Le Cloud, de l’outil pratique au mode de fonctionnement
Delphine Loyseau a ouvert son cabinet à Lille en 2015. Commençant seule, elle souhaitait consacrer le plus de temps possible à la constitution et au développement d’une clientèle. Mais si elle a alors choisi le Cloud pour se faciliter la vie, elle en a depuis découvert d’autres avantages, partagés avec ses 5 collaborateurs.
« J’ai posé ma plaque en 2015, l’année du 70ème congrès de l’Ordre, explique Delphine Loyseau, expert-comptable à Lille. Le sujet des débats cette année-là ? « L’expert-comptable numérique ». Depuis tout s’est accéléré, et les écarts se sont creusés en matière de dématérialisation d’un cabinet à l’autre. Même quand ces derniers sont tout proches : « Mon cabinet est dans le Cloud, alors que celui de mon mari ne l’est pas ! » s’amuse la jeune femme.
Jusqu’à son installation, le digital n’était pas un sujet pour elle. Expert-comptable salariée, puis associée, d’un cabinet qui fonctionnait avec Cegid Quadra sur un serveur interne, elle souhaitait conserver le même logiciel de travail, et s’apprêtait à répliquer ce qu’elle avait connu ailleurs.
Des avantages immédiats
« Le dialogue avec le commercial de Cegid m’a fait changer d’avis, se souvient Delphine Loyseau. Pour moi qui commençais seule, avant d’engager mon premier salarié, le mode SaaS présentait de sérieux avantages immédiats :
• Pas d’investissement à faire dans un serveur, du matériel de sauvegarde et des logiciels de sécurité ;
• Pas de sauvegardes à lancer, contrôler, sécuriser ;
• Pas de maintenance, ni matérielle ni logicielle, puisque tout est géré dans le Cloud.
Je voulais garder du temps pour travailler au développement du cabinet et faire du commercial. Je ne pouvais pas garder le nez dans la production comptable ! ». L’expert-comptable a donc tout de suite cherché à optimiser les process pour la tenue, l’échange de pièces, etc. Et une fois en Cloud, elle a facilement connecté des outils comme la Box Cegid.
Une sécurité qui libère
« Quand nous avons vu arriver la RGPD, ses obligations… et les sanctions afférentes, nous l’avons trouvée bien indigeste pour un petit cabinet », se souvient-elle. Mais en Cloud les données, dont des données personnelles, sont hébergées à distance, avec des moyens et des procédures certifiées RGPD. Un vrai gage de sécurité. « Je me sens tranquille de ce côté-là. Je sais que les données sont chez Cegid, et qu’elles ne vont pas disparaitre ! »
Dans le même temps le cabinet s’est aussi libéré des contraintes de la sauvegarde : sauf exception, aucune n’est plus réalisée en local – tout est à l’abri du Cloud Cegid.
Travailler au temps des confinements
« Quand le premier confinement est arrivé, tout ce que nous avons eu à faire fut d’emporter nos portables à la maison. »
Les collaborateurs se sont connectés comme tous les jours, et le travail à distance a pu suivre les process habituels. De leur côté les clients ont continué à scanner ou photographier leurs pièces, et les missions se sont déroulées – presque – comme d’habitude.
« Sans le Cloud il nous aurait fallu un serveur et des accès sécurisés, installer un VPN sur les postes, passer au cabinet pour vérifier les sauvegardes… Certains cabinets en retard sur la dématérialisation ont parfois été jusqu’à mettre la pression sur leurs collaborateurs pour qu’ils reviennent rapidement au bureau. J’étais contente de ne pas devoir en arriver là. »
Le cabinet est resté connecté pendant le confinement, et toutes les échéances ont été respectées : « Je pense que notre mode de fonctionnement a rassuré nos clients pendant cette période ». Le Cloud a aussi permis une gestion des ressources humaines à la hauteur des enjeux. Aujourd’hui, les 5 collaborateurs du cabinet fonctionnent toujours en télétravail, avec une rotation partielle des effectifs. L’application est restée fluide, et aucun problème technique ou autre n’est apparu dans cette configuration.
Un moteur de démat’
Mais pour Delphine Loyseau les avantages du Cloud ne sont pas limités à sa praticité. « De facilitateur de vie, le Cloud est devenu notre modèle de travail. 70% de nos clients sont aujourd’hui numérisés. Ils scannent les pièces – et de plus en plus, les photographient – et nous les traitons pour eux. Le modèle est bien accepté, l’idéal étant d’habituer le client dès le début à ce mode de fonctionnement ».
« De facilitateur de vie, le Cloud est devenu notre modèle de travail »
Bien sûr, il reste toujours des réfractaires parmi les dirigeants de PE et TPE. Pour autant, il ne s’agit pas de les contraindre à passer à la dématérialisation. La meilleure solution pour les convertir : « Qu’ils voient que la dématérialisation leur apporte quelque chose ! Et surtout, quelque chose d’utile à la réussite de leur exploitation : des indicateurs en temps réel, la consultation de leurs soldes bancaires, des comptes clients, des échéanciers… Là je pense qu’ils n’auront plus aucun doute. C’est la prochaine étape, avec Cegid Loop ».
Si vous deviez convaincre un confrère de passer sur le Cloud, que lui diriez-vous ?
« Nos collaborateurs sont trop payés pour faire de la saisie toute la journée ! Il faut gagner en productivité et leur laisser le temps de faire autre chose. »
J’aime :
– Le gain de temps au quotidien
– La praticité à l’usage
– Les OCR toujours plus performants
– La porte vers de nouvelles possibilités
– La capacité à gérer de gros volumes
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