Auditia utilise le portail collaboratif Cegid depuis 10 ans. La solution a beaucoup évolué depuis 2012, mais les bénéfices sont restés les mêmes. Proximité avec les clients, souplesse dans l’usage et la gestion des droits d’accès, confort de travail pour des salariés aussi précieux qu’ils sont rares : la solution a fait ses preuves et continue à progresser, dans l’optique de la généralisation de la facture électronique. Une histoire collaborative et réussie.

Hélène Leparoux est associée du cabinet Auditia, où elle est entrée en 2004.

Auditia compte aujourd’hui une clientèle variée dans le Grand Ouest, pour laquelle il emploie près de 150 collaborateurs, répartis sur 6 bureaux autour de Saint Nazaire. Son mot d’ordre ? « Les Hommes devant les chiffres ». Pour sa production comptable, Auditia s’appuie sur les services du portail collaboratif Cegid.

 

Le choix du portail collaboratif Cegid

« Nous avons adhéré très tôt au principe de la comptabilité partagée. C’est tellement pratique ! Tout le monde travaille sur un dossier unique, et l’interface est identique pour le client et le cabinet, ce qui facilite beaucoup la communication. Quand nous avons commencé, en 2012, il fallait synchroniser manuellement. Mais aujourd’hui ça se passe en temps réel, sans intervention particulière ».

La solution a progressé, et l’idée a fait son chemin. « Aujourd’hui, près de 700 de nos clients sont gérés en comptabilité partagée, et nous n’avons pas moins de 1300 Box en service », illustre-t-elle.

Pourquoi s’appuyer sur le portail collaboratif de Cegid ? Hélène Leparoux y voit trois raisons principales :

  • La relation client,
  • La souplesse,
  • Le confort de l’équipe

 

Relation client

« La proximité avec le client n’est pas une option chez nous. C’est la colonne vertébrale de notre cabinet. La comptabilité collaborative nous permet d’être plus réactifs, en ayant immédiatement sous les yeux les derniers éléments transmis ». Une proximité à la réalité de l’exploitation qui permet d’anticiper le besoin d’un client et de lui démontrer ainsi l’attention qui lui est portée.

Enfin le portail collaboratif apporte aussi une autre dimension, plus diffuse mais très structurelle : l’existence d’un outil commun. « Avec le portail, nous sommes plus souvent au contact avec nos clients, et ça crée des liens ». Et son usage les responsabilise davantage, peut-être ?

 

Flexibilité 

« Partager l’application comptable ne veut pas dire donner accès à tout et à tout le monde ! Tous les clients n’ont pas besoin des mêmes services. Nous voulions disposer d’une gestion fine des droits d’accès ».

Pour ce faire, le groupe de projet conduit par Hélène Leparoux a dressé des profils types de clients, segmentés en fonction de leur maturité en termes de comptabilité et de gestion. Le portail leur donnera accès ou non aux différentes commandes, simplement en appliquant leur profil (c’est-à-dire en un clic). La mise en place de la solution chez les nouveaux clients est opérationnelle d’autant plus rapidement.

Autre intérêt : la souplesse. Pour accompagner la maturité et les besoins de ses clients, le cabinet peut ainsi leur ouvrir des services au fur et à mesure : par exemple, d’abord les achats, puis les banques, etc. Et les changements de volumes sont absorbés par la puissance du Cloud. « L’outil est très flexible. Il nous a permis d’accompagner une start-up, de ses débuts – quelques factures par mois – jusqu’à ce qu’elle devienne une licorne avec des centaines de milliers d’écritures ! ».

 

Confort

« Le capital humain est clé pour un cabinet, et on sait combien il est difficile de recruter dans un marché du travail en tension. Offrir un confort de travail grâce à des outils fonctionnels est un élément permettant de limiter le turn over.

Avec le portail, lorsque les tâches de saisie sont confiées au client, les collaborateurs se concentrent sur la correction et la validation des écritures, ce qui permet de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« L’usage du portail et de la box apporte aussi un réel confort en révision. Il suffit de cliquer sur l’écriture pour visualiser la pièce correspondante, sans sortir de l’application ». La box améliore ainsi la productivité en révision.

Le client, lui aussi, gagne en confort. Il n’a ni sauvegardes à faire, ni mises à jour à gérer. Son interface comptable est identique à celle du cabinet, ce qui facilite bien la communication. Et surtout : si leur interlocuteur habituel est absent, ces collègues sont en mesure de lui répondre sur la base des dernières données transmises.

 

Les avantages à l’usage du portail collaboratif 

Vincent Vignault est référent déploiement du portail collaboratif chez Auditia. Il consacre 60% de son temps à la formation, tant côté collaborateurs que côté clients. Pour lui, les avantages décisifs du portail collaboratif sont les suivants :

  • La facilité et l’immédiateté de l’activation d’un nouveau compte
  • La récupération automatique des écritures dès leur saisie, sans qu’il y ait besoin d’importer
  • Tous les bénéfices du SaaS, particulièrement sensibles dans la mesure où le cabinet a 6 bureaux :
    • Pas de mise à jour,
    • Sauvegardes déportées automatisées,
    • Capacités quasi illimitées

« Tout ce qui reste à faire au client, c’est de scanner ses factures ! », résume-t-il. Plus généralement, pour le cabinet comme pour ses clients, l’usage du portail se traduit par une collecte plus exhaustive des pièces, et une meilleure réactivité.

« Ce n’est pas un hasard si 700 clients d’Auditia sont en comptabilité partagée. La mise en place est facile, elle améliore le confort de travail des collaborateurs, avec moins de saisie et plus de validation. Le tout dans un contexte collaboratif, où tout le monde travaille sur le même dossier et avec la même interface. Le portail a bien évolué en 10 ans, et il évoluera encore, notamment du fait de la généralisation de la facture électronique », conclut Hélène Leparoux.