Sendin s’appuie sur HR Ultimate pour moderniser sa gestion RH
« La puissance de HR Ultimate et le service d’accompagnement IT assuré par Cegid nous permettent d’atteindre l’objectif fixé : nous concentrer sur l’exploitation de nos données RH pour accompagner l’amélioration opérationnelle de l’entreprise. Il faut aussi souligner l’implication et le savoir-faire de l’équipe projet mise à notre disposition, qui a su se mobiliser à nos côtés pour être parfaitement dans les temps définis au départ du projet. »
Sophie FORTUNÉ – Directrice des Ressources Humaines de Sendin
Sendin conçoit, fabrique et pose les armatures en acier indispensables à la réalisation des bâtiments d’ampleur et des ouvrages d’art. L’entreprise d’origine espagnole est leader en France et travaille sur tout le territoire avec les principaux opérateurs du bâtiment et des travaux publics depuis 25 ans.
L’entreprise a choisi HR Ultimate en 2020 pour internaliser sa paie et prendre ainsi la main sur l’exploitation de ses données RH. En optant pour une solution capable de gérer jusqu’à 5 000 salariés, Sendin a anticipé la croissance programmée de ses effectifs.
Sophie FORTUNÉ, vous êtes arrivée il y a un an chez Sendin. Avec quelle mission ?
En effet, issue d’une entreprise leader de la grande distribution, je suis entrée chez Sendin en avril 2020. La Direction des Ressources Humaines est une création de poste, qui fait partie d’une transformation globale de l’entreprise pour évoluer vers une meilleure expérience client.
En clair, notre Direction a conscience que le savoir-faire technique et l’expérience ne sont pas suffisantes pour conserver la place de leader qui est la nôtre aujourd’hui. Ma mission est de traduire au niveau des RH la transformation digitale engagée par l’entreprise et de faciliter pour les salariés de l’entreprise l’appropriation de nouveaux usages.
Cette transformation est voulue par la Direction comme inclusive, avec un volet très important consacré à la Qualité de Vie au Travail et une perspective RSE dont chaque fonction décline les engagements.
Quel peut être l’impact de la gestion des ressources humaines sur l’expérience client ?
Dans un univers où la compétence et l’engagement des femmes et des hommes sont particulièrement clés, la modernisation de la gestion des ressources humaines a un impact déterminant sur la qualité de notre service.
Par exemple, le fait de dématérialiser le dossier de chaque employé (pièce d’identité, titre de séjour, habilitations professionnelles, suivi des visites médicales, carte BTP…) simplifie les procédures de contrôle, très fréquentes sur les chantiers, et renforce la confiance de nos clients. Le conducteur de travaux dispose d’une application sur son téléphone qui lui permet de présenter les documents nécessaires concernant chaque membre de son équipe en scannant son badge.
HR Ultimate, dont la mise en production remonte à janvier dernier, s’inscrit donc dans cette perspective de modernisation ?
Oui. Nous avons décidé d’internaliser la paie, à la fois pour en maîtriser l’exécution sans intermédiaire et aussi pour disposer des extractions et des indicateurs à notre convenance.
Sendin emploie régulièrement un millier de personnes en France. Dont 300 salariés en CDI et le reste en intérim. Pour l’instant, HR Ultimate ne concerne que la paie de nos 300 salariés. La prise en charge des intérimaires sera mise en œuvre dans la cadre d’un deuxième lot.
Mon ambition est d’ailleurs de diminuer le taux de recours à l’intérim, pour inverser progressivement la proportion et aller vers un 70 % collaborateurs / 30 % intérimaires. C’est une perspective que nous avions en tête quand nous avons choisi HR Ultimate, clairement surdimensionné pour 300 salariés, mais dont la capacité, annoncée à 5 000 salariés, est cohérente avec nos projets.
Sur quelle base avez-vous choisi HR Ultimate ?
Lorsque la décision d’internaliser a été prise, nous avons privilégié trois aspects pour orienter notre consultation :
- La continuité, qui plaidait en faveur d’un éditeur longuement pratiqué dans mon univers d’origine mais aussi de Cegid, en place chez notre expert-comptable
- L’offre de service, pour nous permettre de déléguer les aspects IT
- La compatibilité avec des solutions déjà en place chez nous, pour la dématérialisation des bulletins comme pour la gestion du SI RH.
Cegid l’a emporté grâce au fait que sa solution accessible en SaaS décharge ses clients des contraintes IT. Je souhaitais en effet disposer d’une solution de paie à la hauteur des besoins d’aujourd’hui en matière de valorisation de la donnée RH mais sans avoir à me préoccuper de la conformité légale, des mises à jour ni même du paramétrage.
Vous insistez beaucoup sur l’enjeu de la valorisation des données…
Conformément à notre attente, en internalisant notre paie avec HR Ultimate, nous avons gagné notre autonomie dans ce domaine, avec un impact d’autant plus positif que nous allons monter en effectifs salariés.
