Comprendre la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour la facturation électronique

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À partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les grandes entreprises françaises. Cette nouvelle touchera ensuite les ETI, les PME et les microentreprises à partir de 2017. Afin de simplifier les processus administratifs, de réduire les délais de paiement et d’améliorer la transparence financière, le gouvernement a instauré un système de Plateforme de Dématérialisation Partenaire, ou PDP. Le PDP facilite l’échange de documents entre l’entreprise qui crée et celle qui reçoit le document de facturation. Explications.

À partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les grandes entreprises françaises. Cette nouvelle touchera ensuite les ETI, les PME et les microentreprises à partir de 2017. Afin de simplifier les processus administratifs, de réduire les délais de paiement et d’améliorer la transparence financière, le gouvernement a instauré un système de Plateforme de Dématérialisation Partenaire, ou PDP. Le PDP facilite l’échange de documents entre l’entreprise qui crée et celle qui reçoit le document de facturation. Explications.

Qu’est-ce qu’une PDP ou plateforme de dématérialisation partenaire ?

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (DPD) est un service en ligne qui facilite l’échange de factures électroniques, entre des entreprises et des organismes publics ou entre entreprises elles-mêmes.

Elles fonctionnent en tant qu’intermédiaires qui reçoivent, traitent et transmettent les factures dans les formats appropriés et selon les protocoles sécurisés exigés par la loi.

Les avantages de l’utilisation d’une PDP sont nombreux pour les entreprises :

  • conformité réglementaire ;
  • réduction des coûts ;
  • amélioration de l’efficace des équipes (car il y existe moins de tâches manuelles à réaliser) ;
  • accès facile et archivage simplifié ;
  • sécurité renforcée ;
  • interopérabilité ;
  • suivi en temps réel du statut des factures.

Le rôle et fonctionnement d’une PDP

Les PDP simplifient le processus de facturation électronique. Elles convertissent les factures en formats standardisés acceptés par les organismes publics et les entreprises. Puis elles vérifient automatiquement les données pour s’assurer qu’elles respectent toutes les exigences légales. Elles contrôlent également les éventuels champs manquants ou les incohérences qui pourraient retarder le processus de paiement.

Elles utilisent des protocoles de sécurité avancés pour crypter les données transmises. Enfin, elles permettent de nombreuses automatisations : envoi de rappel, mise à jour des statuts de paiement, génération de rapport, etc.

Les PDP sont compatibles avec de nombreux systèmes comptables et de gestion d’entreprise. Elles peuvent se connecter à ces systèmes par le biais d’API (interfaces de programmation d’application) pour échanger des données de manière fluide. Grâce à ses API, les PDP peuvent extraire automatiquement les données nécessaires à la facturation directement des systèmes internes.

Choisir la bonne plateforme de dématérialisation partenaire

Avant de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire, il est important d’analyser plusieurs facteurs. Il faut notamment s’assurer que la PDP est en conformité avec toutes les réglementations imposées par le gouvernement français. Cela inclut des vérifications sur la manière dont la plateforme gère la TVA, par exemple.

La plateforme choisie doit être également s’intégrer facilement avec les systèmes comptables et ERP existant de l’entreprise. L’intégration doit permettre un échange fluide des données pour automatiser le processus de facturation autant que possible. Si la PDP peut fournir des fonctionnalités annexes, cela est toujours un plus : automatisation des rappels, gestion des exceptions, suivi des factures, etc.

Il peut être intéressant d’évaluer les protocoles de sécurité utilisés par la PDP pour protéger les données sensibles. Enfin, la facilité d’utilisation est essentielle pour que les équipes adoptent et utilisent efficacement la plateforme.

Intégration de la PDP par type d’entreprise

Le choix de la PDP dépend du type d’entreprise dont il s’agit. Chaque segment d’entreprise a des besoins spécifiques et des critères à considérer pour tirer le meilleur parti de ces plateformes.

Pour les grandes entreprises, il est préférable de miser sur une PDP capable de gérer un grand volume de transactions sans compromettre la performance. Il peut également être intéressant d’opter pour des solutions qui peuvent être personnalisées pour s’adapter aux processus internes.

Les PME et ETI auraient tout intérêt à sélectionner des plateformes offrant un bon rapport qualité-prix avec des coûts prévisibles et sans frais cachés. Le mieux reste de privilégier des PDP avec des interfaces utilisateurs simples et intuitives afin de minimiser la formation nécessaire. Bien sûr, la plateforme doit pouvoir s’adapter à la croissance et au changement dans les besoins de l’entreprise.

