Cabinet Labeau

Le cabinet Labeau près de Bordeaux, a saisi l’occasion présentée par le Plan de Continuité d’Activité Solidaire de Cegid pour basculer en Cloud, et permettre ainsi à la moitié de ses collaborateurs de passer au télétravail. Une de ses experts-comptables témoigne de sa nouvelle vie dans le Cloud, avec Cegid Quadra.

Le cabinet Labeau est passé au Cloud en une matinée grâce au Plan de Continuité d’Activité Solidaire de Cegid

« Nous avons l’habitude de faire beaucoup pour nos clients, commence Claire Labeau. Et ils font souvent appel à nos conseils ! ». La décision de passer au SaaS, accélérée par les circonstances, va permettre d’améliorer encore la qualité de notre service.

« Les professionnels de santé, qui constituent 99 % de notre clientèle, travaillent beaucoup. Habitués à l’exigence de leurs métiers, ils sont tout aussi exigeants vis-à-vis de nous. Ils veulent voir le spécialiste qui le conseille ». En période fiscale, les rendez-vous ont parfois lieu le soir, ou le samedi lorsque les praticiens travaillent 5 jours sur 7. Contrairement à l’image traditionnelle des BNC, ici, pas question de boîte à chaussures ! Les équipes doivent être disponibles pour le conseil et le service, au-delà de la traditionnelle tenue de comptabilité.

Quelle était la situation du cabinet fin mars ?

« Jusqu’au 25 mars 2020, nous n’étions pas en SaaS. Nous avions concentré nos différents outils, dont notre logiciel comptable Cegid Quadra, sur un serveur interne. Pour optimiser la sécurité des données, il n’y a pas de WiFi au cabinet : seule la Box dispose d’un point d’entrée, et pour avoir accès aux données, on devait donc se trouver physiquement connecté dans nos locaux », rappelle Claire Labeau.

Il fallait adapter les pratiques aux nécessités du confinement. Aujourd’hui, la moitié des collaborateurs travaillent à la maison. Les autres continuent à se rendre au cabinet, où ont été mises en place les mesures de protection indispensables en ces temps de pandémie : éloignement physique des bureaux, mise à disposition de gel hydro-alcoolique, gestes barrières, repas séparés, essuie mains à usage unique, etc.

Comment s’est passée la transition ?

« Nous avons apprécié le conseil et la disponibilité de notre interlocuteur Cegid. Il nous a appelés dès le 17 mars pour nous proposer de passer en SaaS gratuitement pendant les trois premiers mois, raconte l’expert-comptable. Une fois le contrat signé, les équipes techniques en lien avec lui ont parfaitement organisé le projet, sans confondre vitesse et précipitation. Il n’a fallu qu’une demi-journée pour transférer les données :

L’accès est un peu différent, l’espace des documents partagés aussi, mais globalement le fonctionnement est très similaire : même boutons, mêmes réflexes de production. Notre serveur en local continue d’héberger les fiches clients, le dossier de contrôle, et les outils propres au cabinet : répertoire clients, planning partagé, documentation… Mais la production comptable s’effectue désormais via le Cloud, et ça fonctionne très bien ! », se réjouit-elle.

Quels sont les premiers avantages que vous retirez de l’usage du Cloud Cegid ?

« Avec le SaaS, j’ai accès à toutes ses données, y compris quand je ne suis pas au bureau. Il me permet d’assurer une continuité de service et, du même coup, une plus grande réactivité au niveau du conseil – un point très important à un moment où nous sommes particulièrement sollicités. En cela je dirais que le premier bénéfice du Cloud, c’est d’assurer encore une meilleure réactivité à nos clients.

A cela s’ajoute, c’est vrai, un nouveau confort d’utilisation : je viens d’avoir un enfant, et il m’est désormais plus pratique de travailler de chez moi lorsque cela est nécessaire, ou de pouvoir épauler mes collaborateurs même lorsque je suis normalement en congés !

Cegid Quadra est une solution facile d’utilisation, qui convient bien à notre activité. Nous ne voulions pas en changer. Nous étions sûrs que sa version Cloud serait au point. Et jusqu’ici nous n’avons pas été déçus :

• L’usage en Cloud nous apporte beaucoup de sécurité – un élément clé quand, comme nous, on manie des données sensibles du fait des déclarations sociales des indépendants – comme les dates et lieux de naissance, par exemple ;
• Il n’y a plus de questions de mise à jour : l’outil s’alignera à temps sur la règlementation – quand chaque semaine apporte ses nouveautés fiscales ou déclaratives, cela constitue une vraie tranquillité d’esprit…
• Les données personnelles sont sécurisées sur le Cloud Cegid, et le respect des règles du RGPD est assuré par défaut ;
• Les contrôles qualité conduits par l’Ordre sont également facilités quant aux procédures de sauvegarde des données, laquelle est assurée sans devoir la gérer nous-mêmes, ni prendre un contrat supplémentaire. De même pour la sécurité informatique au niveau des virus, des ransomwares, etc. ;
• Enfin, en cas d’un problème grave dans le bâtiment (incendie, dégât des eaux…), je sais que tous mes collaborateurs pourraient être opérationnels dès le lendemain ».

Comment voyez-vous les prochaines étapes ?

Ce passage au SaaS contraint par les circonstances ouvre de nouvelles perspectives. Au niveau des clients, d’abord : « Aux rares clients qui saisissaient ou qui avaient la comptabilité chez eux, nous pourrons donner un accès direct à leur dossier ; ainsi nous éluderons toutes les problématiques de sauvegarde/reprise générées précédemment par la solution en local. Ils seront en capacité de consulter leur comptabilité, et d’obtenir ainsi une réponse immédiate à certaines questions – par exemple pour vérifier qu’un fournisseur a été payé ou non. Ce portail me semble particulièrement adapté aux structures de taille intermédiaire, comme les cabinets de groupe par exemple. ». La dirigeante envisage de proposer ce nouveau service à la rentrée.

Au niveau du cabinet, le Cloud pourra aussi permettre de scanner davantage les pièces, sans entraîner un besoin supplémentaire en capacités informatiques. Enfin, le tri et l’allocation automatique des mails à chaque dossier constitue une autre piste de développement, qui sera étudiée pendant l’été.

« En Saas on se sent plus autonome par rapport au bureau, et plus sécurisé, conclut Claire Labeau ; je ne suis plus obligée de repasser au cabinet le soir pour pouvoir répondre à mes clients, je peux le faire directement depuis chez moi en ayant accès à l’intégralité des données comptables actualisées, même si elles ont été complétées le jour même. Je vais aussi gagner du temps sur la maintenance du serveur et des postes de travail, puisque c’est moi qui assurais cette fonction jusqu’à présent. Et surtout j’échapperai au syndrome du serveur local qui plante le premier jour de mes vacances ! Le coût annuel est supérieur en apparence, mais au moins il n’y a plus de coûts cachés : je sais d’avance ce que me coûtera mon infrastructure de production. Enfin Cegid Quadra, dans le Cloud, nous permettra de faire évoluer nos services pour nos clients, bien au-delà de la période que nous traversons, en fonction des développements apportés par l’éditeur – comme l’intégration récente de Jesignexpert au logiciel. »