Ecomex CGR

Des enjeux forts & une approche structurée de la transformation

Il s’agissait de donner une nouvelle impulsion au cabinet. Nous avions plusieurs défis : harmoniser les méthodes et lancer une entité humaine et commune Ecomex CGR. Nous souhaitions également développer l’image d’un cabinet technologique et digital, qui propose à ses clients des services connectés. Nous avons créé des « sous projets » pour structurer notre approche, comme par exemple l’optimisation du service comptable ou encore le développement du portail. Une équipe projet a suivi l’avancée de chacun des chantiers (un associé, deux managers d’équipe et moi-même, ainsi qu’un consultant projet Cegid). Nous avons analysé nos processus existants, et avons recherché les points à améliorer qui allaient nous permettre de diminuer le temps passé sur des taches sans valeur ajoutée pour nos clients. Il fallait adopter une approche pragmatique et simple : qu’est-ce que l’on peut faire, et avec quel résultat? Ce qui ressortait par exemple de l’analyse des processus de tenue comptable, c’est qu’il nous fallait un outil pour récupérer au fil de l’eau (et plus au dernier moment) les pièces sous un format dématérialisé. L’objectif était de mettre en place des accélérateurs de saisie mais également de faire gagner du temps en évitant des déplacements à nos clients.

Des choix technologiques réfléchis

Notre choix s’est porté sur le service de dématérialisation Cash manager. C’était l’assurance d’apporter un service de qualité de manière sécurisée : nul besoin de faire beaucoup de manipulations pour que les pièces soient associées à l’écriture comptable. Cela nous évite par ailleurs que le client vienne et que l’on perde du temps à scanner les documents avec lui, pour qu’il puisse repartir avec ses originaux. En termes de tarification, nous avons choisi d’offrir le service de dématérialisation à nos clients. Aujourd’hui nous mettons donc en place un process de transfert automatisé des documents, au travers d’un service gratuit appelé « Simply démat ». Demain, une fois que les scan seront bien ancrés dans les méthodes de travail, nous proposerons aux clients une nouvelle offre, payante cette fois, qui leur permettra d’avoir accès à tous les documents scannés ou produits par le cabinet, à partir d’une simple application sur leurs smartphones.

Une véritable méthode dans la gestion du changement…

Le service fût testé dans un premier temps sur un échantillon restreint de clients par une dizaine de collaborateurs pilotes. Des procédures ont été rédigées, avec des captures écran pas à pas, pour faciliter la mise en place. Une fois cette phase de test réalisée de manière concluante, nous avons identifié une cible de client privilégiée et démarré la communication en interne comme en externe. Des réunions de lancement ont notamment été organisées : il s’agissait de présenter la nouvelle offre aux équipes, d’expliquer le fonctionnement et de partager avec chacun les objectifs. Nous avons également créé un « centre de support interne » avec les collaborateurs pilotes, pour favoriser les échanges et débloquer tout éventuel problème. Le relais et l’implication des managers est gage de réussite, c’est pour cela que dès le départ du projet nous les avons d’abord convaincus puis impliqués fortement dans le projet afin qu’ils le portent.

…Pour des résultats tangibles

Nous nous étions fixés des objectifs à 6 mois : on s’était dit que si on atteignait 60 % du cœur de cible client ce serait déjà pas mal…À l’arrivée c’est plus de 75 % que nous avons équipés ! En termes qualitatifs, les résultats sont également au rendez-vous. Tout d’abord, et c’était primordial, nos clients sont satisfaits. Par ailleurs pour chaque dossier concerné, les pièces comptables sont attachées aux lignes d’écriture. Aujourd’hui, tout est classé au bon endroit et au bon moment pour faire les choses de façon plus naturelle : on est deux fois plus efficient. « Aujourd’hui, c’est entre deux et trois nouveaux clients équipés chaque semaine ! Nous allons continuer par pallier en nous fixant des objectifs de plus en plus grands, pour équiper à terme le maximum de nos clients. »

Un conseil à des confrères en phase de transformation ?

N’approchez pas la transformation digitale exclusivement par la technologie, mais par vos besoins ! Analysez ce que vous faites au quotidien, afin d’identifier quels sont vos axes d’amélioration. Cherchez à comprendre ce que vous avez à gagner et à apporter à vos clients avant de mettre en place un logiciel. La transformation numérique doit d’abord vous permettre d’améliorer la relation client – cabinet et vous permettre de vous concentrer sur les choses à valeur ajoutée. Si on a le nez dans le guidon pour saisir des factures et faire la TVA, on ne voit plus les besoins de nos clients…. Or le but c’est bien d’être plus à leur écoute et disponibles pour les accompagner de manière encore plus adaptée.