A-G-Net, entreprise de la région champenoise installée à Sainte-Savine (Aube), a choisi la version cloud de Quadra Propreté à la satisfaction de son service RH. Le gain de temps et de confort est appréciable pour les collaborateurs du service dirigé par Alexia Liebert. Les responsables de la paie, de la compta, et les managers opérationnels, sont également concernés grâce à un partage de données encore plus fluide.

Avec plus de 1400 bulletins de salaires à renseigner chaque mois – pour environ 630 ETP, c’est peu dire que la DRH d’A-G-Net compte sur Quadra Propreté pour maîtriser ses processus. A commencer par la production des données nécessaires à l’établissement de la paie, sans erreur s’il vous plait ! Il faut dire que l’entreprise, installée dans la banlieue de Troyes, connait avec près de 2000 clients une belle dynamique, portée à la fois par sa croissance organique et des acquisitions régulières.

Des données RH qui irriguent toute l’entreprise

A la tête de ce service de 5 personnes, Alexia Liebert garde pourtant son sourire et sa sérénité. « Depuis longtemps, plus de dix ans en fait, nous comptons sur Quadra Propreté. Il est très bien adapté à notre besoin. Mes collaborateurs l’utilisent au quotidien pour enregistrer toutes les informations relatives à l’état-civil, au profil et au contrat de travail de chaque collaborateur, ainsi que tous les évènements qui les concernent, par exemple les arrêts maladie ». La base de données correspondante est accessible depuis les logiciels Quadra-Paie, pour la réalisation des bulletins de salaires, ainsi que Quadra-Compta, pour une facturation au plus juste. « Mais elle sert aussi aux managers opérationnels, pour établir leurs plannings, et quand ils ont besoin de nouveaux personnels en urgence pour pallier une absence » continue la DRH.

Quadra Propreté constitue même une véritable pierre angulaire du fonctionnement de l’entreprise et de ses ressources humaines, dont on connait bien le rôle essentiel et souvent critique dans ce secteur du nettoyage.

En finir avec les à-coups de fonctionnement et les mises à jour

L’organisation d’A-G-Net a fait ses preuves. Son fonctionnement en flux tendu n’accepte pas les interruptions de service, qu’il s’agisse d’un problème de matériel informatique ou des mises à jour du logiciel :

 

Dans notre ancienne version, hébergée sur un serveur de l’entreprise, nous n’étions pas à l’abri de problèmes techniques ou de performances, avec par exemple une base de données RH qui grossissait vite. Et il fallait régulièrement charger les nouvelles versions envoyées par l’éditeur

Alexia Liebert

DRH, A-G-Net

 

Alexia Liebert ne nie certes pas l’utilité de ces mises à jour régulières : dans le domaine RH, la réglementation est mouvante et sa prise en compte impérative pour éviter des problèmes d’ordre juridique. « Mais cela demandait une organisation contraignante, car il ne fallait pas que des utilisateurs soient connectés au serveur à ces moments là ». La DRH attendait donc le départ de ses collaborateurs et devait ensuite attendre, une heure en moyenne, la finalisation de la mise à jour.

Une bascule indolore vers le Cloud, juste à temps pour permettre le télétravail

C’est la raison pour laquelle AG-Net décide début 2020 de passer sur la version Cloud de Quadra Propreté, Et la bascule, en mars-avril, se déroule sans difficulté. « Nous avons opté pour le téléchargement sécurisé de nos données RH. En effet, nous n’étions pas très chauds à l’idée d’envoyer par la poste un CD contenant des informations au caractère personnel évident… ».

C’est d’ailleurs le seul point dont se souvienne Alexia Liebert concernant le passage au cloud ! Dès le lendemain de la bascule, ses collaborateurs se sont connectés sans changement de procédure à la version distante du logiciel. Et :« tout fonctionnait parfaitement ».

Mais ce qu’ils n’imaginaient pas encore, c’est que la nouvelle configuration leur permettrait aussi d’y accéder en télétravail, une situation qu’ils allaient avoir l’occasion de tester dans les semaines suivantes, confinement sanitaire oblige. Ce n’est pourtant pas cette possibilité de travail à distance que la DRH apprécie le plus. « En fait, dès que les contraintes du confinement ont été levées, nous avons eu tendance à revenir travailler au bureau, où il est tout de même plus facile de traiter de sujets personnels avec les collaborateurs, de les rencontrer, de les écouter ».

« Je ne sais même plus quand ont lieu les mises à jour ! » 

C’est plutôt du côté des mises à jour que la différence est la plus appréciée :

Honnêtement, je ne sais même plus à quel moment elles sont effectuées. Ce que je sais en revanche, c’est que j’y ai gagné du temps, que je peux consacrer à d’autres tâches. Et surtout, ce n’est plus du tout un sujet de préoccupation

Alexia Liebert

DRH, A-G-Net

 

Les managers n’ont pas remarqué le changement. Le service rendu est globalement meilleur avec le cloud, les seuls soucis – et ils sont rares, pouvant provenir d’un débit internet insuffisant. « Nous avions pris les devants en augmentant notre bande passante et du coup, ces inconvénients sont quasiment inexistants, en tous cas bien moindres que ceux que nous avions auparavant avec le serveur et le réseau interne ».

De quoi poursuivre dans cette voie. L’heure est à la recherche de productivité et d’efficacité. La dématérialisation est à l’ordre du jour, même si certains îlots de résistance sont tenaces : « par exemple, les arrêts maladies nous arrivent toujours sous forme papier, note Alexia Liebert. Ce serait aussi très appréciable de pouvoir récupérer facilement les données RH d’agents qui nous rejoignent suite à l’acquisitions d’une société, ou à des transferts de personnels suite à une externalisation de services internes de nettoyage ». Des attentes à la hauteur de la confiance accordée à Quadra Propreté aujourd’hui et pour demain, que la fluidité du fonctionnement en mode cloud vient encore renforcer !

J’aime :

  • Une solution complète et pérenne, adaptée à nos besoins
  • L’ergonomie inchangée de la version Cloud
  • Les mises à jour automatiques et transparentes
  • La qualité du service rendu
  • L’ouverture sur de nouveaux usages


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