Drôme Aménagement Habitat mène ses chantiers de dématérialisation RH avec Cegid

Face aux obligations réglementaires, la digitalisation des services et l’évolution des métiers, l’Office Public de l’Habitat (OPH) Drôme Aménagement Habitat a fait le choix du mode SaaS. Un choix évident pour plusieurs raisons : la sécurité informatique au quotidien et la facilité de mise en œuvre de processus RH agiles et dématérialisés. Mais au vu du double statut public et privé que doit gérer l’OPH, cette évolution n’est pas exempte de difficultés. Un défi que les solutions Cegid aident à relever.

L’office public de l’habitat de la Drôme multiplie les travaux urbains : un pôle senior regroupant plusieurs EHPAD doit voir le jour à Valence, l’ex-prison de la ville est en voie de démolition afin de permettre la construction d’une résidence étudiante et des logements sociaux, avec les contraintes administratives et architecturales que tout cela suppose. Cette dynamique autour de l’aménagement urbain est le fait de Drôme Aménagement Habitat. Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC), organisme en charge de trois métiers : gestionnaire, constructeur et aménageur du territoire. Pour sa direction des Ressources Humaines, les grands chantiers se situent sur un tout autre plan : au niveau informatique notamment, avec la migration de ses fonctions RH en mode SaaS dans l’optique de devenir plus agile. Drôme Aménagement Habitat est accompagné depuis plus de quatre ans dans cette démarche par l’éditeur Cegid, spécialisé dans la conception de logiciels pour les collectivités territoriales et les établissements publics. « Nous utilisons l’outil Cegid dans son intégralité pour assurer à la fois une gestion centralisée de l’administratif et des paiements, ainsi qu’une gestion décentralisée pour le personnel et les congés payés », explique Valérie Vallet, Directrice des Ressources Humaines, qui s’occupe avec trois autres personnes des missions traditionnelles de la DRH, à savoir le recrutement, les paies ou encore les négociations avec les partenaires sociaux.

Des outils pour faire face aux évolutions réglementaires

Avec le passage en mode SaaS, Drôme Aménagement Habitat bénéficie avant tout d’une sous-traitance technique. Les mises à jour par exemple sont effectuées la nuit pour permettre aux agents et aux collaborateurs d’être opérationnels dans leur gestion dès le lendemain matin à leur arrivée. « Décharger notre service informatique était pour nous une priorité. L’équipe n’est composée que de trois personnes seulement et la maintenance représentait une part importante de leur activité, souligne Valérie Vallet. Depuis l’adoption des solutions de Cegid, nous n’avons plus besoin de les solliciter et cela leur permet de se concentrer sur des sujets métiers et numériques. Par exemple, ils peuvent désormais s’occuper d’équiper nos collaborateurs de tablettes. » Les garanties offertes par Cegid en termes de protection et de sécurité des données représentaient par ailleurs un second argument aux yeux de Drôme Aménagement Habitat pour adopter le mode SaaS. « L’éditeur prend en charge les démarches rendues obligatoires par le règlement sur la protection des données (RGPD), souligne la Directrice des Ressources Humaines. Si nous avions dû faire face seul aux évolutions imposées par la réglementation, cela aurait nécessité des moyens financiers et techniques que nous n’avions pas. » L’organisme peut ainsi assurer les normes de sécurité et la confidentialité des données à moindre coût et en toute sérénité en se reposant sur un expert.

Les prochains chantiers : le Prélèvement À la Source (PAS) et la dématérialisation

La mise en place du projet a demandé un accompagnement spécifique pour les 193 collaborateurs de l’organisme. Une formation d’une journée a été dispensée pour les aider dans l’utilisation de l’outil, notamment pour le portail dédié aux congés payés, même si « l’ergonomie n’a pas été modifiée pour ne pas compliquer leurs démarches ». Ce portail, migré sur le Cloud et géré par Cegid, permet aux salariés de faire leur demande de vacances et de suivre l’évolution des démarches. « L’accompagnement au changement est d’autant plus important qu’il y a encore des réfractaires au numérique, souligne Valérie Vallet. Il faut par ailleurs veiller à bien expliquer les différences de statut entre les collaborateurs, puisque nous comptons encore 30 % de fonctionnaires et 70 % d’agents du privé. »

Avec le SaaS, notre équipe peut désormais s’occuper d’équiper nos collaborateurs de tablettes.
Vallet Valérie

Vallet Valérie

Drôme Aménagement Habitat - Directrice des Ressources Humaines

Cette spécificité de Drôme Aménagement Habitat se révèle être une problématique de fond pour l’organisme, qui touche tous les aspects de son quotidien, y compris la mise en place de ses processus informatiques. « Nous avons choisi Cegid car c’est un acteur très pointu sur la gestion d’acteurs du secteur public et des fonctionnaires, mais nous devons en même temps consacrer de vrais efforts pour tous les agents du privé », reconnait Valérie Vallet. Il y a deux ans, elle a ainsi dû prendre le temps d’élaborer un cahier des charges très complet pour gérer le Plan d'Épargne Entreprise (PEE) et le Plan d'Epargne Retraite Collectif (PERCO). Son défi pour le reste de l’année sera de préparer le Prélèvement À la Source, une obligation réglementaire, et d’intégrer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) à la paie pour transmettre directement le montant des salaires à l’URSSAF. « Les évolutions réglementaires constituent notre principal défi : elles sont en perpétuel changement, il faut s’adapter d’une année sur l’autre et ce n’est pas toujours évident. Nous aimerions une plus grande stabilité », confie Valérie Vallet, qui doit préparer dans le même temps le budget de l’année et les entretiens annuels. La Directrice des Ressources Humaines devra également travailler main dans la main avec Cegid dans les mois à venir pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie.

DRÔME AMÉNAGEMENT HABITAT EN BREF

  • Drôme Aménagement Habitat est présent sur 155 communes du département.
  • Budget 2017 : 140 millions d’euros.
  • L’organisme a assuré en 2017 la gestion de 9 746 logements sociaux.
  • 239 logements ont été livrés en 2017, ainsi qu’1 CCAS, 1 micro-crèche et 3 commerces.
  • 4 projets de ZAC sont actuellement menés sur le territoire.
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