C’est une problématique de base de données, arrivée à saturation, qui a provoqué le passage de Maintenance Industrie à la version Cloud de Quadra Propreté. Une migration prévue mais longtemps retardée pour des raisons, d’abord psychologiques, de maîtrise de l’information. A l’usage et avec le recul, la sécurité de fonctionnement et le confort opérationnel sortent gagnants de l’opération. Et l’accès à de nouvelles fonctionnalités devient bien plus simple qu’avant.

Nous savions bien qu’il faudrait passer dans la version SaaS de notre ERP Quadra Propreté, mais nous trouvions toujours des raisons de retarder l’échéance

 

Pour Valentin Cosson, Responsable administratif et financier adjoint chez Maintenance Industrie, une société de nettoyage de plus de 1000 salariés (environ 500 ETP) en région parisienne, la question du passage au cloud se résumait donc essentiellement à « Quand ? », plutôt que « Pourquoi ? ».

Une opportunité ? Plutôt une nécessité !

« Il y avait tout de même des réticences psychologiques à voir les informations de notre base de données transférées à distance. Nous en avons un si grand besoin… ». Il faut dire que la société opère à 90% dans des administrations, avec des appels d’offres rigoureux et réguliers. L’archivage des contrats sur une période d’au moins quatre ans est indispensable. Et il est très important pour les équipes commerciales ou les inspecteurs de disposer d’accès aux historiques clients, que ce soit pour respecter les termes des contrats ou pour s’appuyer sur les anciennes réponses à appels d’offres pour gagner du temps sur les suivants.

Dépasser les limites techniques de la version on-premise

« Pour toutes ces raisons, nous stockons beaucoup de documents. Mais ce qui devait arriver… a fini par se produire. En 2017, notre base de données de la version Quadra Propreté on-premise, en place sur un serveur interne, arrive à saturation ». Impossible de continuer à y enregistrer les informations si précieuses pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise.

En finir avec des mises à jour risquées et fastidieuses

« La nouvelle situation a précipité le passage à la version Cloud mais, honnêtement, il y avait eu des signes avant-coureurs » se rappelle Valentin Cosson. Par exemple, les mises à jour de l’ERP ainsi que des autres logiciels interfacés avec lui étaient longues, sans valeur ajoutée pour les utilisateurs, et potentiellement risquées sur le plan technique. Une fausse manipulation, et des données importantes pouvaient être momentanément ou durablement indisponibles. « Par conséquent, et pour limiter les risques, je lançais souvent ces mises à jour en fin de semaine et devais les suivre pendant le week-end pour m’assurer que tout serait en ordre pour la reprise du lundi ». Et si Valentin Cosson, ancien comptable dans un cabinet, s’estime averti des choses de l’informatique, ce n’est tout de même pas son métier !

Une migration TGV !

La décision de passer au Cloud une fois prise, les équipes de Cegid sont consultées pour organiser la migration de la base de données. Dans sa version SaaS, Quadra Propreté repose sur Access 2016, ce qui fait disparaître les limites de taille – d’autant que les équipes de l’éditeur gèrent aussi les optimisations et les archivages.

« Nous n’avons pas voulu prendre le risque de transférer une base d’une telle importance via les services de transfert à distance », se souvient-il. La solution mise en place sera donc originale, qu’on en juge ! C’est en effet le Directeur administratif et financier de Maintenance Informatique qui viendra un matin de très bonne heure au bureau, pour réaliser une copie de la fameuse base, encryptée sur un disque dur externe. Puis il prendra le premier TGV pour Lyon, et remettra le disque aux équipes de Cegid qui le chargent immédiatement sur les serveurs Cloud. « Ainsi, au début de l’après-midi, et moyennant une formation très légère des utilisateurs, nous avons basculé simplement dans cette nouvelle configuration. Il n’y a eu qu’un changement palpable, au niveau des modes d’accès, désormais sécurisés par mot de passe ».

Des avancées en termes de mobilité et de services

A performances égales, en tous cas au début. Car le passage au cloud a occasionné d’autres transformations, dont certaines encore en devenir. Par exemple, celle de la mobilité. Le télétravail, devenu la règle pour certaines fonctions administratives avec le confinement, a ainsi pu être absorbé sans trop de douleur. Ces collaborateurs peuvent en effet accéder simplement à Quadra Propreté depuis leur domicile – contrairement à d’autres applications : « C’est un peu plus compliqué pour ceux qui ont besoin au quotidien de lancer des logiciels toujours installés sur nos serveurs internes. Ils peuvent certes y accéder, mais au prix de connexions relayés par des ordinateurs fixes au bureau ».

Il y a là de quoi faire nourrir des désirs et même une stratégie de modernisation de l’entreprise. « Déjà, nos inspecteurs sur le terrain apprécient de pouvoir faire leurs saisies directement dans le module qui leur est dédié dans Quadra, et de ne pas être obligés de repasser au bureau pour les entrer dans le logiciel ». Autre développement en cours, l’adjonction du module Ebics proposé par Cegid pour une intégration automatisée des relevés bancaires. « Nous finalisons actuellement son installation, d’autant plus simplement que l’intégration est réalisée par les équipes de Cegid.

C’est vraiment une mécanique nouvelle qui se met en place grâce au Cloud, conclut Valentin Cosson. Nous pouvons opter pour de nouveaux services sur la base de leur utilité opérationnelle, et non plus sur leur possibilité technique ». De quoi libérer les esprits et les laisser se concentrer sur le développement de l’entreprise.

J’aime :

  • Le confort opérationnel
  • La sécurité de fonctionnement
  • Les capacités d’archivage
  • La facilité du télétravail
  • L’usage mobile sur le terrain

A propos de Maintenance Industrie

Spécialiste de la propreté et de l’hygiène installé à Paris 20ème, Maintenance Industrie SAS est en activité depuis 1982. Elle offre une large gamme de services :

  • Entretien pour tous types de locaux
  • Bio-nettoyage sur les zones à risques de 0 à 4
  • Désinsectisation, dératisation, désinfection (3D)

S’ajoutent à ces spécialités l’entretien des terrasses et des surfaces vitrées intérieures et extérieures, ainsi que l’entretien et la rénovation des parquets.

Parmi les nombreuses références de Maintenance Industrie : 

AP-hôpitaux de Paris, DGAC, RSI, Ministère des Finances, ville de Suresnes, CG Val de Marne, etc.

Contactez-nous

Un projet ? Une question ?

Nos experts vous répondent.