« Au lieu de s’occuper de 5 dossiers, on peut en prendre 7 ou 8 »
Utilisateur de Cegid Expert, HMA Expertise Comptable a récemment adopté Cegid Conciliator. Automatiser du temps sur la saisie lui était apparu indispensable pour gagner en productivité, en réactivité, en proactivité. Et finalement générer une relation client plus intéressante et plus fructueuse.
Installé aux environs de Lille, Honorez Minot & Associés (HMA Expertise Comptable) compte 15 collaborateurs et environ 600 clients diversifiés, parmi lesquels des TPE, des PME, des artisans, des commerçants, des entrepreneurs de bâtiment ou des agences immobilières. Utilisateur de Cegid Expert depuis ses débuts, David Gruez, associé du cabinet où il avait commencé comme collaborateur comptable, a mis en place Cegid Conciliator en 2021.
Du fait des difficultés de recrutement, son choix se limitait du même coup, soit à payer des heures supplémentaires, soit… à prendre du retard.
Dans son cabinet, il estime que le travail de saisie prend 40 à 50% du temps, seules 10% des missions étant consacrées à la révision pure. La saisie constitue donc la première source potentielle d’heures gagnées.
HMA n’était pas novice en matière de dématérialisation.
Nous pratiquions déjà la reconnaissance des factures avec Cash Manager. Mais c’était encore assez chronophage – il fallait absolument vérifier toutes les pièces.
Or, aujourd’hui, pour un dirigeant d’entreprise, la liasse fiscale ou le bilan ne constituent pas des sujets d’intérêt – à part en ce qui concerne le montant de l’IS et des flat-tax sur les dividendes. « La plupart se sont mis à la gestion. Ils connaissent leur chiffre d’affaires par leurs caisses enregistreuses. Tous ont construit des tableurs, ils essaient de gérer leurs dépenses, leurs logiciels de facturation leur fournissent des comparatifs. Pourquoi la compta devrait-elle rester à la traine ? Nous avons choisi Cegid Conciliator ».
Objectif productivité
« Notre premier objectif, c’est la productivité. Avec Cegid Conciliator, le client fait partie de la solution. Il faut l’aider à transformer son process et à envoyer les factures au fil de l’eau, directement dans Cegid Conciliator. Nous y gagnons du temps bureautique, et le client conserve ses pièces chez lui.
Le logiciel n’a pas encore tout appris, mais nous constatons que Conciliator a diminué le temps de travail passé en saisie. Au lieu de s’occuper de 5 dossiers, on peut en prendre 7 ou 8. Le résultat n’est pas flagrant immédiatement : il faut à l’IA du logiciel le temps d’accumuler l’expérience pour proposer, puis prendre automatiquement, de bonnes décisions d’affectation.
Par rapport à la Box, la qualité des informations est beaucoup plus fiable. Il fallait vérifier la date, le numéro de facture, le montant HT… c’était lourd pour le client comme pour nous, et cela prenait beaucoup de temps à corriger ces éléments.
Nous l’avons testé, Cegid Conciliator apprend au fur et à mesure de son utilisation. A classer en 623400 de l’alcool acheté par une menuiserie par exemple. Ou à faire la distinction entre petit matériel et décoration de Noël dans une boulangerie ou un salon de coiffure. Au bout du troisième mois, certains comptes sont déjà passés en automatique : les écritures sont validées sans correction et directement intégrées dans la compta. Le temps gagné à la saisie va donc encore croître au fil des semaines. Je pense que nous en verrons les pleins résultats en mars, pour le début de la période fiscale ».
Des bénéfices bien visibles
« Le travail fastidieux est de plus en plus léger. Avec le scraping ou via je declare, il n’y a plus à saisir les banques ; les données de Cegid Paie s’implémentent dans la compta, la TVA s’impute aussi. Et Cegid Conciliator automatise la saisie. »
David Gruez | Associé
« Même sur les factures à éclater, précise David Gruez : pour un restaurant,
Cegid Conciliator cherche toutes les lignes de la facture : bœuf, maroilles, poireaux, mais aussi ustensiles ou consommables. Selon ce que lui indique le collaborateur, il apprend à les affecter correctement en traiteur, en matériel, en consommables, etc., en respectant le plan comptable du client ».
Les factures multipages ? « Le logiciel est capable de nous dire qu’il manque une page ! Avec Cash Manager il fallait pointer nous-mêmes ».
Les bénéfices se mesurent aussi en proactivité : « on peut facilement relancer le client au fur et à mesure de l’année, sans attendre la période fiscale. Les échanges de pièces sont tracés, et le client est mieux responsabilisé ».
S’ajoutent « beaucoup de petites choses qui font gagner du temps », parmi lesquelles la connexion avec Nexis-Lexis pour le juridique.
Voir ses clients pour de meilleures raisons
« Il faut sortir du rôle de chasseur de factures. Les contacts avec un client doivent pouvoir permettre de parler de l’activité et des questions que se posent le dirigeant. C’est d’autant plus important dans une période où la visibilité manque et où il va falloir rembourser les PGE… Quand ils viennent, c’est pour avoir du conseil ! »
Un conseil qui s’exerce à tous niveaux : quel financement préférer pour une voiture ? Comment se désendetter ? Faut-il recruter ? Changer son organisation ? Combien vaut mon activité ? Puis-je racheter ce concurrent ? « C’est là qu’il faut passer du temps et pas à faire le tri d’un classeur où à relancer sans fin ».
« Pourrons-nous vendre des missions complémentaires ? Nous pouvons déjà mieux organiser les lettres de mission, en prenant le temps d’expliquer ce que nous faisons, et ce que le client aura à faire. On peut prévoir des situations intermédiaires payantes, un audit social, une étude de retraite, la création d’une holding patrimoniale… en fonction des besoins. Rien de cela n’est vraiment possible sans gagner du temps en saisie. »
David Gruez | Associé
Collaborateurs : 3 mois du doute à l’adoption
« Quand nous avons adopté Cegid Conciliator, les collaborateurs étaient dubitatifs, se souvient David Gruez. Une fois la formation faite et quand, au 2ème mois, ils ont vu qu’il ne leur restait qu’à valider, l’état d’esprit a changé. Les 8 collaborateurs comptabilité y sont déjà passés. Plus besoin d’aller au scanner et de détacher les agrafes !
La modernité de nos outils améliore notre attractivité, mais les exigences des candidats – outils, horaires, salaires, heures supplémentaires, titres-restaurant… peuvent dérouter. Raison de plus pour conserver ses collaborateurs en leur donnant un outil moderne !
L’avenir est à une numérisation complète, conclut David Gruez. Avec la facture numérique obligatoire, avec les FEC, notre métier va changer. Nous resterons le responsable de l’établissement des comptes, nous vérifierons, nous imputerons, mais nous oublierons la saisie comptable de base. La compta c’est un métier de curiosité : il faut s’intéresser à l’activité des clients et comprendre le fonctionnement de nombreux secteurs. L’automatisation nous permet de l’exercer pleinement ».
J’aime
- La facilité de travail avec Cegid Conciliator
- L’intégration avec Cegid Expert
- Le traitement des factures plus rapide et plus exact
- La dimension apprenante de l’outil
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