Tournée vers l’automatisation de l’ensemble de ces process, c’est tout naturellement que VIA Location a choisi de dématérialiser ses processus RH avec Cegid.

Dédié à la mise à disposition de véhicules industriels, en location longue durée avec ou sans conducteurs et en location courte durée, ainsi qu’à l’entretien et à la gestion de parcs, VIA Location s’appuie sur un réseau de 55 agences et de 40 ateliers intégrés sur l’ensemble du territoire métropolitain, dans les DOM ainsi qu’au Benelux. Ambitieux et conquérant, VIA Location a choisi l’automatisation et la mobilité pour accélérer dans son développement. La dématérialisation des processus RH contribue à la transformation en profondeur de l’entreprise…

RHPi est un élément structurant de notre stratégie RH, d’autant que de nombreux autres modules sont activés pour faire de la solution Cegid un véritable outil de pilotage et de développement.
Davin Jean-Roger

Jean-Roger Davin

Via Location - Directeur des Ressources Humaines

VIA Location est une entreprise à la fois de service et industrielle …

Nous sommes propriétaires des véhicules que nous louons et sommes responsables auprès de nos clients de leur disponibilité. Ce qui suppose que nous maîtrisions notre réseau d’ateliers de réparation. Ensuite, il faut savoir qu’un véhicule industriel est dédié à un usage et équipé en fonction. Nous achetons 1 500 « cabines » par an et faisons construire les « caisses » exactement adaptées aux activités de nos clients. Nous avons choisi il y a peu d’intégrer un carrossier industriel spécialisé dans la construction de fourgons. Enfin, nous récupérons nos véhicules au bout de 48 mois. Nous avons depuis longtemps intégré un carrossier spécialisé dans la remise à niveau de véhicules industriels pour pouvoir les revendre dans de bonnes conditions. De façon très intéressante par rapport à RHPi, le point commun entre nos métiers n’est pas que le camion. C’est aussi l’automatisation et la différenciation par la technologie.

La transformation digitale tient une place importante dans votre stratégie …

Soutenue par son actionnaire de référence, l’entreprise nourrit en effet une grande ambition et recherche à tout niveau un maximum d’efficacité pour alimenter son développement. Ainsi, la mobilité est chez nous un chantier digital extrêmement avancé, porté par la géolocalisation des véhicules, le reporting en temps réel aux clients mais également un réseau social interne d’alertes, de formations et de communication, bien sûr connecté avec RHPI. Quant à l’automatisation, on la retrouve dans nos ateliers, avec le sujet « robotisation » bien avancé…

VIA Location a choisi RHPi pour piloter sa gestion RH. Quel est votre retour d’expérience ?

RHPi est un élément structurant de notre stratégie RH, d’autant que de nombreux autres modules sont activés pour faire de la solution Cegid un véritable outil de pilotage et de développement. Nous avons choisi de travailler avec Cegid depuis 2007 pour la gestion de la paie. En plus de la paie, nous utilisons de nombreux modules pour disposer d’un système d’information RH étendu. À mes yeux, le premier atout de RHPi est bien entendu sa capacité à s’adapter à un contexte comme le nôtre. Par exemple, RHPi nous permet de gérer les habilitations de nos 140 chauffeurs, et de disposer d’alertes pour les mises à jour. Pour conduire un véhicule industriel et en utiliser les équipements, une grue mais également un simple hayon, il faut une habilitation, propre à chaque usage, attestant d’une formation initiale régulièrement actualisée en formation continue. Pour affecter nos chauffeurs et pouvoir décider d’un éventuel remplacement rapidement mais en sécurité, il importe que nous puissions accéder de manière centralisée à cette information. La capacité de pilotage est le deuxième atout de l’outil. Notre Directoire, composé de férus de technologie, apprécie d’y trouver les tableaux de bord ou les organigrammes utiles pour préparer les entretiens avec les Directeurs Régionaux ! Le troisième atout de la solution, et c’est paradoxal pour un progiciel aussi avancé, c’est sa simplicité. L’ergonomie de RHPi est pragmatique, intuitive. Nous insistons beaucoup auprès de nos équipes sur l’importance de la rigueur, de la précision, du respect des bonnes pratiques et des engagements que nous prenons. C’est la moindre des choses que nous mettions à leur disposition un assistant simple pour saisir les informations requises ou consulter facilement les éléments les concernant. Et bien sûr accessible de n’importe quel terminal connecté.

