La société Générale de Téléphone, filiale du groupe Orange, a choisi Cegid Notilus pour simplifier la gestion de son parc automobile

Sandrine DOYEN, gestionnaire de parc automobile pour le compte de la société Générale de Téléphone, a été conquise par l’accessibilité des équipes et l’intuitivité de Cegid Notilus. Aujourd’hui, elle témoigne sur son quotidien avec l’outil et sur les bénéfices apportés par l’utilisation d’un logiciel de gestion de parc automobile.

Générale de Téléphone, une filiale du groupe Orange

Filiale à 100% du groupe Orange, la société exerce une activité dans l’univers Telecom et la photo à travers un réseau de points de ventes physiques (sous enseigne Orange). Le réseau de distribution a créé également l’enseigne spécialisée en produits et accessoires tendances Mood, avec son site internet marchand mood.com.

Auparavant, le suivi du parc de véhicules se faisait sur fichiers Excel

Avant l’acquisition d’un outil de gestion de flotte automobile, la société gérait son parc de véhicules sous Excel :

« Tout ce qui était lié de près ou de loin à la flotte se trouvait dans une dizaine de fichiers Excel par thèmes (facturation, entrées et sorties de véhicules, suivi des sinistres, carburant, amendes…). Le fait de saisir les données manuellement rendait le travail chronophage, avec en plus un risque d’erreurs et de perte des données. »

Le besoin d’une solution dédiée s’est donc fait sentir afin de centraliser l’ensemble des informations liées à la flotte automobile.

Pourquoi avoir choisi Cegid Notilus ?

C’est lors d’une analyse de marché que l’entreprise Cegid Notilus a été sélectionnée.

Son logiciel simple et intuitif s’est fait remarquer :

« Cegid Notilus s’est démarqué de la concurrence. Une des fonctionnalités primordiales pour nous fut la partie gestion des amendes avec la connexion à l’ANTAI, ainsi que l’intégration des factures, le suivi administratif et financier de la flotte. A cela s’est ajouté le gain de temps et une vraie démarche écologique avec la suppression du papier. Évidemment le rapport qualité, fonctionnalités, et coût de l’investissement a fait pencher la balance. »

Elle ajoute : « Aujourd’hui, tout est pris en charge quasiment en instantané. Les équipes sont accessibles, il y a un superbe relationnel. Ce qui est très agréable, c’est que le support comprend mes problématiques et sait de quoi je parle. C’est une grande qualité et j’espère que cela perdurera. »

La typologie du parc de véhicules de Générale de Téléphone

Sandrine DOYEN s’occupe de la flotte automobile au sein de la société depuis trois ans. Son parc automobile est composé d’une soixantaine de véhicules, dont la majorité sont en contrat location longue durée (LLD) et certains en acquisition. Les profils de conducteurs sont différents et les durées des contrats et lois de roulage varient. Aujourd’hui, les véhicules sont notamment attribués aux responsables régionaux et responsables territoriaux.

La solution Cegid Notilus a été mise en place en mars 2020 (juste avant le premier confinement), ce qui a permis de gérer au mieux la flotte en distanciel. Petit à petit, les anciens process et supports sont en train de disparaître.

Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?

1. La demande d’identification auprès de l’ANTAI

Pour la gestionnaire de parc, cette fonctionnalité est très pratique car c’est une tâche toujours délicate dans les entreprises. Désormais les conducteurs sont responsabilisés. Auparavant, la société devait traiter toutes les amendes papier. Cela constituait de nombreux allers-retours avec différents interlocuteurs ou services.

« Avec en moyenne une demande d’identification par jour, nous sommes presque à une centaine par trimestre. Dorénavant, finies les six étapes laborieuses sur le site de l’ANTAI, tout est prérempli dans Cegid Notilus. Il n’y a plus de sujet, on a une plaque, un conducteur et l’entreprise se décharge complètement de ce qui se passe par la suite. »

2. L’intégration automatique des factures fournisseurs

Cegid Notilus intègre automatiquement les factures de la société et les lient aux différents prestataires. Certaines informations sont relevées automatiquement comme les compteurs kilométriques, par exemple, dans le cas des factures de cartes carburant. Grâce à cette fonctionnalité, tous les kilométrages remontent sur chaque fiche véhicule.

3. Les extractions et la Car Policy

Sandrine DOYEN ajoute :

« Depuis peu, j’ai beaucoup travaillé sur les extractions. Le second confinement a été l’occasion de mettre en place la Car Policy (politique d’attribution des véhicules) pour la société. C’est pratique, car j’ai accès au catalogue de tous les véhicules existants directement dans Cegid Notilus. Ici aussi les équipes ont été très accessibles pour nous accompagner dans cette démarche. »

Gagner en temps et en efficacité dans le suivi du parc

Pour la gestionnaire de parc, l’utilisation de Cegid Notilus apporte un gain de temps considérable. Tout d’abord, la double saisie dans de multiples fichiers Excel est évitée.

« Un autre gain est au niveau du reporting : en un clic et quelques secondes, c’est fait. Alors qu’auparavant, je mettais beaucoup plus de temps, surtout en cas d’erreur lors de la saisie des données. »

Actuellement, Sandrine DOYEN fait partie des principales utilisatrices au quotidien de Cegid Notilus. À terme, d’autres collaborateurs et d’autres services seront amenés à utiliser l’outil :

« C’est certain, car aujourd’hui toutes les données financières sont dans Cegid Notilus. Notamment les factures qui pourront être facilement trouvées par le service comptabilité. » poursuit-elle.

« Au premier abord j’étais plutôt réticente à l’idée de travailler sur un nouveau logiciel, le changement n’est pas toujours facile. Quand ce logiciel de gestion de parc automobile est arrivée, nous avons bien été soutenus par les équipes Cegid Notilus : un accompagnement remarquable, une simplicité d’utilisation dans la gestion quotidienne. Tout est très fluide et intuitif, on arrive facilement à trouver l’information et ce via différents endroits dans l’outil. » conclut-elle.