CERP

En optant en 2013 pour Yourcegid Digital Doc RH, le plus important grossiste-répartiteur en médicaments du Grand Est de la France s’est libéré des contraintes liées à la diffusion des bulletins de paie de ses 1700 salariés. Directement connecté au logiciel de paie Yourcegid RHPi, ce service permet la dématérialisation de la distribution et l’archivage dans des coffres forts électroniques ou d’externaliser l’édition, la mise sous pli et l’expédition des bulletins de paie.

Créé en 1921, CERP Rhin Rhône Méditerranée est un grossiste-répartiteur de médicament présent sur tout le Grand Est et le Sud de la France.

Son métier est d’acheter en gros des médicaments, des accessoires pharmaceutiques, pour les revendre ensuite au détail aux pharmacies d’officine. « Nous avons aujourd’hui plus de 3 500 clients auxquels nous livrons chaque année plus de 214 millions de produit », explique Frédéric UHLEN, Chef du service Paie et Administration du Personnel à la Direction des Ressources Humaines. Avec un chiffre d’affaire proche de 2 milliards d’euros et 1 700 salariés, répartis dans 21 établissements, de Mets à Béziers, le groupe est aujourd’hui le numéro un sur son secteur d’activité.

CERP Rhin Rhône Méditerranée utilise depuis plusieurs années la solution de paie Yourcegid RHPi

« C’est un outil, à la fois riche, complet, et facile d’utilisation. Il permet des calculs de paie complexes, bien adaptés à notre métier de logisticien (temps partiels, travail de nuit, planning par roulement, etc.) et son paramétrage reste accessible à des non-informaticiens », indique Frédéric UHLEN. Installé à la Direction des Ressources Humaines du siège, à Belfort (90), Yourcegid RHPi est également utilisée dans les 20 autres établissements du groupe pour la saisie mensuelle des variables de paie, la mise à jour des dossiers du personnel ou encore la consultation de différentes données sociales.

Externaliser un processus chronophage

L’organisation volontairement très décentralisée de l’entreprise est un atout pour servir au mieux chaque client. Mais elle représente aussi une contrainte importante pour le traitement des paies de l’ensemble du personnel. « Chaque mois, nous devions imprimer au siège près de 1 700 bulletins de salaires, qui étaient ensuite envoyés dans chaque établissement pour leur contrôle, leur mise sous pli et leur distribution à tous les salariés ». Le processus était très chronophage et mobilisait de nombreuses ressources internes. « Pour des raisons de confidentialité des données, les chefs d’établissements devaient eux-mêmes assurer la mise sous pli des documents. Et il fallait compter entre 3 et 5 jours de délai entre l’édition du bulletin et sa remise au salarié », se souvient Frédéric UHLEN.

Pour se libérer du fardeau d’une telle gestion, le groupe souhaitait confier à un spécialiste l’édition et la distribution de tous ses documents de paie. « Nous voulions externaliser ce processus sans valeur ajoutée mais également offrir à nos salariés une solution de dématérialisation innovante ».

Le choix entre papier et électronique

Frédéric UHLEN opte pour l’offre Yourcegid Digital Doc RH, un nouveau service de dématérialisation et d’éditique des bulletins de paie, proposé par Cegid. « Cela correspondait exactement à ceux que nous cherchions : une distribution automatisée et sécurisée des documents, avec libre choix pour le salarié entre papier et électronique. » Composée de deux services indépendants et complémentaires, Yourcegid Digital Doc RH permet, en effet, de gérer l’intégralité des flux de bulletins, en proposant leur distribution sous format électroniques sécurisés ou sous format papier, avec une mise sous pli et une expédition réalisée par un prestataire extérieur.

Une mise en œuvre rapide

« L’application a été paramétrée en une journée et les premiers tests sur quatre sites pilotes ont été très vite concluants », note Frédéric UHLEN. En trois mois, plus de 50% des 200 premiers utilisateurs concernés avaient déjà opté pour la dématérialisation. Et en janvier 2014, le service était proposé à l’ensemble du personnel.

Des utilisateurs séduits

Sur les 1700 salariés de CERP Rhin Rhône Méditerranée, plus de 55% disposent aujourd’hui d’un coffre-fort électronique personnel dans lequel ils peuvent recevoir et archiver leurs bulletins de salaires mais également d’autres documents. Ils n’étaient que 35% en 2014.

Cette croissance du nombre d’adhérant à ce service est dû à deux facteurs :

• La loi El Khomri: les entreprises peuvent, depuis Janvier 2017, émettre les bulletins de paie de leurs salariés en format électronique, sans leur accord préalable, conformément à une disposition de la loi de la réforme du code du travail portée par la ministre du Travail, Myriam El Khomri.
• Aux campagnes de promotion interne: une fois par an, les salariés sont sollicités pour communiquer leur adresse mail à la Direction des Ressources Humaines pour adhérer au service

« La distribution des bulletins de paie dématérialisés est assurée automatiquement, quelques minutes seulement après la transmission de nos données de paie ».

Cegid se charge également du traitement des bulletins qui doivent encore être imprimés. « C’est totalement transparent pour nous. La gestion du processus de distribution des bulletins est maintenant entièrement externalisée ».

Les gains sont énormes

« En déchargeant totalement le service paie et les chefs d’établissements de ce processus administratif, nous avons gagné en efficacité et en sécurité. La distribution est automatisée de bout en bout, sans rupture, et exécutée dans les délais. Cela permet de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ».

Pour les salariés, tous les documents dématérialisés sont immédiatement accessibles avec un archivage sécurisé et garanti pendant 50 ans. Et ils ont donc la même valeur juridique que leur version papier. « C’est un service moderne et vraiment innovant, qui satisfait l’ensemble de nos salariés inscrits, et cela malgré le fait que la grande majorité de nos salariés ne dispose pas de PC et d’email à titre professionnel », indique Frédéric UHLEN. Et pas question pour CERP Rhin Rhône Méditerranée de s’arrêter en si bon chemin !

Un retour sur investissement très rapide

Frédéric UHLEN estime que le retour sur investissement a été réalisé en trois mois. « Nous avons déjà supprimé tous les coûts d’impression et d’expédition pour plus de 500 bulletins de paie ». La dématérialisation a, en outre, permis au CERP Rhin Rhône Méditerranée de réduire son impact environnemental en utilisant moins de consommables (papiers, encres, enveloppes) et en supprimant le transport physique des documents RH.