Entreprise pionnière de la galaxie bio depuis plus de 70 ans, La Vie Claire a connu une croissance fulgurante à la fin des années 1990. Indispensable pour participer à l’essor du commerce de produits biologiques alimentaires et non alimentaires sains et naturels, le passage en quelques années de 400 à plus de 1 200 collaborateurs n’a pas été sans conséquences pour la gestion des ressources humaines. La Vie Claire a choisi Cegid HR Ultimate pour son ergonomie, pour son potentiel de valorisation des données RH et pour la variété de ses modules autour de la paie. Le bien-être des équipes est aussi une valeur forte pour La Vie Claire…

 La cohésion du couple DSI/DRH est très importante pour le succès de La Vie Claire. Cette cohésion conditionne à la fois la pertinence du choix des solutions et la cohérence de leur mise en œuvre. 

Géraldine MOCELLIN – Directrice des Ressources Humaines de La Vie Claire

Frédéric GIBELIN – Directeur des Systèmes d’Information de La Vie Claire

Frédéric GIBELIN, dans quel contexte digital intervient la mise en place de Cegid HR Ultimate ?

Frédéric Gibelin

Notre marché est très porteur. Son explosion récente rend nécessaires une gestion maîtrisée de notre croissance et la structuration de tous nos processus. C’est pourquoi nous sommes engagés depuis quelques années dans la modernisation et la sécurisation de notre système d’information.

La DSI s’est donné une feuille de route très ambitieuse pour mettre nos processus à la hauteur de la position de La Vie Claire en tant qu’acteur majeur des produits biologiques. La modernisation vise par exemple à bénéficier de gains de productivité, en faisant en sorte d’abandonner le papier et l’Excel partout où c’est possible.

 La sécurisation du processus de paie s’inscrit donc dans cette perspective. Elle répond à un besoin de facilitation du travail des équipes, au siège, en entrepôt et dans les magasins. 

Frédéric GIBELIN – Directeur des Systèmes d’Information de La Vie Claire

 

Géraldine MOCELLIN, qui sont vos collaborateurs ?

Géraldine Mocellin

Nos collaborateurs sont un peu plus de 1 240 personnes aujourd’hui. Elles sont réparties entre notre siège, avec 140 personnes, notre entrepôt, pour 170 d’entre nous et nos 130 succursales, pour les 930 collaborateurs restants. Nos succursales sont des points de vente de proximité, avec 6 à 10 collaborateurs. Ces trois populations induisent au passage 3 familles de règles de paie.

Quand on sait que La Vie Claire employait seulement 393 personnes en 2013, il est possible de mesurer avec quelle rapidité notre organisation a grandi !

 

Vous êtes une entreprise du secteur de la distribution : quels sont vos enjeux RH ?

 Nous avons largement ouvert l’emploi dans nos magasins à des personnes à temps partiel. Ces personnes peuvent être des étudiants, des seniors, des personnes en retour à l’emploi, des passionnés de bio qui souhaitent transmettre, des personnes cumulant 2 emplois et cherchant un complément ou encore des personnes souhaitant aussi s’occuper de leurs enfants et recherchant une flexibilité au niveau de leur horaires.

 Cette diversité de profils est une richesse. Elle induit bien sûr pour nous un impératif de gestion très fine des plannings mais nous sommes fiers d’offrir des solutions sur-mesure à un très grand nombre de personnes, authentiques et passionnées. 

Géraldine MOCELLIN – Directrice des Ressources Humaines de La Vie Claire

Entreprise aux engagements forts et anciens, nous sommes en effet attentifs à donner une place centrale à la RSE dans notre politique RH. Une politique d’inclusion très volontariste, par exemple, illustre notre détermination à ne pas sacrifier nos valeurs à l’alimentation de notre croissance.

 

Quelles sont vos priorités en matière de transformation digitale ?

Je suis arrivée en janvier 2020 pour opérer la transformation digitale de l’entreprise sur le périmètre RH. Globalement, et c’est aussi certainement un sens que l’on peut donner à notre proximité avec la DSI, je dirais que nous regardons le digital comme un levier de RSE.

Le travail à distance, la dématérialisation des processus, la responsabilisation des acteurs, la personnalisation des contenus rendus possibles par le numérique contribuent fortement à mes yeux à la qualité de vie au travail. Pour dire les choses autrement, en libérant mes équipes pour des tâches à plus grande valeur ajoutée, la digitalisation induit une croissance inclusive dont tout le monde profite. C’est pourquoi, du point de vue digital, notre parti-pris est de profiter de la technologie pour optimiser certaines tâches de faible valeur ajoutée et de réserver notre énergie aux collaborateurs.

Ainsi, des applications majeures, comme la signature électronique, la gestion des temps dématérialisée ou le suivi digitalisé des candidatures donnent à nos équipes de nouvelles marges de manœuvre.

 

Frédéric GIBELIN, comment s’est déroulé la marche vers Cegid HR Ultimate ?

Le remplacement de FRH, qui n’était plus maintenu, par Cegid HR Ultimate, est l’aboutissement d’un processus de sélection.

Nous avons profité du changement de solution de gestion RH pour accélérer sur la paie, de manière par exemple à donner les moyens à l’équipe RH d’aller beaucoup plus vite pour répondre. Mais aussi de permettre à nos collaborateurs, pour lesquels l’outil de paie est transparent, de bénéficier d’une aisance maximale de travail. L’outil de gestion des temps et la signature électronique répondent à ces enjeux.

