« Je mesure les progrès sur ma productivité »

« Je voulais automatiser notre production comptable »

Collaboratrice, mais aussi responsable informatique du cabinet, Sara Allard avait connu Cegid Conciliator en assistant à une web démo publique.

« Nous n’avions plus de temps à consacrer au conseil »

Le cabinet ne manque pas de travail. Le problème, c’est quand « le dossier grossit, mais pas les honoraires – ou en tous cas pas au même rythme », décrit Sara Allard.

Prenant l’exemple de clients restaurateurs, elle explique : « Saisir une facture de Metro c’est très fastidieux. Sur 4 pages vous trouvez des TVA différentes, des 601 différents, des unités de vente différentes… Les outils classiques ont du mal, et c’est très chronophage à la main !

Pourtant ces commerçants utilisent toujours la même carte, achètent largement les mêmes produits d’un jour à l’autre… Il fallait rationnaliser. Nous travaillons avec la Box depuis le début, mais il fallait aller plus loin. Conciliator et son intelligence artificielle vont nous aider à économiser beaucoup de temps sur ce type de dossiers ».

De premiers résultats très encourageants

Première observation à l’issue du dossier test initié cet été : la reconnaissance des factures, ça fonctionne. « Nous avons chacun notre paramètrage du plan comptable, selon nos habitudes et nos clients. Alors naturellement, au tout début le logiciel ne reconnait pas forcément les bons comptes d’intégration pour telle ou telle rubrique ». Mais c’est un robot apprenant, et il apprend vite ! Sans compter les 70 contrôles automatiques appliqués à chaque facture, qui permettent d’éviter les erreurs et, éventuellement, de soulever un lièvre.

« Sur un client, je compte passer de 5 heures à une heure » 

« Sur un client, entre les achats, la caisse et les banques, j’y passais 5 heures avant Conciliator. Rien que les achats me prenaient au moins 2 heures et demie. Aujourd’hui le temps passé sur les factures fournisseurs est descendu à une grosse demi-heure ; pour la totalité de la production comptable je pense que je ne passerai même pas une heure. On peut vite arriver à ces résultats sur des dossiers riches en factures complexes et répétitives. Très récemment, Conciliator a lu et affecté 80 factures Metro en 30 minutes. Je mesure les progrès sur ma productivité ».

« Conciliator m’a lu et affecté 80 factures Metro en 30 minutes » 

Sans oublier les nouvelles possibilités offertes par le robot : « On peut par exemple lui demander de détailler les lignes d’une facture à partir d’un prix unitaire de 500 €. Pour la révision, ça va être une autoroute ! ».

Ce que nous cherchons, poursuit Sara Allard, ce n’est pas tant de la marge additionnelle ou de nouvelles missions, mais plutôt une qualité de services supérieure : du conseil, des analyses plus poussées, sur les achats par exemple, à partir des données collectées par Cegid Conciliator.

Une transformation bien accompagnée

Désireuse de mettre à l’épreuve Cegid Conciliator en conditions d’utilisation, mais aussi de préparer le terrain pour une possible future extension à d’autres clients du cabinet, Sara Allard a d’abord acheté des packs à l’éditeur, qui donnent droit à un à un nombre défini de factures traitées. Elle est passée depuis à une formule d’abonnement plus avantageuse.

« J’ai commencé par intégrer 200 factures d’achat sur un seul dossier, et j’ai vu la machine qui montait en performances au fur et à mesure de son apprentissage. J’étais un peu inquiète quand j’ai commencé le paramétrage… mais j’ai pris le projet en main, j’ai regardé les tutoriaux, qui s’avèrent pratiques à utiliser avec leur recherche par mots-clés. J’ai été accompagnée par la chef de projet de l’éditeur tout au long du processus, et sur les quelques points bloquants rencontrés, je donne 4 étoiles au Customer Success Management de Cegid, très disponible et très réactif, avec la facilité du tchat en direct intégré dans Conciliator ».

« Je donne 4 étoiles au support après-vente de Cegid »

En testant ainsi la solution sur un client bien réel, Sara Allard a acquis une expérience qu’elle va pouvoir transmettre en interne. Elle a aussi pu découvrir où Cegid Conciliator pouvait faire gagner le plus de temps. Son cabinet ouvre maintenant son usage à d’autres clients, sur des secteurs d’activité diversifiés, comme les sociétés de service ou le monde agricole. Et dès le mois prochain, le cabinet le généralise sur la restauration et la pharmacie, soit 45 dossiers en tout.

« Nous avons conservé la Box pour le dépôt, histoire de ne pas changer les habitudes des clients – d’autant que la passerelle est entièrement automatique avec Cegid Conciliator. Nous apprécions l’offre de coffre-fort électronique attaché à la Box, un service qui se vend très bien. Sauf que Conciliator va bien au-delà de la Box ! La Box c’est un OCR où l’on dépose les pièces, alors que Conciliator est un logiciel apprenant qui fait chaque jour mieux que la veille. Mais les deux travaillent très bien ensemble ».

L’expérience a permis de prendre en main la solution, mais aussi de construire un modèle de mise en place reproductible, et un programme de formation pour les collaborateurs du cabinet.

J’aime

• Cegid Conciliator est un logiciel apprenant : son IA lui permet d’intégrer et d’appliquer nos règles comptables. C’est beaucoup plus puissant qu’un simple OCR ;
• Avec Cegid Conciliator, on reste dans l’environnement Quadra. Tout est lié, c’est bien plus simple pour les collaborateurs. Et on peut commencer tout de suite, sans avoir besoin de faire migrer ses dossiers ;
• Les 2 heures de prise en mains, qui suffisent à maîtriser l’ergonomie, les menus, et les principaux process attachés ;
• L’accompagnement par Cegid, la disponibilité et l’écoute des équipes, la réactivité du support après-vente.

A propos du cabinet Adezio

Le cabinet Adezio est installé dans le Vaucluse sur trois sites : Cavaillon, Le Pontet, et Vaison-la-Romaine. Comptant 35 collaborateurs, Adezio gère environ 35 000 factures par mois. 75 % de ses clients se situent en région PACA.