Sommaire :
1. C’est quoi un fichier FEC ?
2. Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?
4. Quels logiciels permettent de générer un FEC comptable ?
5. Où trouver le fichier FEC ?
6. Quelles sont les informations incluses dans un FEC comptable ?
Vous tenez la comptabilité de votre entreprise via un logiciel informatique ? Saviez-vous qu’en cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez présenter l’ensemble des écritures des journaux comptables sous forme de fichiers dématérialisés ? On parle plus précisément de Fichier des Écritures Comptables (ou FEC).
1. Qu’est-ce qu’un fichier FEC ?
L’ensemble des opérations comptables validées sur une période est regroupé dans ce que l’on appelle le « Fichier des Écritures Comptables » ou « FEC « . C’est un document essentiel que chaque entreprise doit établir et fournir à l’administration fiscale lors d’un contrôle. Compte tenu des informations qu’il contient, il est le reflet de la tenue de votre comptabilité.
Cette obligation concerne la majorité des entreprises qui tiennent leur comptabilité via un système informatique, avec seulement quelques exceptions.
Le Fichier des Écritures Comptables permet également de répondre aux exigences de conservation des données et permettre de reconstituer les documents comptables et les états comptables présentés.
Il ne faut pas confondre le FEC avec les demandes de travaux qu’un vérificateur peut demander dans le cadre d’un contrôle (Article A47 A-2 du Livre des procédures fiscales)
2. Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) concerne :
- Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée depuis le 1er janvier 2014. Il leur sera demandé lorsqu’elles feront l’objet d’un contrôle fiscal (vérification de comptabilité ou examen de comptabilité à distance).
- Les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu (dans les catégories BIC, BNC ou BA).
Attention, à toute règle, existe des exceptions :
- Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs peu importe leur support de comptabilité.
- Les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers.
3. Quand générer un FEC ?
Vous vous demandez sûrement s’il existe une date précise à laquelle générer son FEC ? Il n’en existe pas ! Votre entreprise devra générer un FEC Écritures Comptables lorsqu’elle recevra un avis de vérification de l’administration fiscale. Comme la date est plutôt aléatoire, il est conseillé de tenir votre comptabilité sur le même support toute l’année, afin de faciliter la création de votre document au moment venu !
Il y a tout de même des informations essentielles et applicables en amont pour se tenir prêt tout au long de l’année :
- La structure du Fichier des Écritures Comptables permet une exploitation indépendante du système d’informatisation et comporte l’intégralité des informations produites par votre système : le FEC va répondre à la définition d’archive comptable. Il fait donc partie des éléments à intégrer dans la procédure de clôture comptable.
- Lors d’une vérification par l’administration, vous pourrez transmettre votre Fichier des Écritures Comptables via un serveur sécurisé qui facilite la transmission de ce document. Les supports physiques (tels qu’une clé USB, un disque dur externe, un CD ou un DVD) sont également acceptés.
- Suivant la procédure mise en œuvre par l’administration, le format informatisé de votre FEC permettra au contrôleur de réaliser une partie de ses vérifications à distance, et non pas dans les locaux de votre entreprise. Il pourra, par la suite, vous demander des pièces justificatives supplémentaires (en plus des informations incluses dans votre FEC en comptabilité).
- La remise d’un FEC n’implique pas qu’une comptabilité ne puisse pas être affectée de graves irrégularités et dépourvue de valeur probante.
- À l’issue du contrôle réalisé par l’administration fiscale, votre FEC sera détruit par mesure de sécurité des données.
4. Quels logiciels permettent de générer un FEC ?
Sachez que votre fichier FEC doit être généré automatiquement par votre logiciel de tenue comptable. Celui-ci doit être à jour et aux normes comptables françaises en respectant les dispositions du Plan Comptable Général.
Ce qui vous permettra de répondre rapidement aux vérifications et fiabilisera également la gestion de vos données.
Le préalable indispensable à la constitution d’un FEC est la validation des écritures comptables. À cette fin, votre application doit comporter une fonction clairement identifiée permettant « un traitement informatique volontaire« . Cette opération est une garantie pour apporter une valeur probante à votre comptabilité.
Mais attention, avec la mise en œuvre d’une telle fonctionnalité. Une comptabilité doit présenter un caractère intangible et irréversible : ainsi, une fois validée, il n’est plus possible de « revenir » sur le contenu d’une écriture comptable.
5. Où trouver le fichier FEC ?
Pour générer son fichier FEC, c’est facile ! Il vous suffit de vous rendre dans votre logiciel comptable et de rechercher la fonctionnalité “Exporter le FEC”. Elle se trouve généralement dans le menu “Fichier”, “Document” ou “Déclaration”.
6. Quelles sont les informations incluses dans un FEC?
Le fichier des écritures comptables (FEC) doit respecter les règles de forme prévues par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Pour résumer, il contient l’ensemble des écritures comptables validées sur une période.
Votre FEC doit donc inclure toutes les données et écritures comptables retracées dans vos journaux comptables et classées dans l’ordre chronologique ! Les écritures d’inventaire devront également figurer dans votre Fichier des Écritures Comptables.
Le FEC doit présenter obligatoirement et dans l’ordre, les données suivantes :
- Le code journal de l’écriture comptable ;
- Le libellé journal de l’écriture comptable ;
- Le numéro de l’écriture comptable (basé sur une séquence continue) ;
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
- Le numéro de compte. Les 3 premiers caractères devront correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français. Il doit également s’agir du compte effectivement utilisé par l’entreprise, en fonction de son plan comptable ;
- Le libellé de compte (en conformité avec la nomenclature du plan comptable français) ;
- Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
- Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
- La référence de la pièce justificative ;
- La date d’émission de la pièce justificative ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- Le montant au débit ;
- Le montant au crédit ;
- Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) ;
- La date de lettrage (à blanc si non utilisé) ;
- La date de validation de l’écriture comptable ;
- Le montant en devise (à blanc si non utilisé) ;
- L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé).
La remise du FEC doit être accompagnée d’un descriptif comportant, d’après la doctrine fiscale, les informations techniques nécessaires à l’exploitation des fichiers et tout ce qui facilite la lecture de la comptabilité.