Notes de frais et flotte automobile : comment Finadorm simplifie la gestion de la mobilité de ses collaborateurs ?

Gain de temps, visibilité et maîtrise des processus et des coûts sont autant de problématiques abordées par Jean-Louis Spinelli, Directeur financier du groupe industriel Finadorm, dans son retour d’expérience au sujet de Cegid Notilus.

Pourquoi une réflexion autour du traitement de la note de frais et de la flotte automobile ?

Le groupe Finadorm (240 m€ CA, 1200 salariés, une vingtaine de sociétés) est constitué de 4 pôles d’activités (hôtellerie de plein air, fabrication de literie et de mobilier pour la petite enfance, construction de charpentes). Il possède une flotte de 150 véhicules. Une réflexion a été engagée depuis plusieurs années autour de la dématérialisation de la gestion des notes de frais, traitée jusque-là sous Excel. « Il s’agissait d’un processus très manuel pour chaque collaborateur, avec un circuit de validation, un traitement comptable et des flux qui avaient besoin d’être optimisés » de l’aveu de Jean-Louis Spinelli. « Cegid Notilus était la seule solution globale qu’on ait identifiée et qui permettait de traiter à la fois la flotte et les notes de frais, avec des passerelles entre les deux applicatifs ». Trois problématiques principales dans le périmètre de Jean-Louis Spinelli :

• Faire gagner du temps, à la fois pour l’ensemble des collaborateurs (itinérants, gestionnaires, etc.), mais aussi en back-office en simplifiant les processus
• Disposer d’un outil de gestion efficace avec une visibilité globale sur l’ensemble des processus
• Maîtriser les dépenses et mettre en œuvre une politique claire pour les notes de frais

Les apports de la solution Cegid Notilus : traitement et validation sont optimisés

Concernant la gestion des notes de frais, Jean-Louis Spinelli estime que les gains de temps sont considérables pour l’ensemble du personnel, notamment pour les itinérants, qui n’ont qu’à prendre en photo le justificatif et l’intégrer dans l’outil : « En fin de mois, il suffit d’envoyer la note de frais au contrôle. Le processus est très simple, très fluide et d’une grande efficacité. Fini le temps où il fallait passer des heures en fin de mois à recenser tous les tickets et autres factures. L’applicatif a un avantage majeur : il stocke les documents avec une force probante vis-à-vis de l’administration, ce qui permet de ne plus devoir conserver aucun ticket papier, plus de stockage, plus de risques de pertes ni d’effacement ».

Le processus de validation est automatisé et accéléré : via le smartphone ou le PC pour vérifier par exemple les doublons ou les alertes de dépassement (au niveau de la politique paramétrée). Après validation, le workflow bascule vers la comptabilité pour une vérification rapide puis la génération automatique des écritures comptables.

Les équipes comptables sont ravies du gain de temps et de cette fluidité. « Nous avons réparti la validation à l’intérieur du groupe en fonction de la catégorie de personnel : l’ensemble des N+1 qui effectuent généralement une première validation, avant la validation définitive par les équipes comptables de chaque filiale ».

La définition de stratégies voyage et flotte automobile

Flotte automobile et note de frais sont deux sujets distinctifs, qui ne touchent pas forcément les mêmes collaborateurs. Cependant, on peut facilement paramétrer des seuils et des plafonds au niveau des dépenses, mettre en œuvre une politique voyage ou une car policy pour la gestion de flotte. Pour Sandy Manceau, Ingénieure commerciale Cegid Notilus : « L’avantage de l‘outil est qu’il fédère toute la politique interne, même en mobilité, qu’il permet de cadrer certaines pratiques et de mieux maîtriser les coûts. Les deux applications sont reliées. Notamment pour ce qui concerne les factures d’entretiens ou de carburant, les frais sont remontés via le numéro d’immatriculation. Un tableau de bord présente les coûts d’utilisation et de fonctionnement de chaque véhicule ».

« L’application permet d’affecter très rapidement un véhicule même pour une seule journée. On peut identifier clairement le conducteur, la période et refacturer chaque filiale selon l’utilisation, sur les loyers qui sont pris en charge par la holding du groupe » explique Jean-Louis Spinelli.

« Les tableaux de bord sont totalement paramétrables par utilisateur pour avoir les informations les plus pertinentes dans l’application. L’utilisateur habilité peut avoir des alertes quotidiennes si besoin sur les contrats à renouveler, les véhicules à contrôler ou encore les véhicules en commande. Il y a un volume important d’informations qui facilite la gestion du parc. On peut extraire des données par société, utilisateur, immatriculation, conducteur, etc. Cela permet de voir comment les coûts sont répartis sur les différentes entités, de connaître les coûts de détention (TCO – Total Cost of Ownership) pour mettre en place des stratégies vers des modèles particuliers.

Les campagnes trimestrielles de relevés de compteurs permettent de vérifier la loi de roulage de chaque contrat de location, de savoir si le véhicule est en sur ou sous-roulage et de demander des avenants auprès des loueurs concernés et ainsi de mieux maîtriser les loyers.

En matière de reporting, la fonctionnalité « Audit » dans Cegid Notilus permet notamment de vérifier pour chaque collaborateur ou société, l’ensemble des dépenses sur une période donnée, par typologie de dépenses. Nous avons défini divers paramètres dans notre charte de frais de déplacement pour vérifier l’utilisation des billets d’avion ou de train. L’éventail des fonctionnalités est très large et intuitif ».

