Chez Elior, leader mondial de la restauration collective et des services, les volumes de flux bancaires sont impressionnants. De fait, la gestion de la trésorerie doit fonctionner comme une horloge suisse. Mais s’est évidemment posé le problème de la méthode : faut-il utiliser un outil sur-mesure ou standard ? En arrivant en mai 2020, Romuald Richard, responsable back-office cash, management & IT chez Elior, a fait le pari des solutions Cegid pour rationaliser les processus : autrement dit, offrir un cadre « classique » avec juste ce qu’il faut de « custom » pour répondre aux enjeux financiers de la fonction trésorerie… Décryptage !

Romuald Richard est un « baroudeur » de la fonction Back Office, Cash Management et IT.

« Mon métier consiste à assurer toute la partie opérationnelle de la trésorerie : émission et réception de flux bancaires, relations bancaires, incidents de paiement, maintenance et sécurisation des outils de trésorerie ». Avant Elior, il évolue dans plusieurs grands groupes, d’abord chez Thomson (années 2000) puis chez Dassault GIMD où il déploie un outil de trésorerie. C’est ensuite le groupe de construction Vinci qui le sollicite pour refondre la fonction BO & cash management. Un autre tour chez Kering en tant que responsable du Back Office, puis retour chez Technicolor pour installer le nouvel outil de trésorerie et communication bancaire. Enfin, Romuald intègre le groupe Elior en mai 2020. Son challenge ? « Il y avait des départs de collaborateurs et il fallait monter une nouvelle équipe, le tout en finalisant le déploiement des outils de trésorerie. »

Romuald Richard

 

Premières décisions !

« En arrivant, j’ai stabilisé les solutions Cegid. En effet, il y avait des processus trop spécifiques : Elior avait fait du super-custom et c’était difficile à administrer. J’ai cherché à simplifier et à standardiser les processus. On a estimé que le standard Cegid pouvait convenir à la fonction trésorerie de Cegid ». Et la formule fonctionne, d’un point de vue processus mais aussi environnemental puisque la solution Cegid Treasury a permis de réduire de moitié les impressions des pouvoirs bancaires. « La standardisation répond mieux aux besoins de reporting et d’analyse : mes rapports sont réalisés plus rapidement dans Cegid Treasury et ne nécessitent aucune maintenance de notre part. De plus, lorsque la solution évolue, les reportings suivent naturellement les évolutions sans que nous ayons à nous en préoccuper, ce qui serait bien plus difficile avec du spécifique. »

Cela a-t-il été compliqué de basculer « dans le standard » ? « Le challenge, c’était de planifier le changement. Ça demande du temps de détricoter le spécifique, et il faut veiller à éviter de tomber dans une période où on a besoin de l’outil. Je pense qu’il faut 85% de standard et 15% de spécifique. » Plus précisément, les 15% de spécifique ont concerné les pouvoirs bancaires, le reporting, ou encore certains workflows de contrôle et de validation. »

“Aujourd’hui, nous utilisons Payment Factory de Cegid Treasury pour toute la communication bancaire, la gestion des mandats, des chèques et des pouvoirs bancaires. Nous avons ajouté tout récemment le module de lutte contre la fraude.”

Autonomie des équipes, moins de stress, plus d’analyses et reportings, Cegid va nous accompagner encore quelques années !

Romuald Richard

Responsable back-office cash, management & IT

 

Avec Cegid, souplesse & réactivité

  • Richesse de la bibliothèque des formats grâce au moteur de transformation

“ Avec les transcodeurs de Cegid Treasury, nous pouvons transformer n’importe quel format interne, en format attendu par les banques, qui ont chacune leurs propres spécificités :  c’est très précieux pour l’ensemble du process de la communication bancaire.

  • Souplesse

“En 3 clicks, je peux très facilement modifier les pouvoirs bancaires, rattacher des comptes bancaires d’une société à une autre, lorsqu’il y a des fusions de sociétés par exemple. C’est très simple et rapide dans l’outil, il n’est pas nécessaire de tout récréer.”

