Le cabinet Dupont prend de l’avance sur la facture électronique

Utilisateur de Cegid Quadra, le cabinet Dupont, en Seine Maritime, a récemment adopté Cegid Conciliator. Pour prendre de l’avance sur 2024, le cabinet voulait gagner du temps sur la saisie, mais aussi se mettre en ordre de marche vers des missions d’assistance administrative externalisée.

Situé à Saint Jean du Cardonnay, proche de Rouen, le Cabinet Dupont a été ouvert en 2010, avec à l’époque un seul collaborateur et une vingtaine de clients. Il compte aujourd’hui 9 personnes et a développé une clientèle de proximité d’environ 300 clients. Parmi ces derniers, beaucoup de TPE, de créateurs d’entreprise, d’artisans-commerçants et de SCI.

Une vision technologique régulièrement renouvelée

Avant même le premier jour de son activité indépendante, Nathalie Dupont, expert-comptable, avait déjà fait le choix de Cegid Quadra. « Des confrères m’ont montré le logiciel. J’ai tout de suite apprécié sa facilité d’utilisation. Et j’ai choisi le SaaS, tellement plus pratique, surtout pour un cabinet de notre taille. Sauvegardes, RGPD, cybersécurité des données, mises à jour du logiciel : tout est géré dans le SaaS de Cegid. Je suis en confiance ».

La dématérialisation a rapidement suivi, d’abord via un partenaire de l’éditeur, puis directement par la mise en place de la Cegid Quadra Box. Tous les clients de Nathalie Dupont sont aujourd’hui dématérialisés ; certains scannent et transmettent directement via la box ; pour d’autres, les pièces sont numérisées au cabinet.

Enfin, en 2022, une nouvelle étape est franchie avec la mise en place de la solution Cegid Conciliator d’automatisation de saisie.

Conciliator pour anticiper la facture électronique

Comment amorcer la transition sans douleur ?

Première urgence : régler les problèmes anciens avant que de nouveaux ne surviennent.

Une mise en place immédiate, pour tous

Nathalie Dupont a choisi de mettre en place la solution pour tous ses clients, sauf les BNC et les SCI. Elle n’a pas senti la nécessité d’un test préalable, sur un échantillon de missions, par exemple : « C’est trop compliqué pour un cabinet de notre taille d’utiliser en parallèle plusieurs procédures. La confusion peut entraîner des erreurs, et la transition s’étirer dans le temps. Il y a donc eu un jour J, pour tout le monde ».

Techniquement parlant, la manœuvre s’est avérée des plus simples. Une assistance téléphonique est prévue, mais il n’y a pas eu besoin d’y faire appel : « Je l’ai installée moi-même, très rapidement ».

La formation a ensuite suivi, par étapes. « Au début on peut se tromper, ensuite on acquiert des subtilités, et ainsi ça se passe de mieux en mieux ».

Une solution très efficace, qui travaille pour nous

« Dans les premiers temps, nous étions fixés de vérifier chaque écriture et de les corriger dans Conciliator si besoin. Il s’agit d’une phase d’apprentissage de la machine extrêmement importante pour son bon fonctionnement futur.

Aujourd’hui Conciliator travaille pour nous. Et l’IA affecte parfaitement 85 à 90% des documents qui lui sont soumis », ajoute l’expert-comptable, dont l’équipe a déjà traité 75,000 documents avec le logiciel. S’y ajoute des fonctions bien utiles, que les utilisateurs découvrent au fur et à mesure : par exemple, la mise en évidence dans l’outil de production par Conciliator des sommes supérieures à 500 euros et constitue potentiellement une immobilisation. Et bien sûr, la rapidité d’exécution : « J’ai un client qui produit entre 300 et 400 factures de vente chaque mois : nous les rentrons très vite ».

L’opportunité de repenser son organisation

Le cabinet Dupont emploie des opérateurs de saisie et des collaborateurs en charge de la révision. L’arrivée de Cegid Conciliator a pu être ressentie comme une menace par les opérateurs de saisie, en ce qu’une fois celle-ci automatisée pour l’essentiel, il ne leur resterait qu’une mission de contrôle. Suffirait-elle à conserver leur poste ?

Ces interrogations légitimes sont écoutées par Nathalie Dupont. Elle n’a aucune envie de perdre ces collaborateurs fiables, fidèles et… rares sur le marché du travail aujourd’hui. Accepter l’évolution de son métier, ça n’est pas une question d’âge.

Mais que faire pour leur permettre d’évoluer ? La formation, bien sûr, mais tout le monde n’est pas fait pour analyser les données, décortiquer un bilan, ou donner le bon conseil.

Pour de nouvelles missions

« Je vois notre transformation par les services externalisés. Certains de nos clients ne sont pas prêts à produire eux-mêmes leurs factures électroniques normalisées ? Nous pouvons le faire pour eux. Le règlement des fournisseurs ? Nous pouvons le faire pour eux. Même chose avec les virements de salaires, par exemple.

Pour un artisan, une TPE, il est très compliqué d’embaucher un comptable à temps partiel. Et les deux ou trois heures de travail administratif à fournir chaque semaine, c’est le plus souvent au dirigeant qu’elles reviennent. Nous résolvons son problème en lui fournissant ces heures, exécutées par du personnel qualifié et de confiance. Petit à petit, nos collaborateurs de saisie vont devenir des assistants administratifs ».