Retour sur investissement de 3 mois du projet d’automatisation de la gestion des frais professionnels chez Alliade

Le Groupe Alliade

Présent en Rhône-Alpes et en région parisienne, le groupe Alliade puise ses origines dans le 1 % logement. Depuis près de 60 ans, la contribution financière des entreprises lui permet d’apporter à la fois une aide directe aux ménages et de financer la construction de nouveaux programmes immobiliers à vocation sociale.

Le groupe a aussi progressivement développé ses propres activités immobilières. 1 000 collaborateurs travaillent aujourd’hui pour la gestion locative, la construction, le conseil en financement, la gestion des prêts 1%…

Face à la crise du logement, le mouvement 1% a entamé une vaste réorganisation en 2009. Parmi les évolutions, le 1% change de nom et devient « Action Logement ». Ainsi, au 1er juillet 2010, Alliade sera officiellement associé à 6 autres organismes, sous le nom d’AMALLIA, Action Logement.

Ils créeront ensemble une nouvelle entité d’envergure nationale, avec la volonté de devenir un nouvel entrepreneur social au service du logement.

Une situation initiale

Chez Alliade, tous les collaborateurs de l’entreprise sont amenés à effectuer des notes de frais : du Directeur Général au personnel de terrain.

Parmi ces 700 personnes concernées par le sujet des notes de frais, 300 gardiens se déplacent mais ne sont pas informatisés. Dans ce cas, leurs responsables rédigent les notes de frais pour eux. 150 notes de frais mensuelles sont ainsi traitées manuellement sur des feuilles imprimées et sur fichiers Excel. Celles-ci sont ensuite contrôlées par le service des Moyens Généraux et occupent 2 personnes à plein temps.

La personne en charge du traitement des notes de frais recalcule systématiquement les indemnités kilométriques qui ne sont pas toujours affectées au bon véhicule. Une fois les notes de frais contrôlées, elles sont transmises au service Ressources Humaines pour le remboursement des frais qui figure sur la fiche de paie du collaborateur et directement lié au salaire. Il s’agit aussi défalquer les tickets restaurant correspondants aux invitations. Cette mission représente ½ poste.

Dès son arrivée au sein du Groupe Alliade, Thierry Dronnier, sous sa « casquette » de responsable des Services généraux, entreprend d’optimiser le processus lié aux déplacements en automatisant la saisie des notes de frais, le transfert des données vers le service ressources humaines pour le remboursement des frais et vers le service comptabilité pour l’affectation vers les comptes des différentes sociétés et filiales.

Le choix Cegid Notilus

Un appel d’offre est lancé, 2 solutions sont retenues.

Le choix se porte sur Cegid Notilus pour plusieurs raisons :

• Aspect modulaire de la solution : « le périmètre couvert par Cegid Notilus convenait parfaitement à l’organisation du groupe Alliade, notamment la gestion des interfaces paie et comptable.

Cegid Notilus prenait en compte de la gestion des structures du groupe (filiales opérationnelles, Gie transversaux…) » confie T. Dronnier.

• Aspect financier : la proposition tarifaire correspondait aux attentes du Groupe Alliade.

Le processus de mise en œuvre

Thierry Dronnier constitue un groupe de travail composé de collaborateurs issus des services Moyens généraux, Ressources humaines et Informatique.
Une fois le projet lancé en octobre 2008, une étude est réalisée sur les parties fonctionnelles pour déterminer et affiner le paramétrage (forfait repas….) qui sera finalisé rapidement, en 4 jours. Le maquettage est présenté aux collaborateurs des Services généraux pour approbation. Vient ensuite l’intégration comptable et paye : le suivi et les tests des interfaces nécessitent 3 jours répartis sur la période. « La mise en œuvre de la solution a nécessité peu de développement interne, uniquement pour les interfaces comptable et paye » précise T. Dronnier.

Le déploiement est progressif de mars 2009 à fin juin 2009 : « nous avons pris notre temps car nous n’avions pas d’impératifs de délai » confie T. Dronnier.

La formation est assurée par 2 personnes issues des services Moyens Généraux et Informatique. Des groupes de 12 personnes sont composés et bénéficient de formations d’1/2 heure avec la possibilité de manipuler l’outil, ils reçoivent un guide d’utilisation à l’issue de la formation.

« Le consultant Cegid Notilus nous a parfaitement accompagné sur la mise en place de la solution, nous sommes très satisfaits. Le relationnel entre nos 2 entités est très bon » assure T. Dronnier.

Les bénéfices

Au niveau de l’entreprise :

« La mise en place de Cegid Notilus a engendré des gains financiers et organisationnels importants : 2 postes au total (2 ETP) répartis de la façon suivante : 1 ETP aux services généraux, ½ au service paye et ½ au service comptabilité » assure T. Dronnier.

Au niveau des utilisateurs finaux :

Les collaborateurs sont très satisfaits, ils ont gagné en temps et productivité. Ils apprécient la transparence liée à l’utilisation de Cegid Notilus : les échanges via mails, la traçabilité de la prise en compte de la note, de sa validation, de son paiement…).
Aussi, les informations contenues dans Cegid Notilus au sujet des invitations suppriment tout « conflit » au sujet des Tickets restaurant qui sont rétrocédés au niveau de la fiche de paie.

Enfin, les managers apprécient la suppression des feuilles papiers qui remontent aux Services Généraux. Grâce à Cegid Notilus, la circulation des informations et des données est désormais « fluide ».

« Le retour sur investissement de la mise en œuvre de ce nouveau process est de 3 mois » conclut T. Dronnier.