Beeline GROUP génère une forte volumétrie de notes de frais, ce qui l’a amenée à se doter de Cegid Notilus
Beeline GROUP est un grossiste en accessoires de mode créé dans les années 1990 en Allemagne. Il est présent en Europe et à l’international, notamment aux États-Unis. Pour le marché français, les marques SIX, IAM et TOSH se sont regroupées sous la bannière de Beeline Concessions. Celle-ci propose de la prestation de services auprès de points de vente de la grande distribution (Camaïeu, Kiabi, Leclerc, Carrefour, etc.).
« Mon expérience avec Cegid Notilus ? C’est une super solution, que je conseillerais à n’importe quelle entreprise qui ne serait pas encore outillée, ou qui n’aurait pas de culture informatique. L’équipe Client et le Support Cegid Notilus sont très à l’écoute ! » Claire Gathu, Responsable finance France – Beeline
Un outil pour abandonner le traitement manuel
Claire GATHU est devenue en 2019 Responsable finance France. Une de ses premières missions a consisté à s’attaquer à la gestion des notes de frais, qui impliquait à l’époque un traitement manuel de documents papier et sur Excel.
« Chaque collaborateur envoyait une fois par mois tous ses reçus par la poste – en tout environ 250 notes de frais papier chaque mois – plus un fichier Excel pour traitement par le département Finance via un import dans SAP. Nous traitions aussi une trentaine de cartes bleues : un relevé papier était envoyé aux collaborateurs qui retournaient leurs justificatifs de CB. La saisie était là aussi manuelle, sans import de fichier Excel, ce qui doublait le temps de traitement ».
Fluidifier des processus chronophages de traitement des notes de frais
En interne, le collaborateur envoyait les éléments pour validation à son manager qui centralisait puis renvoyait, par région, toutes les notes de frais ce qui impliquait un process de traitement chronophage d’une quinzaine de jours. Les notes de frais étaient arrêtées au 15 du mois, pour règlement en fin de mois. Il pouvait y avoir des courriers égarés, des problèmes de poste, sans compter des soucis de fiabilité. Il arrivait ainsi que des collaborateurs envoient le même justificatif de notes de frais deux fois de suite. C’est en faisant ce constat que le département Finance de Beeline a cerné le besoin d’une solution dédiée.
En 2017, plus de place pour les notes de frais papier !
Un déménagement a accéléré la réflexion autour du traitement papier : le manque de place faisait qu’il n’était plus possible de stocker autant de notes de frais. La dématérialisation a donc pris tout son sens chez Beeline. Seule la Finance était concernée par la mise en place du projet car les notes de frais n’étaient pas gérées par le service paie.
« Nous avions une politique d’entreprise, mais aucun cahier des charges spécifique n’a été rédigé concernant le déploiement de la solution. Notre structure est assez simple et le déroulé fut assez rapide » reconnaît Claire GATHU.
Un déploiement graduel à partir des cartes bleues
Les équipes Cegid Notilus ont apporté leur expertise pour mettre en place la solution la plus adaptée aux collaborateurs de Beeline. En interne, une communication a été effectuée auprès des deux comités d’entreprise au sujet du changement de méthode. Une fois validée par le CSE, les managers ont fait descendre l’information relative à la mise en place du nouvel outil.
« Le déploiement s’est fait progressivement, en traitant d’abord les utilisateurs de cartes bleues, plus simples en termes de volume. Cela ne concernait au départ qu’une cinquantaine de personnes, puis nous avons déployé à l’ensemble des collaborateurs des concessions en janvier 2021. Nous sommes donc passés à 250 utilisateurs » poursuit Claire GATHU.
Des formations à distances
« J’ai dispensé une formation aux utilisateurs de cartes de crédit avant la Covid. Il s’agissait de montrer le fonctionnement de la solution sur ordinateur et sur mobile ce qui a été très appréciable. J’ai pu montrer tout ce que j’avais pu apprendre des équipes Cegid Notilus. Les managers ont ensuite dispensé des formations à distance ».
En parallèle, Claire GATHU a édité un book de process dédié à la création des notes de frais via iPhone, en présentant toutes les étapes importantes et les types de frais à utiliser.
Un déploiement de Cegid Notilus en moins d’un mois
Un mois à peine s’est écoulé après réception de la proposition commerciale et la validation interne, entre la décision de mise en place, la production et le déploiement. Selon Claire GATHU, « les équipes commerciales se sont montrées très à l’écoute et ont apporté un accompagnement de qualité. Le support est aussi très réactif, ce qui nous a permis d’avancer sereinement et d’envisager des développements futurs ».
Le choix d’un outil simple et complet
Le service Finance avait benchmarké des prestataires sur Internet. Cegid Notilus est apparu le plus complet et les présentations ont fini par convaincre.
« Un collaborateur de chez nous a pu tester la solution pendant une semaine, ce qui nous a permis de concrétiser ce que nous avions vu sur le site de Cegid Notilus. L’utilisation de l’outil s’est avérée très simple. Personnellement, j’utilise essentiellement la solution sur ordinateur pour des fonctions de contrôle des notes de frais. Des novices en informatique peuvent très facilement la prendre en main ».
Le zéro papier est une réalité via un système ouvert à tous
La dématérialisation des justificatifs a été mise en place au tout début du projet. Les collaborateurs faisant leurs notes de frais via leur smartphone ou par ordinateur, les éléments papiers sont devenus obsolètes.
« La dématérialisation signifie le zéro papier – et un gain de place significatif – et une solution appréciable en termes de confort : pour visualiser et traiter, le process est bien plus rapide. Nous n’avons plus de classeurs de notes de frais au siège. En cas de question, le contrôle de gestion peut aller consulter, si besoin, l’information sur certains types de frais. C’est ouvert à tous », se réjouit Claire Gathu.
Des gains de temps, de place, de performance
Elle ajoute :
« Le temps passé en traitement des notes de frais au sein du service a quasiment été divisé par trois. Financièrement parlant, nous sommes aussi gagnants puisque nos collaborateurs n’impriment et n’envoient plus leurs justificatifs. Le processus est donc gagnant tant pour les utilisateurs que les administrateurs. Avant, il pouvait y avoir des oublis de renseignement sur certaines informations de notes de frais dans le fichier Excel. Maintenant, le renseignement est fait quotidiennement. Les managers qui valident ont, de leur côté, réduit considérablement leur temps de vérification. Au bout de deux mois d’utilisation, nous n’avons eu que des retours positifs des équipes ! »
L’adoption est donc globale : 250 utilisateurs se servent de l’outil pour les notes de frais. « Nous avons confiance en votre système et comptons bien le déployer auprès de nos filiales, notamment en Espagne », conclut Claire GATHU.