Cegid Conciliator, le moteur de transformation du cabinet Afitec

Afitec utilise depuis plus de 4 ans Cegid Conciliator, associé à la solution Isacompta de l’éditeur Agiris. L’automatisation constitue la pierre angulaire de la transformation de ce cabinet d’expertise-comptable : plus proche de ses clients, prêt pour la facture électronique, et ouvert à de nouveaux challenges. Retour d’expérience.

Ouvert par David Amram et son frère Stéphane, le cabinet Afitec a fêté ses 20 ans en 2022. Il compte 30 collaborateurs à Levallois-Perret, dont deux juristes, avec une équipe sociale délocalisée dans le sud de la France. Sa clientèle est diversifiée, avec une bonne proportion de créateurs d’entreprises. Le cabinet n’est pas équipé d’un logiciel de production comptable Cegid, mais utilise Cegid Conciliator depuis 4 ans pour dématérialiser et automatiser la saisie.

L’automatisation dans le sens de l’histoire

« J’étais frustré de voir autant de papier ! Tous ces classeurs, toutes ces archives, le temps passé à ouvrir les enveloppes, déplier, désagrafer, trouilloter… Ça n’était juste plus possible ! Nous avons lancé notre dématérialisation il y a 6 ans, en commençant par le service social, résume David Amram.

La démarche s’est rapidement étendue à la comptabilité.

« S’automatiser va aussi dans le sens de l’histoire, et l’histoire a désormais une échéance : la généralisation de la facture électronique dans moins de deux ans. Les clients n’auront plus à scanner leurs pièces, et les flux seront immédiatement analysés et affectés par le robot de saisie. De quoi rationaliser encore davantage la chaîne de production comptable. De ce côté-là, nous avons pris de l’avance ».

Pourquoi avoir retenu Cegid Conciliator ?

Afitec a été l’un des tout premiers cabinets à utiliser Cegid Conciliator – dès 2018. « L’OCR était loin de nous suffire. Je voulais supprimer la saisie manuelle pour pouvoir faire évoluer les collaborateurs, mais il fallait une vraie intelligence artificielle pour en tirer tous les avantages ».

David Amram a rencontré l’éditeur, alors encore indépendant, sur un petit stand du congrès de Clermont-Ferrand. Outre les performances de reconnaissance promises, la solution offrait aussi l’avantage de s’interfacer très efficacement avec le logiciel métier du cabinet : Isacompta d’Agiris. « Nous y avons vu le moyen de franchir un cap important sans devoir remettre en cause notre outil de production. Et nous avons décidé de l’intégrer immédiatement, sans passer par une phase de test ».

Accompagner la transformation

L’accueil de Conciliator par les clients

Lors de la mise en place, l’expert-comptable a pu répartir sa clientèle en trois groupes :

• 1/3 des clients ont vite compris que le travail de numérisation qui leur est demandé est largement compensé par ce qu’ils reçoivent en plus de la part du cabinet ;
• 1/3 d’entre eux ont eu besoin d’un accompagnement, méthodologique et pratique ;
• 1/3 étaient réfractaires au départ.

Aujourd’hui, toutes les nouvelles missions comptables sont dématérialisées, et les clients se déclarent satisfaits du process mis en place ; ils scannent et déposent les pièces sur la plate-forme sans difficulté. Il reste encore 15% du portefeuille pour lesquels le cabinet scanne les pièces avant d’utiliser Cegid Conciliator. « Ce sont des clients qui nous ont fait confiance il y a des années, nous ne pouvions pas les abandonner », explique David Amram.

L’accueil de Conciliator par les collaborateurs

Crainte de perdre son emploi, ou simplement réticence à devoir modifier ses habitudes, le cabinet a rencontré au départ des résistances internes, se souvient l’expert-comptable.

