Bien choisir son logiciel de facture électronique

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour les entreprises à partir de 2026. Pour être en mesure de transmettre ce nouveau format de facture, les dirigeants doivent choisir un logiciel de facturation électronique. Outre leur permettre de se conformer à la législation, ces outils représentent également une opportunité d’optimiser les processus, de réduire les coûts et de sécuriser les transactions. Explications.

Pourquoi choisir un logiciel de facture électronique ?

Toute entreprise, qu’importe sa taille, peut bénéficier d’un certain nombre d’avantages liés à l’implémentation d’un logiciel de facture électronique en interne. En l’occurrence, ces systèmes facilitent la conformité avec les réglementations fiscales en vigueur. Les logiciels de facturation électronique sont conçus pour respecter les normes légales. Ils aident ainsi indirectement les entreprises à se conformer aux règles sans effort supplémentaire.

La facturation manuelle est susceptible d’engendrer certaines erreurs humaines. Ces dernières peuvent, dans certains cas, être coûteuses pour l’entreprise. Or, le logiciel de facturation automatise les processus de création de factures. Cela minimise les erreurs de saisie, les répétitions ou les oublis.

Travailler à partir d’un logiciel de facturation électronique permet également de gagner du temps. Ces outils automatisent les tâches répétitives et permettent aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Autre avantage et non des moindres, ils permettent un suivi précis et en temps réel des paiements reçus et des factures en attente. Les entreprises peuvent ainsi mieux gérer leur trésorerie et planifier leurs dépenses.

Enfin, en minimisant le besoin de papier, d’envoi postal et de stockage physique, les logiciels de facturation électronique peuvent aider à réduire les coûts opérationnels.

Fonctionnalités clés d’un logiciel de facture électronique

Les logiciels de facture électronique permettent de générer des factures professionnelles et souvent personnalisées. Il est généralement possible d’ajouter des éléments de l’entreprise comme le logo, par exemple, ou des conditions de paiement spécifiques, etc.

Bien sûr, ces outils offrent la possibilité d’envoyer des factures directement client par email et de suivre leur statut pour voir si elles ont été ouvertes, approuvées ou payées. Ils intègrent souvent des fonctionnalités pour suivre les paiements reçus, les retards des paiements ou les rappels automatiques pour les factures impayées.

Les logiciels de facturation électronique peuvent souvent être intégrés avec d’autres systèmes comptables et financiers pour une synchronisation automatique des données. Ils maximisent également la sécurité des données grâce à des protocoles de cryptage, des sauvegardes régulières ou encore des mesures de conformité en relation avec les normes en vigueur comme le RGPD, par exemple.

Enfin, ils offrent la possibilité de créer des workflows automatisés pour les approbations de facture, les paiements ou d’autres processus, réduisant ainsi le temps de traitement et augmentant l’efficacité.

Le choix du logiciel de facture électronique par type d’entreprise

Le choix d’un logiciel de facture électronique doit être adapté au type d’entreprise qui l’utilise. À titre d’exemple, en raison de leur taille, de leur structure et de leur portée internationale, les grandes entreprises doivent choisir un logiciel capable d’offrir une intégration ERP avancée.

Opter pour un logiciel capable de s’intégrer avec des systèmes de gestion d’entreprise déjà existants en interne est l’idéal pour une coordination plus fluide entre tous les départements.

Il est également important que l’outil soit capable de supporter des processus d’approbation multiniveau et d’offrir la possibilité de créer des workflows personnalisés. Enfin, les protocoles de sécurité doivent être suffisamment avancés pour protéger les données sensibles de l’entreprise.

Pour les PME et les ETI, il est nécessaire de trouver des solutions efficaces, mais moins complexes que celle choisie par les grandes entreprises. L’idéal serait d’avoir un outil capable de superviser la gestion de la trésorerie de l’entreprise. L’outil doit également être simple d’utilisation, avec des interfaces utilisateurs intuitives pour faciliter son adoption par tous les employés. Le logiciel devra être capable de s’adapter au changement rapide dans les opérations commerciales et offrir des outils de reporting pour aider à la prise de décision. Le coût devrait également être abordable et offrir un bon retour sur investissement.

Les microentreprises et travailleurs indépendants, quant à eux, devraient plutôt se tourner vers des solutions prêtes à l’emploi, avec peu ou pas de configuration. Les outils doivent être suffisamment simples et permettre d’émettre des factures, de suivre les paiements et de gérer les clients. Le logiciel devra idéalement afficher un coût minimal pour ne pas impacter la trésorerie de l’entreprise.

Les professionnels du secteur public doivent, de leur côté, opter pour un logiciel capable de se conformer à la réglementation en vigueur. L’outil doit assurer la transparence des processus et faciliter l’accès aux informations. Il est préférable qu’il puisse intégrer des mesures de sécurité renforcées pour protéger les informations sensibles du public.

Les critères de sélection d’un logiciel de facture électronique

Le logiciel doit pouvoir s’interfacer efficacement avec les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) agréées par les autorités fiscales pour garantir la transmission sécurisée et conforme des factures électroniques. Vérifiez que le logiciel est compatible ou qu’il peut être facilement intégré avec ces plateformes.

Assurez-vous que le logiciel peut s’adapter rapidement aux changements législatifs et est capable de respecter les échéances imposées par le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique. Pour rappel, la facturation électronique sera obligatoire dès septembre 2026 pour les grandes entreprises et dès septembre 2027 pour les petites entreprises.

Bien sûr, l’outil choisi doit également :

• sécuriser les données ;
• offrir une interface utilisateur intuitive ;
• proposer un service client et une assistance technique.

Procédure d’implémentation d’un logiciel de facture électronique

Pour implémenter votre logiciel de facture électronique, suivez ces étapes :

• Notez les besoins de votre entreprise en matière de facturation.
• Développez un plan qui détaille les échéances, les ressources nécessaires et les étapes clés de l’implémentation.
• Configurez le logiciel selon vos spécificités internes.
• Formez vos employés à l’utilisation du nouveau système.
• Déployez le logiciel de manière progressive.
• Faites des tests et des ajustements si nécessaires.

Comparaison et évaluation des logiciels de facture électronique

En résumé, pour bien choisir votre logiciel de facturation électronique, pensez à vous assurer :

• que le logiciel est conforme aux réglementations en vigueur ;
• qu’il vous permet de gérer les factures et les paiements ;
• qu’il offre des possibilités d’automatiser certains processus ;
• qu’il s’intègre avec d’autres systèmes ;
• qu’il permette de générer des rapports financiers ;
• qu’il soit simple d’utilisation ;
• qu’il offre un bon support et service client ;
• qu’il propose un bon rapport qualité/prix.

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