La migration d’une solution à l’autre a aussi donné l’opportunité à La Vie Claire de mettre à plat le processus de paie et notamment d’actualiser tout le réglementaire.

 

 

Pourquoi avoir choisi Cegid HR Ultimate ?

Ce qui est important de souligner, c’est que le choix de Cegid HR Ultimate est d’abord un choix par les métiers. La solution de Cegid a été retenue à l’issue d’un processus où nous avons questionné une dizaine d’éditeurs, pour aboutir à une liste de 3 à départager.

Cegid HR Ultimate l’a emporté grâce à sa couverture fonctionnelle, son ergonomie et aussi pour la qualité de sa proposition contractuelle. Un autre aspect qui a joué, mais côté DSI, est la garantie que présentait Cegid pour la reprise des données dans FRH.

 

Comment s’est passée la migration ?

Les consultantes Cegid qui ont accompagné nos équipes depuis juillet 2020 ont bien compris nos attentes. Mais l’atteinte des objectifs et la tenue du calendrier initial doivent aussi beaucoup à notre mobilisation interne, qui a associé la DSI et la DRH. Nous nous sommes ainsi donné les moyens de ne pas subir et d’être véritablement partie prenante des changements en cours.

La conduite du projet à distance pour cause de Covid a bien sûr ajouté à la complexité. Mais nous sommes réellement très satisfaits de la conduite du projet et des résultats obtenus.

 

Géraldine MOCELLIN, où en est la production ?

Cegid HR Ultimate assure la paie et la gestion des talents, c’est-à-dire le pilotage des entretiens de développement et de la formation.

La production de la paie est effective depuis fin avril 2021. Ainsi, nous avons un retour d’expérience, très positif, de deux mois. Six gestionnaires pilotent le processus de paie, animés par une responsable de paie. Le retour des équipes paie souligne la dimension du changement opéré, avec de nouvelles habitudes de travail, de nouvelles pratiques plus digitales et la mise à plat du référentiel de paie.

Les points de vente renseignent l’application de calcul des temps, qui transmet les données variables de paie à Cegid HR Ultimate.

 

Qu’est-ce qui a le plus changé ?

Cegid HR Ultimate nous apporte un potentiel considérable en matière de reporting social. Grâce à la solution, nous sommes en mesure de progresser fortement dans nos capacités d’analyse sociale.

Nous publions notamment le bilan social et l’index de l’égalité femmes/hommes. Ce que les équipes apprécient, c’est de pouvoir automatiser des recueils, des calculs ou des analyses que nous faisions auparavant à la main. Et de pouvoir accéder aux historiques pour opérer des requêtes sur des bases constituées les années précédentes.

Cegid HR Ultimate a réellement apporté beaucoup de simplicité et de flexibilité au reporting social. D’une part, nous avons davantage la main pour inclure des thématiques ou des questions. D’autre part, nous gagnons beaucoup de temps. Par exemple, un bouton nous permet de produire notre bilan social, là où il fallait auparavant 3 semaines. De même, nous avons gagné du temps dans la même proportion pour produire l’index de l’égalité femmes/hommes.

Globalement, je peux dire que travailler nos données sociales avec des outils fins et puissants nous donne de l’assurance vis-à-vis de nos interlocuteurs.

 

Au final, quels sont les atouts de Cegid HR Ultimate ?

Si l’on doit faire la synthèse entre l’appréciation RH et l’appréciation DSI, nous pourrions pointer trois atouts :

  • La facilité de prise en main et d’utilisation, appréciées par les utilisateurs au quotidien
  • La qualité de la conduite de projet, assurée par des consultants Cegid experts de la solution comme du métier
  • La richesse fonctionnelle des modules de la solution et l’évolutivité de la plateforme qui les connecte et les relie

 

Comment imaginez-vous l’avenir ?

Côté RH, nous souhaitons poursuivre dans la construction d’une communauté au sein de laquelle chacun se sent bien, à sa place et en capacité d’évoluer. À ce titre, le module Talents de Cegid HR Ultimate nous aide à ce que chaque salarié de La Vie Claire, aussi loin soit-il des yeux de la DRH, puisse être acteur de son parcours et bénéficier d’un accompagnement GPEC personnalisé de qualité.

 

Un conseil pour mettre en œuvre un tel projet ?

Consacrer en interne des ressources à la co-conduite du projet est un levier de notre succès. En particulier dans le fait de ne jamais avoir dérapé en matière de planning. Nous avons à trois, la DRH, la DSI et Cegid, construit un attelage solidaire et compétent engagé à égalité par rapport aux objectifs fixés au départ.

Un deuxième levier fort de ce projet de migration du SIRH a été d’engager dès le départ, et fortement, les équipes opérationnelles. Elles ont participé à chacune des étapes, pesé dans les choix et orienté un grand nombre de décisions.

 Nous obtenons au final un outil adapté et adopté. 

Frédéric GIBELIN

Directeur des Systèmes d’Information de La Vie Claire

Pas vraiment un conseil mais plutôt un constat : nous avons co-sponsorisé ce projet un peu comme un exercice grandeur nature de team building, qui plus est en période de crise sanitaire où trop peu d’interactions physiques ont été possibles. Il en ressort une force collective partagée entre la DSI et la DRH, promesse de réussites futures pour les projets de transformation digitale RH.