En ce qui concerne les microentreprises et les indépendants, la PDP doit être simple à configurer et à utiliser. Elle ne doit nécessiter que peu de formation technique. Il est également préférable de se tourner vers un outil dont le prix est abordable. Se concentrer sur des fonctionnalités de base comme l’émission, la réception et la gestion des factures est souvent suffisant.

Liste des PDP Partenaires certifiés par l’état

À ce jour, aucune immatriculation n’a été délivrée par le gouvernement français. Cela étant, de nombreuses sociétés ont déjà soumis leur candidature au statut de plateforme de dématérialisation partenaire. parmi elles, on retrouve :

  • Avalara ;
  • AXWAY Software ;
  • B2Brouter ;
  • Basware ;
  • Cecurity ;
  • Cegedim ;
  • Cegid ;
  • Chaintrust ;
  • Comarch S.A. ;
  • Comarch France ;
  • Darva ;
  • Digital Technologies ;
  • Docoon ;
  • Docprocess ;
  • Doxallia ;
  • Edicom France ;
  • Edicom Group ;
  • EDT ;
  • Esalink ;
  • Esker ;
  • Euro Information ;
  • Facnote ;
  • Flowie.

Pour consulter la liste complète de sociétés candidates au statut de PDP, vous pouvez vous rendre sur le site internet des impôts.

Comprendre le processus de transition vers la facturation électronique via une PDP

Pour respecter l’obligation d’émettre des factures électroniques, il est possible de suivre un fonctionnement par étape. D’abord, il pourra être intéressant de réaliser un audit des processus actuels de l’entreprise afin de comprendre comment les factures sont actuellement traitées. Cela peut se faire en identifiant les points forts et les faiblesses des processus, par exemple.

Puis il convient de comparer les différentes PDP en matière de coût, fonctionnalités, sécurité et support afin de choisir la plateforme la plus adaptée à l’entreprise. À ce stade, l’entreprise pourra établir un calendrier pour la transition à effectuer, incluant des étapes pour la configuration, les tests, la formation et le déploiement.

La phase de tests et de validation sera également importante pour s’assurer que la solution fonctionne correctement et résoudre les problèmes découverts le cas échéant.

FAQ (Foire aux Questions)

 

1. Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

2. À quoi sert une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

3. Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

4. Facture électronique – PDP, PPF, OD : quelles différences ?

5. Comment choisir sa plateforme dématérialisation partenaire ?

6. Pourquoi une entreprise devrait-elle utiliser une PDP pour sa facturation électronique ?

Comme vous le savez probablement, en tant qu’entrepreneur ou dirigeant de PME, vous allez bientôt devoir choisir une plateforme de facturation ! Et pour cela, vous aurez le choix : portail public (PPF) ou plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

1. Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

Avec la réforme de généralisation de la facture électronique (dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction), vous ne pourrez plus envoyer directement vos factures B2B à vos clients français ! En plus de devoir être uniquement délivrées au format électronique, vos factures passeront désormais par un intermédiaire qui fera le lien entre vous et vos partenaires.

Cet intermédiaire n’est autre qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ! Les PDP vous offrent une solution immatriculée auprès de la DGFIP afin de dématérialiser et de suivre le cycle de vie de vos factures. Avec le portail public de facturation (PPF), ce sont les seuls acteurs habilités à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique ainsi que d’e-reporting.

2. À quoi sert une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

Si la liste des candidats pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire compte un grand nombre d’acteurs, tous assurent la même mission : soutenir la continuité et la sécurité de vos processus de facturation.

Avant toute chose, une PDP devra, dans le cadre de la réforme, remplir différentes missions :

  • Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises ;
  • Transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires (entreprises assujetties à la TVA française) ;
  • Réceptionner et tenir à disposition les factures électroniques à leurs destinataires, (entreprises françaises utilisant ses services), en maintenant à disposition un lisible ;
  • Permettre le suivi de ces factures électroniques par l’intermédiaire du cycle de vie ;
  • Extraire et transmettre les données obligatoires fixées par l’administration fiscale (à transmettre au PPF dans son rôle de concentrateur) ;
  • Fournir au PPF les informations nécessaires pour ses clients afin de maintenir à jour l’annuaire dans la durée ;

Mais ce n’est pas tout ! Afin de faciliter la transition vers ce nouveau format de facture, et répondre à des besoins « métiers » plus précis, une PDP pourra offrir de nombreuses fonctionnalités complémentaires, notamment :