Vous engagez VIA Location dans un projet de dématérialisation. Quels bénéfices en attendez-vous ?

Derrière le terme de dématérialisation, il y a deux types d’intentions, qui nous intéressent tout autant, tout d’abord pour enrichir les tâches de nos RRH. Il s’agit d’une part d’accélérer des process en supprimant l’étape papier, en premier lieu bien sûr au niveau de la production et de la diffusion des bulletins de salaires. Il s’agit d’autre part de numériser des supports aujourd’hui papier, d’en centraliser le stockage et d’en gérer les accès et les mises à jour dans une optique de fiabilité. Ces deux chantiers combinés nous permettront ainsi de gagner du temps, de gagner en fiabilité, de sécuriser la conformité et de partager les accès à des documents aujourd’hui dispersés et accessibles seulement localement.

VIA Location dématérialise ses processus RH avec Cegid

En optant pour les 3 modules de l’offre de dématérialisation RH de Cegid (coffres-forts électroniques, gestion documentaire RH et signature électronique), VIA Location fait le choix de spécialiser les managers dans leur métier et de recentrer les fonctions RH sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Via location -

Quels modules de RHPi allez-vous actionner ?

Nous avons choisi de mettre en œuvre les trois modules proposés par Cegid : le coffre-fort électronique et le bulletin de paie dématérialisé, la gestion documentaire et la signature électronique.

Où en êtes-vous de la démarche de dématérialisation ?

La première étape a été de faire migrer les dossiers individuels de nos conducteurs vers la gestion documentaire. 140 conducteurs, cela signifie 140 duplicatas de permis de conduire dispersés entre les centres de rattachement et les dossiers à La Défense et 140 visites médicales à suivre pour garantir la validité des permis. Désormais, les duplicatas des permis de conduire sont centralisés, accessibles à toute personne habilitée, tracés avec d’une part des alertes pour les dates de visite médicale et d’autre part des dates de destruction 6 mois après le départ éventuel du chauffeur concerné. De plus, la collecte est elle-même simplifiée pour nos centres. Un courriel commun a été adressé à l’ensemble des centres, contenant un lien donnant directement accès à la « bannette » numérique. Enfin, une veille automatisée pilote les relances pour les retardataires. C’est logique, carré et efficace. Dans un deuxième temps, nous avons lancé la collecte et la gestion centralisée de l’ensemble des pièces susceptibles de se trouver dans un dossier RH pour l’ensemble des salariés ; copie de la carte Vitale, CV, diplôme…

Comment cette démarche est t-elle accueillie ?

Les RRH et leurs interlocuteurs dans les centres sont les premiers bénéficiaires de la dématérialisation avec un gain de temps et de fiabilité évidents. Ne pas avoir à rechercher un document dans l’urgence est un confort que nous apprécions tous ! Une conséquence pratique très intéressante de la gestion documentaire dématérialisée est d’augmenter le trafic sur RHPi. Les managers y passent davantage de temps, ayant tout de suite perçu l’intérêt de pouvoir accéder avec certitude et sans délai à la dernière version d’un contrat de travail, par exemple. C’est intéressant parce qu’ils gagnent en temps et en fiabilité dans leur recherche mais qu’ils ont aussi l’opportunité de développer des usages de notre système d’information RH. Le sujet sur lequel nous rencontrons davantage de perplexité est la signature électronique de documents. Pour prendre le temps d’expliquer et de donner confiance aux utilisateurs potentiels, nous avons décidé de ne pratiquer ainsi qu’avec les nouveaux embauchés.

VIA LOCATION EN BREF

  • Location, entretien et gestion de parcs de véhicules utilitaires et poids lourds
  • 625 collaborateurs en France métropolitaine
  • 8 500 à 9 000 véhicules
  • 110 millions d’euros de chiffre d’affaires
  • 55 agences, 40 ateliers et 2 carrosseries industrielles intégrés
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