Par exemple, je veux pouvoir produire ma déclaration d’égalité femme/homme quand je le souhaite et pouvoir étendre mon analyse en cours de traitement. Avant, il aurait fallu adresser une requête d’extraction au cabinet, avec un délai de réponse incompressible, et une deuxième requête complémentaire pour disposer de nouvelles données. On se représente aisément je crois la perte de temps et le coût induits par ce type de fonctionnement. Nous avons heureusement dépassé cela.
Côté accompagnement de l’activité, nous sommes désormais capables de produire de la bonne idée chiffrée pour orienter la prise de décisions qui engagent profondément la manière de conduire nos chantiers.
Par exemple, le suivi très fin des heures de nuit et des heures supplémentaires est un indicateur très précieux pour configurer à l’avenir les équipes avec le souci de minimiser le coût de main d’œuvre. Mieux vaut une personne de plus que des tonnes d’heures supplémentaires.
Autre exemple, grâce à la centralisation des diplômes et habilitations de nos collaborateurs, nous sommes capables d’écrire des parcours de formation et des trajectoires d’évolution. Ce qui nous permet de muscler la compétence et surtout l’adéquation de nos équipes chantier par chantier.
Comment s’est passé le déploiement de la solution ?
Le déploiement s’est déroulé entre août et décembre. Nous avons fait notre première paie en janvier avec HR Ultimate. Nous avons encore un peu de réglages mais la paie de février s’annonce sous les meilleurs auspices.
L’équipe projet réunie par Cegid, qui nous a accompagnés d’août à décembre, s’est montrée compétente et disponible. Et notre chef de projet est encore disponible pour nous aider à franchir la dernière marche.
Nous avons fait avec les fenêtres laissées par les contraintes sanitaires, en conduisant à la fois un kick off en présentiel et de nombreuses réunions de pilotage en distanciel. Le fait de pouvoir nous reposer sur des comités de projets réguliers, bien ficelés et maîtrisés en termes de respect de l’ordre du jour a été un énorme avantage pour avancer sereinement.
Chacune des deux parties avait sa liste de courses et chacun jouant parfaitement le jeu, nous avons même bouclé le projet en avance sur le calendrier. Ce qui m’a permis au passage d’être particulièrement sereine au démarrage.
À l’usage, quels sont les atouts de HR Ultimate ?
Basiquement, HR Ultimate fait le job de production de la paie. Avec la capacité de prendre en charge les particularités RH attachées à la convention collective du bâtiment. Prendre en compte correctement les indemnités de grande distance ou les conséquences des intempéries demande clairement une vraie connaissance de notre secteur d’activité. Sans parler de la relation avec des caisses spécifiques au BTP.
En plus de faire le travail sur la paie, HR Ultimate présente une gestion des données très avancée, ce qui correspond vraiment à notre besoin. La partie requêtes est très simple et personnalisable. La BI, dont nous avons déjà eu une démonstration convaincante, et que nous avons prévu d’ajouter à notre écosystème, viendra encore renforcer cette excellente fonctionnalité.
Nous avons trois projets à mettre en œuvre dans les mois qui viennent pour renforcer la productivité de notre écosystème RH : l’ajout des modules « Analytics & Reporting » (BI) et « Épargne salariale » à HR Ultimate, ainsi que l’intégration de la fonction « signature électronique »
Côté utilisateurs, comment s’est passée la prise en main ?
L’équipe que je dirige comprend une gestionnaire de paie, deux collaboratrices en charge de toutes les entrées et une alternante.
Ma philosophie de la gestion des ressources humaines consiste à automatiser les tâches d’enregistrement et de traitement pour mieux nous concentrer sur les données collaborateurs. L’intégration de HR Ultimate se traduit par une valorisation du travail au sein de mon service, où les personnes trouvent davantage de sens à piloter un processus complet qu’à pousser de la donnée vers un fournisseur de service externe.
Par exemple, avant, il fallait saisir les maladies dans un tableau Excel, les déclarer via Net-Entreprise puis compléter un deuxième Excel à l’intention de notre cabinet d’expertise-comptable. Il est clair que notre gestionnaire de paie préfère passer du temps à rendre la paie intelligible aux collaborateurs qui nous sollicitent que de remplir des tableaux.
Le délai de prise en main de la solution dépend évidemment de la maturité digitale de la personne. Si l’appropriation d’HR Ultimate est plutôt intuitive pour une étudiante comme notre alternante, il faut compter au maximum une semaine de prise en main.
Quel conseil donneriez-vous pour mettre en œuvre un tel projet ?
Le déploiement d’une solution RH est un projet collectif. Sa réussite ne peut s’envisager que si l’investissement est maximal, du côté client comme du côté éditeur.
L’aspect d’anticipation est également très important. Quand on choisit de s’équiper avec ce type de solution, on s’engage pour longtemps. Il faut donc choisir un éditeur pérenne, qui investit dans sa solution. Et une solution qui puisse absorber les évolutions prévisibles de l’organisation.
Enfin, un critère très important dans le choix de la solution est la vision que nous avons de notre métier. Pour ma part, je recherchais une prestation qui automatise au maximum et qui nous épargne la dimension IT pour mieux nous concentrer sur l’exploitation des données RH