Cabinet Perspectives : la proximité d’abord, avec Cegid Conciliator

Ouvert il y a bientôt 50 ans, le cabinet Perspectives est une AGC mutualiste. Intégralement développé par croissance interne, il compte aujourd’hui 75 collaborateurs répartis sur 10 bureaux, au Mans et sa région. L’expertise comptable représente 70% de son activité, complétée par deux pôles, juridique et social. Perspectives a décidé en 2021 d’utiliser Cegid Conciliator pour automatiser la saisie.

Un cabinet proche de ses clients

A l’heure de la dématérialisation, cette proximité s’impose-t-elle encore ? « Nous le croyons fermement. Elle est consubstantielle à notre culture mutualiste. Nos 2000 adhérents (clients) sont essentiellement des TPE et des libéraux. Ils ne disposent pas de ressource comptable interne, et veulent se libérer des obligations administratives et fiscales. Ils ont aussi besoin de conseil sur leur gestion et d’accompagnement dans leurs décisions, tout au long de l’année. Et ils veulent des comptables qui les connaissent ! »

Car la proximité s’exerce aussi dans la relation humaine avec chaque client : chez Perspectives, un responsable de dossier le traite de la saisie à la liasse, et même jusqu’à la présentation du bilan dans certains cas. L’entrepreneur dispose ainsi d’un interlocuteur dédié.

Gagner du temps et digitaliser, les deux défis du cabinet

Confiance des clients, fidélité des collaborateurs : la proximité paie ! Mais cette proximité a un coût, en installations et en temps passé. « D’autant que nos adhérents ont souvent une capacité contributive limitée. Ils sont regardants sur les honoraires », précise M. Le Goff. Le cabinet se retrouvait donc avec deux défis à relever :

1 : Gagner du temps pour pouvoir accompagner

Faute de pouvoir revaloriser les honoraires de tenue comptable, il est impératif de gagner du temps sur ces missions. Un temps à réallouer à l’accompagnement de clients qui ont de nombreux besoins ; « nous essayons de répondre à toutes leurs questions, mais il faut conserver la maîtrise de nos coûts de production ».

2 : Digitaliser le cabinet et ses clients

Le passage à la facture électronique était encore bien flou il y a deux ans et demi, mais le besoin de digitaliser nos process se faisait déjà sentir. Ça n’amuse personne de vider une boîte à chaussures ou d’ôter des agrafes. Il faut apprendre aux clients à dématérialiser ».

Utilisateur de Cegid Quadra depuis les débuts du logiciel, le cabinet Perspectives a alors choisi Cegid Conciliator, voilà deux ans et demi.

Un faux départ et ses raisons

La mise en place de Conciliator a connu deux étapes.

Deuxième essai réussi !

Ce chef de projet s’appelle Marion Alassœur. Arrivée au cabinet en octobre 2022, elle y est Responsable de dossiers. Elle consacre aujourd’hui 10% de ses heures au déploiement et au suivi de Cegid Conciliator, soit environ 2 jours par mois.

« Pour les faire avancer vers l’automatisation, il faut générer des échanges et prendre le temps de répondre à leurs questions. Il est bien plus efficace de faire en sorte que chacun découvre par lui-même l’intérêt et les qualités de la solution, plutôt que d’en imposer l’usage sur un mode autoritaire ».

Réussir avec Cegid Conciliator

L’usage de Cegid Conciliator est plus que jamais intégré dans le projet d’entreprise de Perspectives, et il est maintenant reparti sur de meilleures bases :

Ciblage : « Nous avons laissé de côté les tous petits dossiers et les BNC. Ensuite, nous avons priorisé ceux dont les fournisseurs sont récurrents et les volumes de saisie élevés, comme dans la restauration et le bâtiment. Et laissé pour l’instant de côté les plus complexes, comme les bars-tabac ».

Soutien actif de l’éditeur : « Cegid nous a accompagné tout au long du déploiement. Il nous a conseillé le bon rythme de migration de nos dossiers, et a su répondre au fur et à mesure à toutes les questions que nous pouvions nous poser. Le CSM (customer success manager) de Cegid est pour nous un référent sur lequel on peut compter, et c’est très important au quotidien ! »

Formation : « J’ai commencé par réaliser des supports de formation adaptés, destinés à des groupes de 7 à 8 collaborateurs. Pour impliquer chacun, rien ne vaut la démonstration par l’exemple, à partir de l’un de leurs dossiers. Ils vont alors constater d’eux-mêmes :

• La fiabilité des chiffres : il n’y a jamais d’erreurs sur les montants ;
• La facilité de communication avec le robot : Conciliator demande l’avis du professionnel quand il a un doute, et il retient la leçon pour la prochaine fois ;
• La montée en qualité des affectations proposées ;
• La vérification systématique de la conformité de chaque pièce ; les factures non-conformes ou contenant des erreurs de calcul dans les lignes intermédiaires sont systématiquement repérées – alors que manuellement on ne regarde en général que les totaux ;
• Le temps gagné : « En saisie pure j’économise la moitié de mon temps », estime la responsable de dossiers ;
• Un réel confort d’utilisation.

Plus largement, l’objectif de la formation est d’amener les collaborateurs à accorder leur confiance à l’outil… au lieu de vérifier tout ce qu’il fait ! Ils doivent pouvoir considérer Cegid Conciliator comme un assistant comptable fiable et infatigable à qui ils délèguent des tâches précises, et qui n’hésitera jamais à interroger son « manager » s’il a un doute, en responsabilité.

Former aussi les clients !

Ceux-ci vont devoir s’habituer à scanner les documents et à les transmettre, par mail ou directement dans Cegid Conciliator. Cet apprentissage passe par un accompagnement : c’est le « Pôle embarquement ». Des collaborateurs comptables dédiés et expérimentés, qui vont prendre en charge chaque nouveau client pendant les 3 premiers mois, le dossier étant ensuite transmis à un autre collaborateur.

Le système présente de solides avantages :

• Au niveau du cabinet, il permet d’uniformiser les procédures, et d’appliquer un plan comptable uniforme. Il décharge les équipes des étapes de mise en place (inscription sur les sites des administrations fiscales et sociales, par exemple)
• Au niveau du client, il assure la compréhension et la mise en place des nouveaux process, avec des échanges efficaces – de quoi partir sur de bonnes bases et de bonnes pratiques.

Les indicateurs de suivi de la mise en œuvre de Cegid Conciliator

Un projet comme celui-ci nécessite de disposer d’indicateurs permettant de monitorer son avancée. Ces indicateurs présentent 4 bénéfices :

• Implication : Fixer des objectifs quantifiés aux responsables de dossiers,
• Planification : Définir des jalons vers leur atteinte,
• Gratification : Démontrer régulièrement à tous les résultats de leurs efforts,
• Visibilité : Reporting à l’équipe dirigeante.

Perspectives suit la diffusion de la culture digitale du cabinet (flux sortant) comme des clients (flux entrants), comme le résume cette infographie qui s’exprime en nombre de dossiers et en nombre de documents.

« Mieux, c’est-à-dire plus près des besoins. Tableaux de bord, contrôle de gestion, suivi ou anticipation des prix de revient, etc. : nous avons travaillé depuis un an de nouvelles offres au-delà de l’établissement et la présentation des comptes annuels, et nous lancerons les premières d’ici la fin de l’année. Le cabinet déménage en octobre dans des locaux neufs, et nous laisserons tout sur place dans les actuels - la symbolique d’un nouveau départ vers le métier que nous avons imaginé. La mise en place réussie de Conciliator a constitué la 1ere étape de cette dynamique ».