La dématérialisation des processus apporte gains de temps et performance au service comptable de Groupama

Groupama (11,9 mds € de CA, 6,6 millions de clients) est le 8ème assureur généraliste en France. A l’international, le groupe est présent dans 9 pays et compte 5,5 millions de clients.

Le périmètre Cegid Notilus, piloté depuis 2017 par M. Joël WAUTERS, Responsable de domaines comptables, comprend 6 sociétés : Groupama Gan Vie, Gan Assurances, Gan Patrimoine, Société Française Protection Juridique (SFPJ), Gan Prévoyance et Groupama Assurances Mutuelles (GAM).

« Ce fut une révolution quand on a demandé aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais. Nous partions de formulaires papier dont le contenu était ressaisi dans notre ERP (SAP), un process pas très efficient, d’où le choix de Cegid Notilus.»

Un changement de métier et la cohabitation de deux process

Originellement, le projet était axé uniquement sur les notes de frais pour remplacer les formulaires Excel qui étaient imprimés et annexés aux justificatifs papier puis transmis à la Comptabilité. La partie Travel (gestion des voyages) a été intégrée ensuite dans Cegid Notilus.

M. WAUTERS raconte :

« Mon métier de comptable a changé : je suis devenu en plus de mon métier d’origine, administrateur d’un outil informatique de notes de frais et agent de voyages, avec les problématiques liées à la cohabitation de deux outils. Nous avons migré vers un process décentralisé où les collaborateurs choisissent eux-mêmes leurs prestations. »

Le sujet de la validation

Le processus de contrôle de la politique Voyage et de Réservation a été fusionné grâce à l’outil. Lors du changement d’agence de voyages – passage d’Egencia à Havas – Groupama en a profité pour automatiser la validation, tout en conservant quelques workflows en garde-fous, conformément à nos règles de contrôle.

M. WAUTERS raconte :

« A partir du moment où la politique Voyages est respectée, que le budget est inférieur à 500 euros (95% des cas), il y a auto-validation, avec information au N+1. Il n’y a pas eu de dérives, les collaborateurs sont responsables et ont participé à la maîtrise des coûts et ce nouveau processus est plutôt bien vécu par les équipes. »

La transition s’est faite en douceur. Tout le monde a accès aux deux fonctionnalités. Sur les 1600 profils actifs, environ 900 sont utilisateurs. La majeure partie du personnel administratif fait peu de voyages et de notes de frais, bien que le télétravail ait engendré des frais, notamment de remboursement d’écrans.

Le passage en « full dématérialisation » avec la pandémie

Selon M.WAUTERS :

« On est en évolution constante avec Cegid Notilus. Un pilote a eu lieu en février 2020, qui a donné lieu à un déploiement au niveau de GAM dès mars 2020, puis des autres entités. Les collaborateurs sont relativement contents. L’expérience de la première connexion est cruciale.»

La découverte de l’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante est effectif depuis novembre 2019 et opérationnel depuis 2020. Le personnel itinérant apprécie de pouvoir faire ses notes de frais en déplacement.

« Nous avons mis en place des outils d’aide au contrôle via un robot RPA. A partir du moment où on ne récupère plus le justificatif original, il faut s’assurer qu’il n’est pas soumis deux fois. Le robot se connecte donc à Cegid Notilus pour sortir des reporting, les notes de frais en attente de validation comptable et celles qui ont déjà été payées. Un comparatif des deux reporting selon les dates et les montants permet d’identifier les éventuels doublons.»

Le plus compliqué pendant la période de transition entre le processus « tout papier » et le processus « zéro papier » a été de gérer l’historique des notes de frais papier pour lequel il a fallu faire beaucoup de relances, dans un contexte de pandémie où les services courriers fonctionnaient au ralenti.

Le choix de Cegid Notilus : une continuité au sein de Groupama

La solution était déjà employée dans le groupe, et avait fait ses preuves notamment dans plusieurs caisses régionales et au sein de G2S (Groupama Support et Services). Dernièrement nous avons vécu une transition délicate suite au changement d’agence de voyages. Mais au final, la baisse d’activité « voyages » pendant la pandémienous a permis de faciliter la conduite du changement. Nous avons fait le choix d’une base communautaire, plutôt que de contractualiser 6 entités individuellement, d’autant qu’il existait un contrat-cadre. L’historique dans le groupe a facilité les choses.

La centralisation en guise d’atout

Si les aspects techniques n’ont pas été déterminants en tant que comptable pour M. WAUTERS, disposer d’un outil central sur lequel repose toute la politique Voyages était un plus. Côté comptabilité, le reporting ne semblait pas très structurant au départ, les frais de déplacement ne représentant pas le poste de dépenses le plus significatif pour le groupe.

« Cependant, avoir intégré la gestion des notes de frais, puis du voyage et enfin des factures fournisseurs dans Cegid Notilus a permis de sortir des reporting DSN en très peu de temps, moins d’une demi-heure pour les 6 sociétés.

J’ai un contrôle mois par mois de la DSN, avec les données comptables de notre ERP, et qui correspond au centime près à ce qui est généré par Cegid Notilus . Je sais que je peux envoyer en toute confiance les données à notre CSP Paie. Je déclare à la fois les notes de frais et la partie Travel, ce qui n’était pas possible avant » reconnaît M. WAUTERS.

Un paramétrage spécifique par entité

« Le paramétrage a duré environ un mois et demi. Le support Cegid Notilus – à travers son expertise et ses propositions – a été précieux pendant cette étape cruciale. Il a fallu prendre en compte les règles de déplacement de 6 sociétés avec des particularités liées à des populations différentes.

On a finalement créé des types de frais et des workflows de validation par société, car les choses ne sont pas figées. Si une société avait bougé, cela aurait impacté toutes les autres. La dématérialisation a permis de mettre en œuvre tous ces processus en évitant les effets domino sur l’ensemble des périmètres » explique M. Wauters.

Des gains de productivité côté utilisateurs

Les utilisateurs ont gagné en productivité et autonomie. La part de ressaisie des assistantes pour les notes de frais dans l’ERP a été supprimée. La suppression de tâches administratives redondantes a optimisé les ressources, notamment en temps de télétravail. Les parties Mobility et Dématérialisation des notes de frais ont été essentielles.

« Nous n’avons pas assez de recul sur l’archivage électronique, mais on peut penser que les gains de temps sont significatifs en regard du temps qu’il faudrait passer en cas de contrôle URSSAF. Faire revenir des palettes de boites d’archives, rechercher des documents, passer par notre ERP pour retrouver le numéro de note de frais, revenir à l’index d’archivage pour trouver la bonne boîte. »