PKF Arsilon, un cabinet bientôt 100% digital avec Cegid Loop

PKF Arsilon – PwC pour les Entrepreneurs jusqu’à juillet 2021 – a fait très tôt le choix de Cegid Loop pour soutenir son objectif de dématérialisation complète des pièces et des processus. Sébastien Sauvageot, Associé, et Karen Giffaut, cheffe de projet transformation digitale, nous en expliquent les raisons et retracent le chemin parcouru jusqu’à la digitalisation totale du cabinet.

Objectif stratégique : un cabinet 100% digital

Il est crucial de passer de la simple numérisation – scanner la pièce et l’attacher à l’écriture – à la digitalisation, où le cabinet reçoit les pièces digitalisées pour les traiter via un robot comptable. La facture électronique va redistribuer les cartes. Il faut être prêt à un développement exponentiel des volumes… sans pour autant devoir multiplier les effectifs, ni dégrader la rentabilité ou la qualité de service, ni prendre aucun risque en termes de cyber-sécurité. Nous voulons rester une profession attractive, et renforcer le conseil et l’accompagnement de l’entrepreneur. Il s’agit de transformer notre manière de fonctionner, et de libérer du temps pour les collaborateurs.

Pourquoi avoir choisi Cegid Loop ?

« En rachetant Loop en 2018, continue Sébastien Sauvageot, Cegid a anticipé sur la robotisation à venir, servant du même coup notre objectif stratégique. Cette combinaison, qui allie l’innovation technologique à la solidité d’un grand éditeur, nous a donné une opportunité pour conserver notre avance. Qui plus est, nous sommes Français, nous travaillons en France, et il nous semblait légitime de travailler avec un éditeur français.

Nous n’avons pas eu à le regretter. Au-delà de la relation classique client/fournisseur, il a pu s’installer une collaboration renforcée entre Cegid et PKF Arsilon. Cegid est un vrai partenaire, avec lequel on peut discuter, construire et négocier pour construire une vision à moyen terme ».

Avec plusieurs cabinets confrères, nous avons travaillé à l’amélioration de Cegid Loop, ajoute Karen Giffaut, cheffe de projet transformation digitale. Nous avons dressé ensemble une liste de propositions – pistes d’amélioration et fonctionnalités à développer, pour aider l’éditeur à se concentrer sur l’essentiel. Ce travail a porté ses fruits : en deux ans, le logiciel est passé d’un spécifique à une solution adaptable à tous les cabinets

Il faut aussi conserver une certaine souplesse : « les 26 bureaux de PKF Arsilon ne sont pas tous identiques ; à vouloir aller trop vite, on peut semer du monde en route, mais si l’on est trop lent, le projet s’essouffle. Il faut pouvoir adapter le rythme de la migration aux conditions de chacun d’entre eux ». 4 ou 5 bureaux ont par exemple choisi de migrer très rapidement, et sont déjà parvenus à 100% de déploiement. D’autres procèdent plus lentement, dans les limites de l’objectif qui s’impose à tous.

La mise en place de Cegid Loop

1- Réaliser un POC

« Nous avons été accompagné de bout en bout par l’éditeur, continue la cheffe de projet. Le cabinet a d’abord réalisé un POC avec des collaborateurs motivés, disposant d’un bon niveau de technicité et d’expérience. Ils ont testé Cegid Loop, nous ont fait leurs retours sur les points positifs et ceux à améliorer, et nous les avons abordés avec Cegid ».

2- Nommer des référents

« Chaque bureau a nommé un ou plusieurs référents, selon sa taille. Ce qui constitue une communauté d’une cinquantaine de personnes (sur les 700 que compte le cabinet), que nous animons notamment tous les vendredis matin, où est organisée une réunion d’échange avec les équipes de Cegid, et durant laquelle est présentée une fonctionnalité particulière, avec questions-réponses ».

3- Accompagner les collaborateurs

« Au moment du déploiement, chaque référent consacre environ une journée par semaine à accompagner les collaborateurs de son bureau, répondre à leurs questions, et paramétrer les nouveaux dossiers. Par la suite, il lui appartiendra de former les nouveaux recrutés ».

4- Mettre en place les formations

« Nous avons mis en place les web formations Cegid sur notre plate-forme d’e-learning, à disposition 24/7. Là aussi l’usage en est laissé au libre arbitre de chaque bureau, certains préfèrent les concentrer sur une journée ou deux pour toute l’équipe, tandis que d’autre ont opté pour une transmission plus diffuse ».

5- Reprendre les données

« La reprise de données s’est avérée elle-aussi d’une grande souplesse. On peut choisir le nombre d’exercices repris, entre 1 et 4, en incluant ou non les immobilisations par exemple. Certains se contentent d’intégrer le dernier FEC ».

Les points de vigilance

• S’assurer que les dossiers sont bien tenus sur l’ancien outil pour ne pas embarquer des données obsolètes dans le nouveau. Sinon, la première impression que l’utilisateur aura du logiciel, ça sera une liste d’anomalies ! Cela passe aussi par un alignement des plans de comptes pour que les transferts en soient facilités ;
• Donner du temps aux sponsors du projet de chaque bureau pour qu’ils soutiennent leur équipe ;
• Veiller à toujours animer le projet et ses référents,
• Offrir une réponse rapide à chaque question posée.

Sur ce dernier point, la pratique a évolué avec l’expérience. « Au départ, nous voulions que cette réponse soit instantanée, se rappelle Karen Giffaut, en nous appuyant directement sur l’éditeur. Tout le monde pouvait donc ouvrir un ticket. Ce système a eu pour conséquence de submerger rapidement le support Cegid, sans compter la redondance des questions posées… Nous avons donc basculé vers cette demi-journée du vendredi, où les micros sont ouverts aux questions et où l’équipe de Cegid est là pour répondre. Ce rythme donne satisfaction aujourd’hui.

Prochaines étapes

A date, 50% de l’activité d’expertise-comptable est déjà couverte, et l’objectif du 100% digital devrait être atteint fin 2022, confirme Sébastien Sauvageot. « Une société comme la nôtre met toujours du temps à se transformer. Il ne s’agit pas que de technologie, il faut aussi rassurer les collaborateurs, les acculturer à la transformation. Et les préparer à la prochaine étape, celle de l’automatisation complète de la saisie, qui permettra de concentrer notre activité sur l’accompagnement de nos clients. L’avance du logiciel Cegid Loop et la qualité de notre collaboration avec son éditeur constituent des atouts-clés pour notre cabinet ».