En 2019, Niort Frères décide d’investir dans Cegid Notilus pour mieux suivre l’utilisation de ses 225 véhicules sur la partie conducteurs, entretien et achats
En 2019, Niort Frères décide d’investir dans Cegid Notilus pour mieux suivre l’utilisation de ses 225 véhicules sur la partie conducteurs, entretien et achats. Découvrez leur retour d’expérience.
Niort Frères Distribution est une société normande dont le métier tourne autour de la rénovation de l’automobile et de la distribution de pièces mécaniques. Elle est propriétaire d’une flotte automobile de 225 véhicules. En 2019, Niort Frères décide d’investir dans Cegid Notilus pour mieux suivre l’utilisation de ses véhicules sur la partie conducteurs, entretien et achats.
Une information non fiabilisée
Jérémy ROCHE, directeur financier, explique qu’il disposait seulement d’un fichier Excel avant Cegid Notilus.
« Tout le monde ne remontait pas les factures, l’information n’était donc pas saisie dans ce fichier. Nous sortions des chiffres contradictoires qui engendraient un manque de crédibilité tout en mobilisant une énergie folle, sachant que nous avions 15 sites déportés et chacun gérait sa flotte indépendamment – le chauffeur, le commercial au gré des caractéristiques des individus – sans outil centralisé. Aujourd’hui, une seule personne s’occupe de la gestion du parc automobile avec un relais technique qui vérifie les véhicules et installe des compteurs pour les lois de roulage sur la flotte de livraison. »
La flotte et l’assurance, premiers postes de frais généraux
Il était essentiel d’avoir le contrôle des frais d’assurances et la maîtrise des frais d’entretien (respectivement 200.000 € et 250.000€).
« Nous avions acheté ponctuellement des véhicules. L’acquisition annuelle de véhicules constituait notre plus gros investissement. Une visibilité dessus était essentielle. Initialement, il nous fallait piloter une masse, contrôler à la fois les coûts et un volet d’investissement. Nous gérions une flotte automobile de 245 véhicules et avons décidé de suivre nos usages de conduite » raconte M. ROCHE.
Les relevés kilométriques comme leviers de contrôle
Le groupe, qui fonctionne avec un très grand pétrolier français, dispose de deux leviers. Quand le conducteur insère la carte avant de démarrer, il doit renseigner le kilométrage. Par ailleurs, la société s’était dotée de boîtiers avec Webfleet. M. ROCHE a donc souhaité un rapprochement mensuel – via une moulinette Cegid Notilus – entre Webfleet, les boîtiers et le kilométrage, ce qui a été réalisé en une semaine.
M. ROCHE dévoile le process :
« Nous utilisons la donnée kilométrique de Webfleet que l’on croise avec la donnée du pétrolier – dont la facture est un véritable catalogue – qui s’interface en EDI dans Cegid Notilus. Désormais, nous pouvons sortir chaque mois une statistique sur la consommation moyenne du kilomètre par véhicule. Le conducteur qui dépasse cette moyenne reçoit une alerte sous la forme d’un petit smiley qui fait la tête. Les chauffeurs sont tous équipés d’un smartphone. Ils reçoivent leurs emails de façon ludique et renvoient la photo du kilométrage. C’est très intuitif et très rapide. Nous pouvons ainsi avoir une véritable action sur la consommation de l’essence, et donc sur les usages des conducteurs. Ils vont rouler différemment et peut être consommer moins de pneumatiques, réaliser moins de sinistres et, potentiellement, récolter moins d’amendes. »
Le choix d’une solution qui réponde à des besoins précis
M. ROCHE ne voulait pas d’un super logiciel dont seulement une partie des fonctionnalités seraient utilisées. Le critère de décision fut à la fois tarifaire et basé sur la capacité évolutive de la solution. La flotte étant un poste de coûts important, l’approche s’est faite pas à pas. Une prise de conscience était nécessaire pour ne plus avoir de double saisie dans Excel, mais une seule et à un seul endroit. L’évolutivité technique a donc été essentielle dans le choix de Cegid Notilus, dont les équipes de développement ont été à l’écoute pour proposer une solution simple et abordable. Tout centraliser en une fois aurait pris trop de temps.
« Nous avons procédé service par service. L’objectif était aussi de déclencher un « effet boule de neige » pour que les services en parlent. »
Quel suivi du coût kilométrique sur un parc en acquisition ?
Jeremy ROCHE suit le coût kilométrique tout d’abord via la consommation d’essence :
« Nous remontons la consommation véhicule par véhicule en EDI directement dans Cegid Notilus. Cette information est contenue dans la facture du pétrolier. Nous avons donc un suivi mensuel sur la consommation moyenne par véhicule. Ensuite, nous connaissons les coûts mensuels des véhicules que nous achetons. Chaque trimestre, nous faisons un suivi du coût d’entretien ramené au kilomètre. »
Constat : des gains de productivité
Globalement, M.ROCHE estime avoir gagné une demi-journée, entre la double saisie, la collecte d’informations etc. Il a réduit sa flotte de 20 unités en supprimant les véhicules qui ne roulaient pas. Concernant les frais d’entretien, il ont diminué de 36 % en 2020, même si c’était une année particulière. Il avoue avoir gagné non pas en coût d’essence, mais en consommation kilomètre. Désormais, il challenge son assureur en travaillant à réduire la sinistralité. Sa stratégie est simple :
« C’est un accompagnement. Si je réduis de 8% ma sinistralité, cette part doit m’être rétribuée »
La dématérialisation de la facture : une grande fluidité de traitement
Aujourd’hui, il n’y a plus de saisie de facture : c’est le logiciel de gestion de parc automobile qui scanne et qui envoie l’information vers la comptabilité. Soit les factures arrivent en EDI, ou elles sont scannées.
« Par exemple, nous avons regardé par catégorie les vidanges et les coûts associés. Nous avons engrangé de la donnée – c’était l’objectif du logiciel – puis lancé des appels d’offres »
La réduction du coût de la sinistralité
Vis-à-vis de l’assureur, M. ROCHE a travaillé sur la réduction du nombre de dossiers et sur le coût de la sinistralité. Il a ainsi qualifié en interne tous les bris de glace. Ensuite, il a mis en place une prime privative offerte aux conducteurs en l’absence de sinistre responsable. Il a intégré l’assureur pour travailler avec lui sur la sensibilisation des équipes et la diminution des petits dossiers. La prime est collective pour susciter une émulation entre conducteurs et équipes.
Les bénéfices d’une équipe réactive et à l’écoute
M. ROCHE questionne chaque année ses prestataires et ses outils. Il apprécie la réactivité, la facilité et l’accessibilité du support Cegid Notilus.
« Nous transmettons nos idées à l’équipe pour les intégrer dans le logiciel de gestion de parc. Je procéderais à l’identique si c’était à refaire, en avançant petit à petit. L’outil est simple, très intuitif et ergonomique. Il se connecte très facilement. On m’a toujours expliqué quand une fonctionnalité serait faite et jamais pourquoi ça allait être compliqué. Donc, je n’ai aucune raison de changer »