  • La prise en charge d’autres formats syntaxiques que ceux définis par l’administration :
    • Vous échangez des factures au format EDI-Fact avec vos partenaires ? En choisissant la bonne PDP vous pourrez continuer à utiliser ce protocole
  • Transmettre directement les factures électroniques que vous avez émises à leurs destinataires :
    • Vous n’avez certainement pas que des clients assujettis à la TVA française ? Il faudra bien leur transmettre vos factures tout en répondant aux nouvelles obligations mises à votre charge dans le cadre du e-reporting.
  • Réceptionner et traiter des factures au format électronique provenant de vos partenaires implantés dans l’Union Européenne :
    • Et ce, facilitant la mise en place des obligations imposées par l’e-reporting !

En fonction des caractéristiques de votre exploitation, l’utilisation des services d’une PDP vous permettra de répondre à vos nouvelles obligations.

Cependant, les PDP n’ont pas l’obligation de proposer des services additionnels. Et même dans le cadre du service obligatoire, la gratuité proposée par le PPF n’est pas une contrainte que les PDP devront appliquer.

3. Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La réforme de dématérialisation des factures concerne toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. À partir de juillet 2024*, vous devrez donc recevoir et émettre vos factures au format électronique via un portail public (PPF) ou privé (PDP).

Progressivement, l’e-invoicing pour toutes les transactions entre entreprises au niveau national et l’e-reporting seront donc obligatoires.

*Suite au communiqué du 28 juillet 2023 annonçant le report de la réforme, les modalités et le nouveau calendrier seront confirmés prochainement.

4. Facture électronique – PDP, PPF, OD : quelles différences ?

L’échange des factures dématérialisées pourra se faire via deux types d’acteurs :

  1. le portail public de facturation (ou PPF),
  2. les plateformes de dématérialisation partenaires (ou PDP),
  • Le PPF est la solution publique, mise gratuitement à la disposition des entreprises. Elle offre un service basique de transmission et réception des factures électroniques.
  • La principale différence entre le portail public de facturation et une plateforme de dématérialisation partenaire est qu’il s’agit cette fois-ci d’un opérateur privé, reconnu par l’État et immatriculé auprès de l’administration fiscale. Les PDP peuvent offrir des fonctionnalités plus avancées et plus adaptées à votre organisation que le PPF.

Et l’opérateur de dématérialisation ?

  • À la différence d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, les opérateurs de dématérialisation ne sont pas immatriculés par l’administration fiscale. Un OD est donc un outil qui sert d’intermédiaire entre votre entreprise et le Portail public de facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) que vous aurez choisi.

5. Comment choisir sa plateforme dématérialisation partenaire ?

Pour vous aider à choisir votre plateforme dématérialisation partenaire, vous pouvez tenir compte des critères suivants :

  • Les fonctionnalités : choisissez une PDP offrant des outils efficaces, notamment pour automatiser votre processus de facturation. Elle doit de plus disposer d’une interface fluide et intuitive et proposer des intégrations avec vos outils comptables actuels ;
  • En fonction de vos besoins : votre activité est unique. Vous devez choisir le partenaire qui répondra le mieux aux contraintes de votre activités. Les caractéristiques de votre activité impliqueront de nouvelles obligations mises à votre charge par la réforme, choisissez le partenaire qui saura vous accompagner efficacement ;
  • Le prix : étudiez le rapport qualité/prix offert par la plateforme de dématérialisation partenaire en fonction des services proposés. N’oubliez pas que le PPF est certes limité, mais est gratuit. Il peut très bien être adapté à toutes vos contraintes.

6. Pourquoi une entreprise devrait-elle utiliser une PDP pour sa facturation électronique ?

L’utilisation d’une PDP offre plusieurs avantages : elle assure la conformité réglementaire, réduit les coûts administratifs, améliore l’efficacité des processus de facturation, et augmente la sécurité des transactions.

Les PDP permettent également une meilleure traçabilité et gestion des factures. Pour les entreprises travaillant fréquemment avec le secteur public, l’utilisation d’une PDP certifiée est même une exigence légale valable depuis 2020.

Choisir la bonne PDP est un investissement stratégique pour toute entreprise qui souhaite sécuriser ses opérations de facturation électronique, se conformer aux réglementations et optimiser ses processus internes. Prenez le temps de faire une sélection rigoureuse et de choisir un partenaire durable.