  • Facilité d’utilisation

« Dans mon équipe, j’ai travaillé avec des gens qui ne connaissaient pas les outils Cegid. En trois mois, ils sont capables de faire du support de niveau 1 (paramétrage, entités, comptes, banques…). Nous évoluons sur des écrans intuitifs, des menus compréhensibles et des liens dynamiques qui permettent de naviguer facilement d’un menu à l’autre. »

  • Facilité de configuration

« Le tableau de bord de l’écran d’accueil est entièrement paramétrable. Chacun peut personnaliser sa home page : les menus sont semblables à des widgets. On peut glisser /déposer ce qui concerne la communication bancaire, les flux à signer, les objets crées qui sont à valider : chacun a une vision claire, dès le matin, des tâches à accomplir, selon son métier. »

 

Des ROI clairement mesurables !

  • Valorisation des expertises métier

Grâce à Cegid, les tâches manuelles sont réduites grâce aux fonctionnalités d’automatisation. Et les avantages sont nombreux. « Les équipes peuvent se concentrer sur d’autres projets. Et moi, je peux me focaliser sur l’écosystème autour des outils Cegid afin de m’assurer qu’ils soient bien connectés et efficients. »

  • Moins d’erreur grâce à l’automatisation des alertes

Sur la gestion des paiements, la solution Cegid permet de détecter davantage de fichiers erronés ou des doublons. Les alertes sont automatisées, sous forme de mail. « Avant, nous avions un fichier erroné ou un doublon par jour. Aujourd’hui, nous n’en avons plus qu’un ou deux par semaine, et nous pouvons consacrer notre temps sur d’autres tâches ».

  • Réduction de la gâche papier : un impact RSE réel !

Avec la refonte des pouvoirs bancaires, nous avons réduit de moitié la production imprimée des pouvoirs bancaires à destination de nos partenaires.

  • Autonomie des équipes, donc moins de stress !

Autres bénéfices : la dématérialisation et le fait que les équipes maîtrisent parfaitement la partie opérationnelle. « Il y a moins de stress. Quand je suis arrivé, j’ai ouvert Cegid Trésorerie à toute la communauté comptable. Chaque collaborateur a ainsi appris à monitorer ses flux, avec une vraie vision du tracking des flux et de prévenir s’il y a des rejets. Aujourd’hui, les équipes sont capables de réagir plus rapidement et de manière plus autonome. »

  • Etroite relation commerciale & support

« Aujourd’hui, on a de très bonnes relations avec Cegid. L’équipe commerciale est disponible et nous accompagne si on a besoin de nouveaux modules ou d’ajustements. Côté support, l’outil de ticketing permet de suivre nos demandes et suit un process normal pour les délais de traitement impartis.  Mais en cas de vraie urgence, le support nous aide sans problème par téléphone et prend en compte notre demande si nous rencontrons un problème. Cegid va nous accompagner encore pendant quelques années ! ».

 

Et demain ?

  • Vers un reporting augmenté…

« Mon prochain chantier, c’est la mise en place de reporting. Je prends l’exemple du nombre de chèque émis par Elior : 60 000 chèques en 2019 et 25 000 après le Covid-19. J’ai besoin de ces informations pour expliquer qu’il faut arrêter de faire des chèques. C’est un moyen de paiement qui génère du stress et des risques. Pour les virements, j’ai aussi besoin d’informations sur les volumétries. Je dois pouvoir arbitrer, savoir ce que je peux faire ou non. »

  • L’objectif d’Elior ?

« Intégrer plus de Business Intelligence et de reporting. On souhaite produire plus de rapports en standard, notamment sur des statistiques. Nos statistiques de flux bancaires (nombre de chèques, nombre de virements…) sont à croiser avec la facturation. Nous devons être capables de récupérer en standard tous les fichiers retours des banques. Dans ces fichiers, la banque nous indique si elle a accepté ou rejeté les virements. C’est important d’avoir des retours plus vite, plus facilement, et plus clairement. Aujourd’hui, si un fichier est rejeté, un code erreur interne s’affiche : ce code n’est pas lisible donc nous devons rechercher le fichier retour pour comprendre l’erreur. Ce serait bien d’avoir cette information d’erreur en lecture directe dans le lot. On pourrait ainsi gagner des heures sur le cut-off. »

 

Elior en chiffres

    • 3.69 Md€

      CA 2021

    • 99 000

      collaboratrices et collaborateurs

    • 5

      pays

    • + 22 000

      restaurants et points de vente

    • 2400

      sites gérés par Elior services en France

    • 3.6M

      convives chaque jour

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