« Au début, ils cherchaient les défauts du logiciel, ils traquaient ses erreurs. Mais des erreurs, ils en font eux-aussi ! L’avantage c’est que le robot qui s’est trompé une fois ne se trompera plus par la suite s’il a été correctement recadré… L’adhésion des collaborateurs s’est renforcée au fur et à mesure que la machine apprenait. Ils ont compris que l’automatisation de la saisie, le passage direct en révision, le développement d’autres missions, étaient de nature à les faire progresser. Nous les formons, nous les accompagnons… et aujourd’hui, il ne viendrait plus à l’esprit de personne au cabinet de se passer de Cegid Conciliator ! »

La productivité est bien au rendez-vous

• L’efficacité de la solution est aujourd’hui très avancée. Le taux de reconnaissance est excellent, avec une note de confiance de 9/10, d’après David Amram, qui commente : « Un collaborateur qui aurait de telles performances mériterait une médaille ! ». Pour l’expert-comptable, si les erreurs restent possibles, ce n’est pas là-dessus que le logiciel doit être jugé.
• Productivité: Aujourd’hui, la solution saisit environ 15,000 factures par mois. La performance de Conciliator se révèle aussi en matière de rapidité de traitement, et les collaborateurs ont conscience du temps dégagé pour faire autre chose.
• Coût : « L’outil s’avère très rentable, surtout si l’on compare son coût à la pièce avec celui du temps homme nécessaire à la même tâche. Certes, l’intelligence artificielle n’a ni congés, ni problèmes personnels, ni sautes d’humeur. Mais aussi : le travail administratif sans valeur ajoutée disparait, les chiffres sont plus actuels, et les prévisionnels sont plus justes. On fait mieux que s’y retrouver ».

Une nouvelle relation qui fait envie

Donnant-donnant : « Les dirigeants comprennent que nous allons passer moins de temps sur nos missions classiques. A nous de leur démontrer qu’ils ne sont pas perdants, et qu’ils reçoivent ainsi un service mieux adapté à leurs besoins, pour le même montant d’honoraires ». C’est la raison pour laquelle Afitec a monté une cellule relations clients, destiné à leur faire comprendre le mécanisme de fonctionnement des outils, de les accompagner dans leur mise en place et de suivre leur utilisation.

Développement : Le cabinet ne cesse de rentrer de nouveaux clients. La dématérialisation plaît. « Elle répond à la demande des clients : que la comptabilité soit aussi simple que commander un VTC ou une cartouche d’imprimante ! Il faut se mettre à leur place, et tout doit les inciter à dématérialiser – par exemple une application pour Smartphone de scan des facturettes, qui déverse directement dans Conciliator ». La dématérialisation confère aussi une image de modernité très positive. Résultat : « Depuis que nous utilisons Conciliator, nous avons engagé 5 collaborateurs supplémentaires ». La preuve la plus éclatante de la croissance du cabinet.

Recrutement : « Trouver de nouveaux collaborateurs est difficile pour tout le monde. Mais à choisir entre un cabinet aussi automatisé que le nôtre et un cabinet plus traditionnel, il est clair que l’attractivité est de notre côté. On ne séduit plus aucun candidat avec la perspective de longues soirées de printemps consacrées au bouclage des liasses fiscales ! »

Prochaine étape : exploiter toutes les datas collectées par Conciliator

Longtemps, faute d’outils adaptés et de moyens suffisamment puissants de traitement et de stockage, la saisie a consisté à réduire une facture à son minimum nécessaire – émetteur, intitulé, date, montants, TVA. Désormais Conciliator en collecte toutes les datas, ligne par ligne, et la puissance du Cloud permet tous les traitements sans limite de capacités. Comment mettre en œuvre ces données ? C’est la prochaine étape de la transformation du cabinet.

David Amram ne manque pas de projets, notamment en analytique : « Nous voulons travailler tout le contenu des factures, et pouvoir intégrer des données qui ne soient ni comptables ni fiscales, de sorte à pouvoir produire des comparaisons et des recommandations – comme par exemple orienter le client vers des fournisseurs meilleur marché. Mais le champ d’applications est suffisamment large pour ouvrir de nombreuses perspectives dans les années qui viennent, et plus encore quand la facture électronique nous aura libéré des scanners ! ».