Le cabinet JPA Paris, 50 collaborateurs, voulait un outil moderne, capable de favoriser à la fois l’automatisation des tâches et des services, et la collaboration avec les clients. Il a choisi Cegid Loop.

Créé en 1947, dirigé par Jacques Potdevin, le Groupe JPA compte à Paris 500 clients en portefeuille, 50 collaborateurs et 6 associés, parmi lesquels Pascal Robert, expert-comptable, commissaire aux comptes, et en charge de l’informatique du cabinet.

Le portefeuille est très diversifié : entreprises, mais aussi associations, architectes ou syndicats professionnels. L’activité se partage entre expertise-comptable, conseil, consolidations, fusions… Avec une particularité pour un cabinet de cette taille : « Notre activité de commissariat aux comptes reste élevée », déclare Pascal Robert. Malgré la loi Pacte ? L’explication est double : « le cabinet gère essentiellement des structures au-dessus des seuils, et d’autre part beaucoup d’entreprises ont préféré conserver un Commissaire aux Comptes, que ce soit vis-à-vis de leurs actionnaires, ou simplement pour bénéficier de deux approches au lieu d’une ».

 

12 ans de Cloud !

Pascal Robert

Pascal Robert a la charge de tous les outils métier du cabinet. Et il s’y est montré précurseur : « Il y a maintenant douze ans que nous avons fait le choix d’externaliser nos données dans le Cloud. C’était une avancée considérable qui nous a beaucoup facilité la vie. Plus de serveurs à gérer en interne, plus de mises à jour à faire, sauvegardes automatiques, facilité à se connecter à distance… Sans oublier les questions de cyber-sécurité : c’est le blocage de la production pendant trois jours à la suite d’une défaillance technique d’un de nos serveurs qui a emporté notre décision d’aller dans le Cloud ».

 

Pourquoi passer à Loop ?

Client historique de Cegid, l’expert-comptable en a connu les différentes gammes et leurs évolutions. Jusqu’à 2019, JPA Paris travaillait avec Cegid Expert. Pourquoi décider de passer à Cegid Loop il y a deux ans ?

« Cegid Expert est une solution mature, qui donne satisfaction. Mais elle a son âge. Nous voulions aller vers un outil moderne, capable de favoriser à la fois l’automatisation de nos tâches et services et faciliter le collaboratif avec nos clients. C’était exactement la philosophie de Cegid Loop.

Les clients évoluent plus vite qu’on ne l’imagine, continue Pascal Robert. Ainsi par exemple, via les outils Cegid Expert, nous avions organisé la transmission et la reconnaissance des pièces en mettant en place des scanners Box chez nos clients. Mais deux ans plus tard, ils n’utilisaient plus les Box ! Ayant créé leur propre GED, Ils nous envoient les pièces numérisées par d’autres moyens : mail, plateforme dédiée, etc. »

Il fallait un nouvel outil pour aller plus loin :

  • dans la digitalisation : réduire le papier au strict minimum,
  • dans l’automatisation : regagner du temps de travail disponible,
  • dans de nouvelles approches pour optimiser les services rendus,
  • dans la démonstration visible que le cabinet se situe à la pointe de la technologie métier.

Un outil révolutionnaire

Cegid Loop ne se contente pas d’empiler des documents scannés à reprendre plus tard : il se met à travailler dès que la facture a été stockée. Le client peut ainsi disposer de sa comptabilité en direct, à partir du moment où il transmet la pièce. Mais la transformation va au-delà.

Le mot « saisie » est banni du cabinet ! . Le raisonnement change : on ne saisit plus d’écritures, une fois qu’on a atteint le degré maximum d’automatisation. Le métier devient l’intégration de données. On collecte les documents dématérialisés des clients sur des répertoires dédiés et sécurisés. Dès que la facture est stockée, elle est analysée et comptabilisée.

Pascal Robert

Expert-comptable associé, cabinet JPA

 

Un tel changement entraîne nécessairement une évolution des habitudes. Aux clients, des chefs d’entreprise habitués à envoyer les éléments une fois par trimestre, par exemple, il va falloir apprendre à transmettre les pièces au fur et à mesure. Aux collaborateurs, il va falloir redéfinir les méthodes de travail. On comprend l’importance de conduire et d’accompagner la transformation.

Comment fonctionne l’IA de Cegid Loop ?

Vendre l’innovation aux clients

Comment accompagner les clients dans la transformation ? « Il faut exprimer le donnant-donnant, illustre Pascal Robert. Certains clients imaginent les gains de productivité que le cabinet peut retirer de cette nouvelle pratique, et ils peuvent avoir l’impression de devoir travailler plus : qu’ont-ils en échange ? Savoir l’expliquer, pour moi, c’est la clé du succès ».

Parmi les avantages pour le dirigeant, on notera en particulier :

  • un service optimisé et réactif,
  • plus de temps perdu à rechercher les pièces,
  • et surtout, disposer d’une comptabilité à jour en temps réel pour prendre les bonnes décisions.

« Nous pouvons aller plus loin, en fournissant des tableaux de bord personnalisés se mettront à jour en temps réel sans que nous ayons à intervenir. Un service qui a une valeur commerciale, parce qu’il devient rapidement essentiel pour le chef d’entreprise.

 

La confiance monte en interne

En interne, il y a d’abord eu une présentation de la solution à tous les associés. Puis une première démonstration aux collaborateurs. L’accueil a été bon. Il a été ensuite mis en place une équipe test de 6 collaborateurs volontaires, à raison de 5 dossiers concernés chacun. « L’idée n’était pas de renverser la table. »

Ce changement d’approche, JPA l’a programmé ainsi :

  • Année 1 (clôtures 2020) : Tous les collaborateurs formés utilisent Cegid Loop pour prendre leurs marques sur des petits dossiers, plutôt simples,
  • Année 2 (clôtures 2021) : Tout le monde bascule sur Loop l’ensemble des dossiers en mission de révision (via le transfert de données industrialisé depuis Cegid Expert, qui fait gagner beaucoup de temps), et le transfert des dossiers en mission de tenue s’effectue sur demande du collaborateur.

« Cegid Loop automatise la partie la moins noble du métier. Il prépare l’écriture comptable, à valider par le collaborateur, qui voit la capacité d’apprentissage de la machine et l’amélioration des traitements de données. Jusqu’à arriver au moment où l’intégration de données devient complètement automatisable. Il y avait au début une certaine réticence bien compréhensible à cocher l’automatisation complète, se souvient Pascal Robert. Mais la confiance monte : le robot raisonne sur chaque dossier en en connaissant les habitudes. Et même si nous ne mesurons pas encore les gains réels en termes de temps gagné et de son investissement dans d’autres services, nous n’avons aucun doute ».

« L’automatisation c’est un chemin, un vrai chantier à moyen terme. Il s’agit de revoir ses méthodes, de former ses équipes. Au même moment, les clients sont en demande d’un mode de collaboration différent. Il faut prendre le risque d’être en avance ! »

J’aime :

  • L’automatisation de Cegid Loop qui travaille dès la mise à disposition des pièces, en l’absence d’intervention de collaborateurs
  • L’interopérabilité de Cegid Loop avec des outils Cegid et d’éditeurs tiers (gestion commerciale, gestion de trésorerie, par exemple) – sans transfert de données ni ressaisie
  • La restitution au fil de l’eau en fournissant l’information en quasi-temps réel, et en construisant des tableaux de bord personnalisés avec une mise à jour automatique
  • L’aspect collaboratif des échanges avec le client via un canal unique (Microsoft Teams)