L’intégration dans les systèmes comptables et RH

La solution est constituée de modules activables en fonction des besoins, chacun ayant un coût propre et un déroulé propre. De plus en plus de clients Cegid Notilus mènent des projets en même temps car les temps de déploiements ne sont que de quelques jours. « L’interface est identique, qu’il s’agisse de la flotte ou des notes de frais. C’est l’avantage d’avoir une plateforme complète et intégrée. Les deux outils évoluent, mais restent compatibles » explique Nicolas Rousseaux, Responsable commercial Cegid Notilus. Cegid Notilus existe depuis 26 ans et sait gérer une grande diversité de systèmes comptables, notamment plus de 70 ERP et répond pleinement aux attentes de Finadorm, qui utilise trois logiciels comptables différents.

La partie note de frais est interfacée avec les applicatifs comptables de façon simple et efficace. Chaque service comptable valide une note de frais. Cela génère un flux : un fichier est importé en automatique dans la comptabilité avec les affectations prédéfinies dans l’outil. Tout est ventilé par types de dépenses sur le plan comptable du groupe. Le paramétrage standard de l’interface comptable permet de gérer des sociétés, des établissements, des services, des personnes – notamment dans l’outil Notes de frais – et de regrouper des personnes dans des populations avec des droits et des accès similaires.

Afin de faire une association avec un axe analytique particulier, on peut gérer :

• des codes projets,
• des codes clients,
• des codes dossiers,
• des codes affaires

Il existe également des champs libres (des « zones utilisateurs ») pour pousser encore plus loin le paramétrage.

Jean-Louis Spinelli explique : « Il suffit de créer autant de typologies de frais que l’on a de types de dépenses : carburant, restaurant, hôtel, invitations, réceptions, cadeaux clients. On peut indiquer des plafonds, des taux de TVA ». Au niveau du paramétrage, l’outil s’adapte complètement au besoin de l’organisation, qui peut affecter des imputations comptables selon la typologie de frais de façon assez simple. Quand l’utilisateur déclare ses frais, il accède à une liste des typologies. Dans la plupart des cas, Cegid Notilus propose des compagnies ferroviaires ou aéronautiques, des restaurants. Les modifications se font de façon assez intuitive.

La gestion de la documentation

C’est un aspect significatif des deux applications : il n’y a plus de notes de frais papier, car tout est intégré dans l’application à valeur probante. On peut retrouver facilement le justificatif sur une période donnée, pour un collaborateur, une dépense en particulier, sachant qu’une dépense ne peut pas être intégrée dans l’outil sans justificatif.

Concernant la flotte automobile, l’ensemble de la documentation est rattaché au véhicule (carte grise, PV de réception, contrat et avenants au contrat, etc.) alors qu’auparavant, les éléments étaient dispersés dans plusieurs fichiers dans l’arborescence réseau du groupe ; ce qui complexifiait leur localisation. Maintenant, tout est traçable dans le SaaS, en toute sécurité sur des serveurs hébergés en France par Cegid Notilus, ce qui est important, car il y a des données personnelles et donc sensibles (RIB, immatriculation, adresses, etc.).

La pleine maîtrise des infractions

Le processus de gestion des infractions est limpide pour Jean-Louis Spinelli : « Nous sommes reliés à l’ANTAI, ce qui nous permet d’être informés en cas d’infraction. Il suffit de deux clics pour faire la déclaration du conducteur, là où il fallait précédemment remplir un document reçu par la poste, et renvoyer celui-ci au centre de traitement. On reçoit désormais la notification de Cegid Notilus. On va sur le tableau de bord des infractions relevées. En cliquant sur chacune d’entre elles, on va avoir le véhicule concerné, le conducteur affecté au véhicule. On désigne le conducteur en un clic. Le chauffeur va recevoir une notification sur sa boîte mail indiquant son infraction et qu’elle a fait l’objet d’une désignation de la société. Derrière, le conducteur va recevoir la contravention, charge à lui de la régler ou de désigner un autre conducteur manuellement ».

Sandy Manceau complète : « L’outil conserve le motif de l’infraction, ce qui permet de suivre les récurrences éventuelles, de mettre en place une sensibilisation, voire des règles. Le gain de temps est appréciable, d’autant que des études ont montré qu’il fallait près de 15 minutes pour renseigner une infraction sur le site de l’ANTAI ».

Une mise à jour des données fluide

L’IA vérifie que les sources sont fiables pour, par la suite, faire des remontées sur des contrats en sur ou sous-roulage. Par exemple, concernant les relevés de compteurs, l’application mobile Conducteurs permet au collaborateur, tout en restant dans l’habitacle, de renvoyer en direct le kilométrage qui va se déverser en automatique dans la plateforme. Les gestionnaires peuvent aussi retrouver le kilométrage notamment via les cartes carburant.

Permis, adresses, cartes grises sont mises à jour par un simple copier-glisser en deux secondes. Sandy Manceau explique : « Pour la partie immatriculation, on a un connecteur avec le SIV (Système d’Immatriculation du Véhicule). Il suffit de mettre l’immatriculation et on récupère toutes les données du véhicule en automatique. L’interface RH fait sens quand on gère des mises à jour régulières de collaborateurs et d’affectations ».

Nicolas Rousseaux complète : « On peut aussi connecter une agence de voyages, avoir un portail de réservation en ligne. En amont, la solution gère la demande de déplacement et de réservation. Cela peut même aller jusqu’à la gestion des factures fournisseurs liées au voyage, tout dépend des fonctionnalités activées ».

Propos recueillis lors d’un webinaire animé par Nicolas Rousseaux (Responsable commercial Cegid Notilus), avec la participation de Sandy Manceau (Ingénieure commerciale Cegid Notilus).