrer facilement avec les autres systèmes déjà en place dans l’entreprise. Cette intégration garantit une circulation fluide des données entre les systèmes et réduit les possibilités d’erreurs. Il faut également penser à prendre en compte la flexibilité du logiciel RH, afin qu’il puisse s’adapter lors des changements technologiques et avec l’évolution des besoins de l’entreprise.